כל בעל עסק, בין אם מדובר בדוכן למכירת תכשיטים, שירותי צביעת דירה או מתן שיעורים פרטיים, צריך להתעסק עם תשלומים ולנהל חשבונות בצורה מסודרת.

כדי לבצע את העבודה הראשונה, להוציא דרישת תשלום ולהעביר קבלות, חייבים לדעת איך ניגשים לכל מסמך ובאילו מצבים הוא נדרש. במילים אחרות, להבין מי רשאי להוציא חשבונית עסקה, מהי חשבונית מס קבלה, אילו פרטים חשוב למלא ואיך בכלל מבדילים בין כל המסמכים השונים.

מסובך? לא בהכרח.  

המדריך שלפניכם כולל הנחיות כלליות הנוגעות לכתיבת חשבונית, כדי לספק לכם את הרקע הראשוני הנדרש בתחום.  

חשוב לסייג ולומר שלכל בית עסק עשויים להיות מאפיינים פרטניים שחשוב לתת עליהם את הדעת, אז אם לא הוצאתם חשבונית עד היום – מומלץ להתייעץ תחילה עם המייצג שלכם (רואה החשבון או יועץ המס) מול רשויות המס.  

עוסק פטור חשבונית או קבלה?  

גרפיקאי, מעצב תכשיטים ובעל רשת למוצרי נייר נפגשים אצל רואה החשבון. לכל אחד מהם יהיו שאלות אחרות, צרכים שונים ודגשים ייחודיים שחשוב להתייחס אליהם.

גם המסמכים שהם ינפיקו מדי חודש כנראה לא יהיו זהים. אי אפשר להתייחס לשאלת כתיבת החשבונית מבלי להבין אילו מסמכים רלוונטיים לכל סוג של עסק, ובדיוק בשביל זה אנחנו כאן.  

בסעיפים הבאים תמצאו מידע אודות סוגי המסמכים העיקריים שבעלי עסקים נדרשים להוציא, המאפיינים שלהם, מה הם צריכים לכלול ולאילו עסקים הם מתאימים.   

חשבונית מס  

חשבוניות מס מעידות על עסקה שהושלמה, והלקוחות שלכם זקוקים להן לצורך קבלת החזרים בעבור הוצאות עסקיות. מועד הוצאת חשבונית מס הוא פרמטר משמעותי, מכיוון שהוא משפיע על המועד שבו תידרשו להעביר את המע"מ אל הרשויות.   

מי רשאי להוציא חשבונית מס?

חשבונית מס היא מסמך שמיועד לעוסק מורשה או חברה בע"מ בלבד, והם נדרשים להוציא אותו עבור כל עסקה.  

עוסק פטור אינו נדרש או רשאי להוציא חשבונית מס, משום שהוא לא חייב במע"מ על עסקאותיו. אז אם אתם עוסק פטור, אתם מוזמנים לדלג אל הנושא הבא או להישאר איתנו לצורך למידה. אין לנו ספק שעוד תגדלו ותהפכו לעוסק מורשה!   

מתי מוציאים חשבונית מס?

מועד הוצאת חשבונית מס תלוי במספר מאפיינים, בהם סוג העסקה וסיווג העסק. מומלץ לפנות אל המייצג שלכם מול רשויות המס כדי לקבל מידע פרטני שרלוונטי עבורכם.

בגלל ששיטת תשלום דחוי (שוטף פלוס) מקובלת בענפים רבים, יש לקחת בחשבון שהפקת חשבונית מס טרם קבלת התשלום בפועל מהלקוח, עשויה להוביל למצב בו תידרשו לשלם מיסים לפני שהתשלום עצמו הועבר אליכם.

כך שכדאי להתייחס אל הנושא הזה במעמד קביעת שיטת התשלום, ולהתייעץ עם רואה החשבון או יועץ המס לגבי השלכותיו.   

איך כותבים חשבונית מס?

חשבונית מס צריכה לכלול תאריך, מספר חשבונית, פרטים מלאים של העסק (שם, מספר עוסק, כתובת מלאה ומספר טלפון), פרטי לקוח, פירוט העסקה, סכום לתשלום (כאשר המע"מ מופיע בנפרד ומצורף בשורה התחתונה) וחתימת העסק.   

חשבונית עסקה  

אין לבלבל בין חשבונית עסקה לבין חשבונית מס. חשבונית עסקה (יכולה להיקרא גם "חשבון עסקה") נועדה למעשה לתאר מסמך שמכיל דרישת תשלום. אז אם סיימתם לבצע עבודה ואתם מעוניינים להעביר דרישת תשלום מסודרת ללקוח, תוכלו להשתמש במסמך של חשבונית עסקה.  

מי רשאי להוציא חשבונית עסקה?

כל בעל עסק.   

מתי מוציאים חשבונית עסקה?

עם סיום העבודה או הפרויקט. ניתן להוציא חשבונית עסקה נפרדת עבור כל עבודה, או לחלופין להוציא חשבונית עסקה כוללת שמסכמת את כל העבודות שבוצעו מול אותו לקוח בפרק זמן מסוים (חודש, שבוע וכדומה, בהתאם למאפייני העסקה ולתנאי התשלום).  

איך כותבים חשבונית עסקה?

במקרה של חשבונית עסקה הדוגמה לא בהכרח נחוצה. הסיבה לכך היא שבשונה מחשבונית מס, לא מדובר במסמך חשבונאי.

כלומר במקרה של חשבונית עסקה, בעל העסק רשאי להוציא את המסמך ללא שום בעיה ובכל פורמט. לכן תוכלו לבחור בפורמט המתאים עבורכם.

ככלל, חשבונית עסקה תכלול את פרטי העסק, פרטי הלקוח, התאריך, מספור, תיאור העבודה והעלות שלה (אם עליכם להוסיף מע"מ הוא יצוין בנפרד). ניתן להוסיף גם הערות בתחתית המסמך.   

קבלה

עסקים נדרשים להוציא קבלה מייד עם קבלת התשלום.   

מי רשאי להוציא קבלה?

מדובר במסמך שרלוונטי לכל בעל עסק, החל מעוסק פטור ועד חברה בע"מ.   

איך לכתוב קבלה בתור עוסק פטור, מורשה או חברה בע"מ?

בכל אחד מהמקרים הקבלה צריכה לכלול תאריך, מספר קבלה, פרטים מלאים של העסק, פרטי לקוח ופירוט של התקבולים.

בשונה מחשבונית, בקבלה אין צורך לפרט לגבי מהות העסקה או להפריד את המע"מ.    

חשבונית מס קבלה  

מסמך שמציג חשבונית וקבלה באופן מרוכז עבור עסקה מסוימת, ונועד לקצר ולייעל תהליכים עבור חברות בע"מ או עוסקים מורשים שמעוניינים להוציא מסמך משותף על עסקה שבוצעה.

הוא מתאים לשימוש במצבים בהם הסכום שהלקוח נדרש לשלם שווה לסכום ששולם בפועל.  

מי רשאי להוציא חשבונית מס קבלה?

עוסק מורשה או חברה בע"מ.

עוסק פטור אינו רשאי או נדרש להוציא את המסמך, בדומה לחשבונית מס.  

איך כותבים חשבונית מס קבלה?

מסמך של חשבונית מס קבלה יכלול את פרטי העסק והלקוח, מספור, תאריך, פירוט העסקה ופירוט התקבולים, בין אם מדובר בהעברה בנקאית, צ'ק, מזומן, תשלום באמצעות אפליקציה ועוד.   

מהו דו"ח שנתי

דו"ח שנתי הינו מסמך המשקף למס הכנסה את פירוט כלל ההכנסות וההוצאות של נישום (עסק או אדם) לרבות רווחים מנכסים, הפקדות לקרנות ומיסים ששולמו בשנת המס הנתונה.

באמצעות הדו"ח, מס הכנסה מבצע מעקב אחר הפעילות הפיננסית של הנישום ומחשב את המס הסופי בו הוא חייב בגין אותה שנה.

את הדו"ח יש להגיש עד ל-30 באפריל בשנה העוקבת לשנת המס באופן מקוון או באופן ידני, אלא אם אושרה הארכה נקודתית על ידי פקיד השומה הרלוונטי או במקרים יוצאי דופן כמו בשנת 2020 בה נדחה מועד הגשת דוח שנתי 2019 כאשר קורונה וירוס נכנס לחיינו.

לאחר חישוב הדו"ח השנתי, עסקים ששילמו מס הכנסה באמצעות מקדמות, יקבלו הודעה באם עליהם לשלם סכום נוסף או שמגיע להם החזר מס.

מי חייב להגיש דו"ח שנתי

מי שחייב להגיש דו"ח שנתי הוא כל תושב ישראל מעל גיל 18, בדגש על עוסקים עצמאים, בעלי מניות בחברות פרטיות (כולל בעלי חברה בע"מ) ובעלי הכנסות גבוהות (מעל 640 אלף ₪ בשנה).

עם זאת, ישנו מי שתקנות מס הכנסה מציינות במפורש כי הוא פטור מהגשת דו"ח שנתי, כמו מרבית השכירים ובעלי הכנסות נמוכות במיוחד ועל כן חשוב להתייעץ עם איש מקצוע.

פירוט חייבים בהגשת דו"ח שנתי על פי מס הכנסה:

• בעלי תיק במס הכנסה בשנת המס הרלוונטית.
• יחידים בעלי עסק עצמאי (שאינו חברה).
• מקבלי משכורת החייבים בהגשת דוח מס שנתי מסיבות שונות, כמו בעלי שכר גבוה.
• בעלי הכנסה מאחד מהמקורות הבאים: עבודה, עסק, בעלי שליטה בחברה, משלח יד.
• יחידים המבקשים החזר מס ויש להם תיק במס הכנסה (הגישו בעבר דו"ח) או חייבים בהגשת דו"ח שנתי מסיבות שונות כמפורט בחוברת המידע של מס הכנסה.

אי הגשת דוח שנתי היא עבירה פלילית שעשויה לגרור קנסות ואף מאסר. 

מה כולל דו"ח שנתי

דו"ח שנתי צריך להכיל את כל הנתונים הנדרשים עבור הרשויות לקבלת תמונת מצב מהימנה של היקף הפעילות הפיננסית של העסק שלכם בשנת המס. 

זה כולל:

• פירוט כל ההכנסות שהיו לכם במהלך השנה: שכר (מעבודה או מעסק), רווחים מנכסים (כמו השכרת דירה), תשואות מהשקעות, ניירות ערך, תשלומי קצבאות וכן הלאה.
• פירוט ההוצאות שהיו לכם כפי שמוכרות לצורך מס הכנסה, בעיקר הוצאות הקשורות בייצור ההכנסה, כמו שכר לעובדים, שירותי רואה חשבון, הוצאות שיווק, רכישת ציוד, שכירות משרד, תחזוקת רכב, יעוץ מקצועי, מיתוג ועוד.
• מיסים ששולמו במהלך השנה, כמו מקדמות, ניכוי מס במקור וכו'. חשוב מאוד להקפיד ברישום המס ששולם על מנת שלא תיווצר כפילות בתשלום המס.
• הפקדות שבוצעו לביטוח לאומי ולקרנות שונות, כמו קרן פנסיה, קרן השתלמות, ביטוח מנהלים ועוד.

בנוסף, יש לצרף לדו"ח השנתי טפסים ודוחות נוספים המשלימים את הנתונים שפורטו לעיל, כמו דו"ח רווח והפסד, אישור תיאום מס במידה ובוצע (טופס 116 וטופס 106 מהמעסיק במקרה ועבדתם גם כשכירים), אישורים שנתיים על הפקדות שבוצעו בקרנות או על רווחים שעלו מניירות ערך, תכניות חיסכון וכו'.

אם קיבלתם כסף מביטוח לאומי, מכל סיבה שהיא (דמי לידה, מילואים, אבטלה או כל תשלום אחר), עליכם לדווח על זה כהכנסה.

בעל עסק קטן שהכנסתו היא עד 60,000 ₪ בשנה, רשאי להגיש דוח שנתי מקוצר שאינו כולל חישובי מס (למידע נוסף ראו: שידור דו"ח שנתי מקוצר ליחיד בעל עסק קטן באתר רשות המסים).

שימו לב, אם אתם מנהלים את ההכנסות וההוצאות שלכם במערכת הפקת מסמכים דיגיטלית המאושרת ע"י מס הכנסה, ניתן להגיש דו"ח רווח והפסד דרך התוכנה במקום טופס 1320 לבעלי עסק עצמאי.

נספחים שיש להגיש יחד עם הדו"ח (כמובן רק במידה ורלוונטי לכם):

• קבלות מקוריות מתרומות המוכרת לפי סעיף 46.
• אישורי הפקדה לקופות גמל (כולל עבור ילדים).
• אישור מגורים בישוב המוכר להטבות מס.
• תעודת עולה, תעודת חיילים משוחררים.
• אישור תושבות (מגורים באיזור מזכה להנחה במס) (טופס 1312 א).
• אישור רפואי לקבלת זיכויים עקב מוגבלות של ילדים או תשלום לאחזקת קרובי משפחה במוסד (טופס 127).

פירוט נספחים וטפסים רלוונטיים ניתן למצוא באתר של מס הכנסה.

מה זה תיאום מס?

נתחיל בהסבר כללי על מהו תיאום מס, בישראל, מס הכנסה מחושב באופן שנתי, אך מחויב באופן חודשי, כתוצאה מכך נוצרים מקרים בהם אופן החישוב והתשלום בפועל אינם שווים (לרב אלו הפרשים לטובת רשות המסים.)

אחת הדרכים לקבלת הכספים המיותרים ששילמתם לרשות המיסים היא על ידי פעולה שנקראת החזר מס, אך דרך נוספת אליה נתייחס במאמר הנ"ל זו פעולה הנקראת תיאום מס, אשר מאפשרת מראש לדאוג לשלם פחות מס ולהתאים את אופן חישוב המס לאופן התשלום.

על פי החוק כל מי שמשלם משכורת, קצבה או שכר עבור שירות כלשהו חייב לנכות מהתשלום מס הכנסה. ניכוי זה נקרא: "ניכוי במקור".

כאשר לעובד יש הכנסה ממקור אחד, יש הוראות ברורות בחוק כמה מס צריך המעסיק לנכות ממנו במקור, אך כאשר יש לעובד הכנסות מיותר ממקור אחד, עליו לפנות לפקיד השומה על מנת שיקבע כמה מס ינכה במקור כל משלם. 

ההחלטה של פקיד השומה נקראת "תיאום מס". 

ללא עריכת תיאום מס המעסיק המשני יאלץ לנכות מס בשיעור מרבי (47% נכון לשנת 2021).

עובדים עצמאים שיש להם מספר מקורות הכנסה מלבד ההכנסה מהעסק, יכולים לעשות תיאום מס רק עבור ההכנסות שאינן מעסק, לדוגמא: אם הם עובדים כשכירים ב-2 מקומות עבודה בנוסף להיותם עצמאים, הם יוכלו לעשות תיאום מס עבור הכנסותיהם כשכירים.

עבור הכנסה מעסק ניתן לבקש הקלות אחרות, כגון: הקטנת תשלום מקדמות או הקטנת גובה הניכוי במקור וכו'.

תיאום מס הכנסה מתאים לאנשים הבאים:

• מי שעובד בכמה עבודות ומקבל מהם הכנסה מעבודה.
• מי שהחליף כמה מקומות עבודה במהלך שנת מס.
• מי שמקבל הכנסה מכמה מקורות – כמו הכנסה מעבודה והכנסה מקצבת פנסיה.
• עובד שכיר שהוא גם עובד עצמאי.
• ומקרים דומים אחרים

תיאום מס מקוון

יש כמה דרכים להגיש תיאום מס לשנת 2021 מול רשות המסים, בין אם על ידי הגעה אל משרדי פקיד השומה (משרדי מס הכנסה), פניה על ידי מייצג כמו רואה חשבון או יועץ מס, או פניה באמצעות האינטרנט.

מתוך רצון להקל על הציבור ולחסוך פניה אל פקיד השומה, רשות המיסים מעמידה לרשות הציבור מערכת מקוונת לעריכת תיאום מס באינטרנט. 

המערכת מאפשרת לבצע סימולציה לחישוב מס או עריכה ושידור בקשה לתיאום מס למחשב רשות המיסים.

לאחר הזנת הפרטים הנדרשים, המערכת תחשב את המס שעל העובד לשלם מסך כל הכנסותיו מהמשלמים השונים ותקבע כמה מס חייב לנכות במקור כל משלם.

ניתן לערוך תיאום מס באמצעות האינטרנט אחת לשנה. במידה ונדרש תיאום מס נוסף במהלך השנה על העובד לפנות למשרד השומה או לחילופין לשלוח את הטופס כולל המסמכים הרלוונטיים בדואר.

לקראת סיום תהליך תיאום המס במערכת המקוונת יש להזין את אחד מנתוני הזיהוי הבאים (כדאי להכין מראש):

• מס' דרכון.
• מספר תעודת זהות של אחד מילדיו של העובד וכן תאריך הלידה של הילד.
• מס רישיון נהיגה.
• תאריך הנפקת תעודת זהות.

מי יכולים לערוך תיאום מס מקוון

• מי שעורכים תיאום מס ראשון בשנת המס.
• מי שמבקשים נקודות זיכוי, בהתאם לחוק, עבור:
  • ילדים.
  • הורה במשפחה חד הורית.
  • בן או בת זוג ללא הכנסות.
• מי שהכנסותיהם הן אחת מהבאות:
  • הכנסות משכר עבודה – בסכום של עד 316,536 ₪ לשנה מכל המשלמים.
  • קצבת פרישה:
    • למי שלא הגיעו לגיל פרישה, אך מקבלים קצבת פרישה.
    • למי שהגיעו לגיל פרישה (גיל 62 לאישה וגיל 67 לגבר) ואינם חייבים במס עבור כל הכנסותיהם.
    • למי שהגיעו לגיל הזכאות לפרישה וביצעו קיבוע זכויות, לפי תיקון 190 לפקודת מס הכנסה.
  • תשלומים אחרים – לדוגמא: שכר אומנים, שכר מרצים.

אז איך בעצם בוחרים? איך יודעים איזו תוכנה להפקת חשבוניות תהיה הכי מתאימה עבורכם?  

החלטנו לסקור כמה פרמטרים חשובים בבחירת חברה להפקת חשבוניות, כאלו שאנחנו רואים כחשובים ביותר ושמים עליהם את הדגש בעצמנו.  

נוחות וחוויית השימוש במערכת

חוויית המשתמש היא נושא מאוד חמקמק למישהו שמחפש תוכנה לחשבוניות, קשה להכיר את נוחות השימוש במערכת אם טרם השתמשתם בה  

ומהכיוון השני, נושא החוויה ונוחות השימוש הוא נושא מאוד ברור (שלא לומר מהותי) למשתמשים קיימים שעושים שימוש קבוע במערכת.

אם הייתם בוחנים כמה מערכות בשוק, הייתם רואים שחלקן מעוצבות יותר וחלקן פחות, אבל רק לאחר שימוש הייתם באמת מבינים את ההבדל האמיתי בנוחות השימוש, שמתבסס על תכנון נכון (או נכון פחות) של המערכת.

מערכת ידידותית לדוגמא, תעשה שימוש בקיצורי דרך קטנים וחכמים שמייעלים את תהליך הפקת החשבונית כגון: השלמת שדות אוטומטית, שמירה מהירה של אנשי קשר, שכפול מסמכים, יצירת מסמך ממסך קיים ועוד.

אנחנו באיזיקאונט שמים דגש מרכזי על חוויית השימוש במערכת, כדי להשיג שתי מטרות עיקריות:
אחת היא נוחות השימוש שלכם, ככל שהמערכת תהיה יותר נוחה לכם יהיה לכם יותר נעים לעבוד איתה ולא תרצו לזרוק משהו על המסך עקב תסכול. חבל על המסך לא?

הסיבה השניה שנגזרת מהסיבה הראשונה היא יעילות בעבודה, ככל שהמערכת יותר ידידותית ובנויה בצורה חכמה,  כך תוכלו לעבוד איתה מהר יותר.

דוגמה לעבודה יעילה: היכולת לאחד מסמכים למסמך אחד, למשל כאשר יוצרים שתי חשבוניות עסקה ללקוח מסוים ולאחר מכן מנפיקים לו חשבונית מס / קבלה שמאחדת בין שתי חשבוניות העסקה.

זה נוח, זה מהיר וזה מונע טעויות (ויצא לנו גם סלוגן אז זה בכלל מעולה). 

אומרים כן לשירות מעולה, גם בטלפון

אחד הדברים הכי חשובים לתפיסתנו (ואנחנו מניחים שתסכימו) בכל מוצר או שירות שקונים, הוא רמת שירות הלקוחות שתקבלו, במיוחד במוצר שאתם צפויים להשתמש בו על בסיס קבוע.

שירות או מוצר, אפילו מצוין, שאין לו תמיכה טובה יכול לגרום לכם לתסכול עקב חוסר יכולת לעשות בו שימוש ראוי.

הדבר נכון במיוחד כאשר מדברים על מוצרים ושירותים הבאים לשרת את העסק ולעזור לכם לתפעל אותו טוב יותר, כמו שירותי חשבוניות וסליקת אשראי.

באופן מפתיע, חלק גדול מהחברות בשוק מעדיפות לחסוך בהוצאות השירות והתמיכה שלהן ומספקות תמיכה רק בדואר-אלקטרוני וכן תמיכה רק בהתכתבות.

חלקן (עקב משאבים קטנים) מציגות זמינות נמוכה וכך אתם יכולים למצוא את עצמכם תקועים כמה שעות או יותר, ללא יכולת לבצע עסקאות כי לא הצלחתם להבין איך לבטל חשבונית שגויה.

אנחנו רואים בתמיכה בלקוחות מטרה בעדיפות עליונה, מתוך הבנה שבנושאים חשבונאיים חשוב במיוחד לקבל את התמיכה ברגע הנכון כדי להימנע מטעויות שיהיה מסובך לתקן.

התמיכה ורמת השירות מתחלקים לתפיסתנו לשני דברים מרכזיים: איכות וזמינות.

האיכות מתבססת על רמת המקצועיות של אנשי השירות, המענה לצרכים שלכם ותמיכה טכנית בעת הצורך. 

צוות השירות שלנו הוא צוות פנימי (ולא חיצוני) שמתמקצע במתן תמיכה למערכת EasyCount ולא על מגוון מערכות, מה שאולי תתקלו בו בחברות אחרות (שיש להן כמה מוצרים).

החלק השני הוא זמינות, בניגוד להרבה חברות בתחום, אנחנו לא חוסכים בשירות ולא מסתפקים במתן שירות בדואר-אלקטרוני בלבד, אלא מחזיקים צוות שירות שנותן מענה טלפוני במהלך שבוע העבודה.

מוזמנים ללחוץ כאן לקרוא מה לקוחות שלנו חושבים עלינו (חוות דעת על EasyCount).  

תכונות שאתם צריכים, לא תכונות שאתם (רק) צריכים לשלם עליהן

יש כמה מערכות בשוק המציעות סל תכונות מאוד רחב. לכאורה זה טוב כי כך תוכלו למצוא את התכונה הספציפית שאתם מחפשים.

אבל יש גם חסרון משמעותי, ככל שהמערכת מורכבת יותר היא תהיה מסובכת יותר לשימוש, ואתם תגלו שהממשק שלה מלא בתכונות שלעולם לא תשתמשו.

אנחנו פיתחנו את המערכת מתוך נקודת מבט אחרת, כזו שנבעה מתוך צורך שלנו, כבעלי עסקים בעצמנו שמבינים מה באמת חשוב לבעלי עסקים.

כיום, כיוון שיש לנו כבר כמות לקוחות גדולה, אנחנו כל הזמן מקבלים משובים ובקשות מלקוחות שמאפשרים לנו להסיק איזה תכונות הכי נדרשות במערכת, כדי להפוך אותה למערכת טובה אף יותר, ומעדיפים לא לפתח תכונות רק כדי 'שיהיה'.

הנה לדוגמה כמה תכונות חשובות שהוספנו למערכת בשנה האחרונה:
 

• הקמנו מודול דפי סליקה כדי שתוכלו למכור את המוצרים שלכם ברשת, באופן אוטומטי ע"י מתן קישור לתשלום עצמי ללקוח, כאשר המערכת מנפיקה לו חשבונית אוטומטית.
• הוספנו תמיכה במערכת סמוב (VIPlus) שמאפשרת לכם למכור מוצרים באינטרנט בעזרת חיבור המערכת שלהם (לדיוור במייל ושליחת מסרונים)  לאפשרויות הסליקה והחשבוניות שלנו.
• בעקבות בקשת לקוחות יצרנו מודול לניהול הוצאות עם מנגנון ייחודי לזיהוי חצי-אוטומטי של הוצאות דיגיטליות או מצולמות. 
• יצרנו אפליקציה להפקת קבלות וחשבוניות ובכלל לעבודה שוטפת עם המערכת הישר מהנייד.

כי סליקת אשראי היא מוצר צריכה בסיסי!

אנחנו מאמינים שכל עסק, גם עסק קטן וחדש זכאי לאפשרות לסלוק אשראי במחירים נוחים ובצורה קלה.

הבעיה היא שכמעט בכל המערכות בשוק, ברגע שתרצו לסלוק אשראי העלות החודשית שלכם תקפוץ משמעותית ל-50 ש"ח, 60 ש"ח ואפילו 80 ש"ח בחודש.

נשמע הרבה? תזכרו שזה עוד לפני שדיברנו על עמלות הסליקה עצמה. בחלק מהמערכות תצרכו לפתוח גם חשבון סולק בחברת האשראי ולהתחבר לחברת סליקה חיצונית מה שיוסיף לכם עוד עלויות ועוד סיבוכים.

אנחנו החלטנו שגם לעסקים חדשים וקטנים מגיעה אפשרות סליקת אשראי בלי עלויות גבוהות, לכן אנחנו מאפשרים לסלוק אשראי במסלול חודשי זול משמעותית.

תוכלו אפילו לסלוק אשראי ללא התחייבות (לא משלמים אם לא סולקים) וללא צורך בפתיחת מספר ספק בחברות האשראי ואפילו מבלי לשלם על מינימום עמלות סליקה חודשיות.

יותר מזה, אנחנו מאפשרים סל שירותים משלים לסליקת אשראי כגון: אפשרות תשלומים ללקוח, ניכיון תשלומים (קבלת כל הכסף בבת אחת גם כאשר מחלקים את העסקה לתשלומים) שמירת פרטי האשראי ואפילו חיובים קבועים.

בנושא סליקת אשראי חשוב לציין– במידה ושמעתם על אפליקציות או מערכות לסליקת אשראי זולות קחו בחשבון שיתכן מאוד שהן לא מאפשרת באופן מובנה להפיק חשבוניות, מה שידרוש ממכם בנוסף חיבור לעוד מערכת להוצאת חשבונית.

אנחנו, בשונה מכך,  מאפשרים לבצע סליקה כבר בחלון יצירת החשבונית, ולאחר ביצוע הסליקה כל פרטי העסקה נכנסים ישירות לחשבונית עצמה. 

מעבר לכך שהוצאת חשבונית ישר לאחר סליקה חוסכת לכם זמן, היא גם מונעת ממכם טעויות ברישום עסקאות (וחמור מכך אי-רישום בטעות), שעלולות לגרום בעיות בהנהלת החשבונות.

לקצרים בזמן – מוזמנים להקליק ולצלול פנימה:

איך מחליטים האם פרסום בגוגל מתאים לעסק שלי?

כמה עולה פרסום בגוגל?

מה עדיף קידום אורגני או ממומן?

איך יוצרים קמפיין בגוגל

טיפים לבניית קמפיין מוצלח בגוגל

בעידן בו העולם מתקדם טכנולוגית במהירות ושליחת מייל מקצה אחד שלו לקצה השני אינו מרגש כבר אף אחד מאיתנו, השימוש בחשבוניות מנייר נראה אנכרוניסטי ומיושן, אפילו אם אתם עסק קטן.

החל משנת 2004 רשות המיסים מאשרת לבעלי עסקים שליחת חשבונית במייל.

החשבוניות ממוחשבות וחתומות דיגיטלית ואכן, בישראל של שנת 2021 חלה התפתחות משמעותית בתחום וכיום יש היצע גדול של תוכנות לשליחת חשבונית ירוקה דיגיטלית ברשת האינטרנט, כמעט כל התוכנות ידידותיות וקלות להפעלה, את חלקן אפשר לקבל גם בחינם (לפחות לתקופת התנסות)!

נתוני הסטטיסטיקה מלמדים כי בישראל יותר ויותר בעלי עסקים משתמשים בחשבוניות ממוחשבות. 

בכל שנה אחוז המשתמשים בחשבוניות הדיגיטליות עולה ואחוז המתנגדים יורד באופן משמעותי.

אם עדיין לא התקדמתם לחשבונית דיגיטלית, אחרי שתכירו את יתרונותיה לא תבינו איך הסתדרתם עד היום.

*****

מעוניינים להירשם ל- 30 ימי התנסות חינם ובלי התחייבות?

לחצו על הקישור הבא: כן, גם אני רוצה לשדרג את העסק! – מלאו פרטים, ותוך דקות אחדות תתקדמו אלף שנות אור.

***** 

מושגי בסיס בחשבוניות ממוחשבות

חשבונית – החוק מחייב כל עצמאי, מלבד עוסק פטור, להוציא חשבונית, הנקראת בשפה המקצועית חשבונית מס, בביצוע כל עסקה. 

החשבונית היא מסמך המתעד את פרטי העסקה, את המוצר או השירות שמכר בעל העסק ללקוח, את הכמות, את המחיר ועוד.

על החשבונית צריכים להופיע הפרטים הבאים: מספר סידורי, תאריך העסקה, פרטי העסק (כמו כתובת, מספר טלפון ומספר התיק במע"מ), תיאור המוצר, פרטי הלקוח ומחיר.

החשבונית גם משמשת כמסמך מוכר המשמש כהוכחה לביצוע העסקה בפני רשויות המיסים. המעקב אחרי החשבוניות שמנפיק בעל העסק מאפשר לרשויות המיסים לעקוב אחרי מחזור העסקאות של בית העסק והן מהוות בסיס לחישוב גובה שיעור המס שעל בעל העסק לשלם בהתאם למספר העסקאות שבוצעו בכל חודש. 

חשבונית דיגיטלית (או באנגלית Digital invoice) היא חשבונית חוקית לכל דבר ועניין, במקום לקבל חשבונית מודפסת על דף נייר מקבל הלקוח מסמך במייל או בוואטסאפ הנקרא גם חשבונית ממוחשבת, חשבונית אלקטרונית או חשבונית אונליין.

על החשבונית הדיגיטלית חלים כל ההוראות של ניהול ספרים בהתאם לתקנות שנקבעו בחשבוניות דיגיטליות ומסמכים חשובים – סעיף 18 להוראות ניהול ספרים. 

על החשבונית הממוחשבת לכלול את כל הפרטים המחייבים כמו בחשבונית מנייר, תאריך העסקה, פרטי הלקוח, פרטי העסק, מחיר העסקה, שיעור המע"מ ועוד.

ההבדל המהותי שבין חשבונית מנייר הנשלחת באמצעות הדואר לבין חשבונית במייל הוא החתימה האלקטרונית. 

בניגוד לחשבונית מנייר שבה יכול בעל העסק לחתום באופן פיזי עם עט, בחשבונית דיגיטלית מס הכנסה דורשים חתימה אלקטרונית.

חתימה אלקטרונית, או בשמה הנוסף חתימה דיגיטלית, היא קוד דיגיטלי ייחודי ומוצפן המזהה את בעל הקוד. 

את החתימה מצרפים לקבצים ממוחשבים כדי לאמת אותם ולשייך אותם לבעל החתימה הדיגיטלית וזהו גם העיקרון שעליו מבוססת החשבונית הממוחשבת. 

לחשבונית מצרפים את החתימה הדיגיטלית והיא יוצרת זיקה בין בעל העסק לבין החשבונית. 

חתימה דיגיטלית PDF נועלת את הקובץ הממוחשב ומבטיחה שלא יבוצעו בו שינויים או זיופים.

חתימה אלקטרונית מאושרת – החוק מבדיל בין שני סוגים של חתימות, חתימה אלקטרונית מאובטחת וחתימה אלקטרונית מאושרת. 

החתימה המאובטחת היא חתימה העומדת בתנאים המבטיחים קשר בין החתימה הספציפית לבין אדם מסוים. 

החתימה האלקטרונית המאושרת היא חתימה מאובטחת שגורם שלישי, הנקרא בשפה המקצועית "גורם מאשר", זיהה את מי שחתם על המסמך, הנפיק תעודה המעידה על הזיהוי וצירף אותה למסמך. 

גורם מאשר הוא הגורם הבא לתת מענה לבעיית ההתחזות. על הגורם המאשר לאמת את זהות האדם המעוניין בחתימה דיגיטלית ולהנפיק עבורו "תעודה אלקטרונית" הכוללת את פרטי בעל התעודה. 

כדי לקבל מעמד של "גורם מאשר", על המבקש לעמוד בתקנים המחמירים של החתימה האלקטרונית, להקפיד על עמידה בנהלים קפדניים ובקיום התקנות הרלוונטיות בהתאם להוראות של רשם הגורמים המאשרים במשרד המשפטים. (אל דאגה, אין צורך שתעמדו בתנאים אלו, אנחנו באיזיקאונט עושים זאת בשבילכם!)

מסמך מאושר – בהתאם לפקודת מס ההכנסה מסמך מאושר הוא מסמך שנוצר, נקלט ונשמר באמצעים ממוחשבים והוא חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת היוצרת שייכות בין בעל המסמך לבין בעל החתימה. 

החתימה האלקטרונית המאושרת והמאובטחת היא הגורם ההופך את המסמך למסמך בעל תוקף משפטי.

חשבונית דיגיטלית השוואה – מה אומר החוק?

בתי עסק רבים וביניהם גם כאלו המודעים ליתרונות של הפקת חשבוניות דיגיטליות, מהססים לעבור לשימוש בהן בשל החשש כי רשויות המס אינן מכירות בחשבוניות אלו כחשבונית לגיטימית וחוקית.

חשש זה מובן ומקובל, אך כדאי לכם להפנים כי כבר בשנת 2003 ערכו רשויות המס תיקונים בנושא חשבונית אלקטרונית מס הכנסה. 

מאז ועד היום, מבחינת החוק חשבוניות דיגיטליות נחשבות לחשבוניות חוקיות הקבילות (אפילו מועדפות) על רשויות המס.

החוק הישראלי מאפשר שליחה של חשבונית וקבלות באמצעות המייל כמסמך מאושר. הגדרת החשבונית כמסמך מאושר מבטיחה את אימות הזהות של מנפיק החשבונית ואת העובדה כי המסמך לא עבר שינויים לאחר שנחתם.

את החשבונית הדיגיטלית אפשר לשלוח רק ללקוחות שאישרו בכתב או באמצעים דיגיטליים כי הם מאשרים את קבלת המסמכים הממוחשבים. מומלץ לשמור על האישור, אך חשוב לדעת כי מקבל החשבונית רשאי לבטל את הסכמתו לקבלת מסמכים ממוחשבים.

כל המסמכים הממוחשבים, ובכלל זה גם החשבונית, צריכים להיות חתומים דיגיטלית ועליהם יש לציין את המילים: "מסמך ממוחשב". על המסמך צריך להיות מצוין שם החותם ואם מדובר בחברה, יש לציין את שם החברה.

כאשר המסמך הממוחשב הוא מסוג מסמך מאובטח, מסמך הנמוך במעמדו החוקי ממסמך מאושר, התקבול עבור העסקה יכול להתקבל רק באמצעי תשלום שאפשר לעקוב אחריהם כמו כרטיס אשראי, שיק למוטב בלבד או העברה בנקאית מחשבון הבנק של הלקוח לחשבון הבנק של בעל העסק. רק כאשר המסמך יהיה מסמך מסוג מסמך מאושר אפשר יהיה לשלם עבור העסקה במזומן. 

הוצאת חשבונית עסקה כדרישת תשלום

חשבונית עסקה היא מסמך שבאמצעותו מתבצעת דרישת תשלום על מכירה או מתן שירות. חשבונית זו, הידועה גם בשמה הנוסף "חשבונית פרופורמה" היא דרישת תשלום שכל בעל עסק נדרש להוציא ללקוחותיו על כל מכירה, עסקה או מתן שירות.

בשנתיים האחרונות, מאז יצא תיקון לחוק האוסר על דרישת חשבונית או קבלה לפני שהתקבל התשלום מהלקוח או הספק, עלתה חשיבותה של חשבונית העסקה, שהפכה למעשה לדרך היחידה, הנכונה והחוקית לדרוש תשלום, כך שהעוסק לא יצטרך לשלם מס לפני שקיבל את הכסף.

על אף כי הדרישה להנפיק חשבונית עסקה מעוגנת בחוק, מס הכנסה אינו מנהל מעקב אחר הוצאתה, בעיקר מכיוון שאין למסמך כזה השלכות מבחינת מיסוי.

יחד עם זאת ולמרות שהוא אינו מהווה מסמך למטרות של ניהול פנקסי חשבונות, רצוי להקפיד על הוצאת חשבונית עסקה כנדרש כדי לשמור על סדר וארגון ועל מנת לעקוב אחר ההתנהלות הכספית בבית העסק.

חשבונית עסקה צריכה לכלול פרטים כמו: שם העסק, מספר ת.ז או מספר ח.פ, תאריך הנפקת המסמך, שם הלקוח וכתובתו, הסכום לתשלום ופרטים חשובים נוספים על העסקה שבוצעה בין מקבל ונותן השירות.

למעשה, הפרטים שאמורים להופיע על חשבונית עסקה דומים לפרטים שצריכים להיות מצויינים על גבי חשבונית המס, אם כי חשוב להבחין בין שתיהן, היות שמדובר בשני מסמכים נפרדים ושונים זה מזה, כאשר בגין הראשון לא מחשבים תשלומי מס ואילו האחרון מחייב מבחינת מע"מ. 

מה ההבדל בין חשבון עסקה לחשבונית מס?

בניגוד לחשבונית המס, חשבונית עסקה אינה משמשת לרישום של פעולות חשבונאיות, היות והיא מייצגת כסף שעדיין לא התקבל, אך מהווה את יריית הפתיחה לתהליך קבלת התשלום.

מסמך זה אינו מחייב תשלום מיסים עבורו ואינו מאפשר לצד המקבל להזדכות מול מס הכנסה בגינו.

חשבון עסקה זהו תיעוד בין הלקוח לבין בעל העסק שמהווה אסמכתא לאישור העסקה שבוצעה.

ישנם מצבים בהם הלקוחות דורשים מסמך המהווה אסמכתא לאישור העסקה לפני ביצוע התשלום. חשבונית עסקה מהווה אלטרנטיבה לעסק להפקת חשבונית מס ללא ביצוע תשלום לפני קיום העסקה.

את חשבונית המס או הקבלה העסק יפיק במועד מאוחר יותר בהתאם לחובת העסק מול הרשויות.

לעומת זאת, חשבונית מס משמשת גם היא לתיעוד עסקה בין שני צדדים אך בשונה מחשבון עסקה נחשבת למסמך לצורך ניהול פנקסי חשבונות, מחייבת את העסק להעביר למדינה כחוק מע"מ ומקדמות על חשבון מס הכנסה ומאפשרת למקבל חשבונית המס להזדכות מול מס הכנסה.

האם גם עוסק פטור וגם עוסק מורשה מחוייבים להנפיק חשבונית עסקה?

גם מי שמוגדר כעוסק פטור וגם מי שמוגדר כעוסק מורשה מחוייב להוציא חשבונית עסקה, מאחר שהנפקתה היא חלק בלתי נפרד מתהליך התיעוד של הפעילות העסקית, המחייב רישום של כל הפעולות הכלכליות שבוצעו במסגרת התנהלותו השוטפת של העסק, יהיו סך הכנסותיו השנתיות ככל שיהיו.

עוסק פטור ועוסק מורשה כאחד, מחוייבים להנפיק חשבונית עסקה בזמן ביצוע העסקה, אך בעוד הראשון צריך בעת התשלום להוציא קבלה, האחרון נדרש להנפיק חשבונית מס קבלה (תוך שבעה ימים ממתן השירות או 14 יום מיום ביצוע המכירה).

מהו המועד שבו מוציאים חשבוניות עסקה?

המועד להנפקתן של חשבוניות עסקה בגין עסקה שהתבצעה משתנה בהתאם לסוג העסק, לסוג העסקה (אספקת שירותים או מכירת מוצרים) וההיקף הכולל של העסקאות של העסק. 

באופן עקרוני המועד האחרון זהה למועד האחרון של הנפקת חשבונית מס וכאמור ניתן לשלב את שני המסמכים לכדי מסמך אחד ולהנפיק חשבונית מס שמעידה גם על קיום העסקה וגם על קבלת התמורה עבור הסחורה.

בעסקאות שבהן ניתנה תמורה עבור מתן שירות מסוים, המועד האחרון להפקתן של חשבוניות עסקה הוא 14 ימים מהמועד שבו התקבל התשלום מהלקוח, בלי קשר למועד מתן השירות.

גם בעסקים הקטנים, כלומר אלה שמחזור העסקאות הכולל שלהם אינו גדול, ניתן להפיק חשבוניות עסקה עד 14 ימים מיום קבלת התשלום מהלקוח.

בעסקאות שבהן מעורבת סחורה וכאשר מדובר בעסקים גדולים, המועד האחרון להפקתה של חשבונית העסקה הוא 14 יום מהמועד שבו נמסרה הסחורה, וזאת בלי קשר למועד התשלום עצמו. 

כאמור ניתן להפריד ולספק חשבונית עסקה לאחר מסירת הסחורה ואת הפקת חשבונית המס לדחות לאחר קבלת התשלום.

מי רשאי להוציא חשבונית עסקה באנגלית?

עסקים שיש להם לקוחות בחו"ל רשאים להוציא את חשבונית העסקה באנגלית, בין אם בעזרת פנקס חשבוניות ובין אם בעזרת תוכנת הפקת חשבוניות אונליין. 

יחד עם זאת הוראות מס הכנסה מחייבות ניהול ספרים בעברית או בערבית בלבד ועל כן יש לוודא שהמקור של חשבונית המס או הקבלה הוא באחת מהשפות האלה. 

הסכום לתשלום יופיע הן במטבע שבו בוצעה העסקה והן בשקלים, בהתאם לשער החליפין במועד הרלוונטי.

כיצד מוציאים חשבונית עסקה?

חשבונית עסקה היא מסמך שניתן להפיק באופן עצמאי. כמובן, שרצוי להשתמש במסמך עליו מוטבע הלוגו של בית העסק וכדאי לבדוק היטב שצויינו על גביו כל הפרטים הרלוונטיים לעסקה.

חשוב לציין כי בעשור האחרון ומאז הותרו לשימוש החשבוניות המקוונות, עוד ועוד עצמאים מאמצים את חשבוניות העסקה האלקטרוניות, המונפקות באמצעות תוכנה ממוחשבת, זאת בשל היתרונות הרבים הטמונים בהן, בראשן הקלות שבה ניתן לשמור על סדר בתיעוד הפעילות העסקית ולנהל מעקב בצורה פשוטה וידידותית.

אז מה היה לנו?

הנפקת חשבונית עסקה מחייבת עוסקים פטורים ועוסקים מורשים כאחד. 

באמצעות הוצאתה אנו דורשים תשלום עבור כל עסקה המתבצעת במסגרת הפעילות של העסק. 

הקפדה על הנפקה של מסמך כזה באופן שוטף תתרום להתנהלות פיננסית נכונה ומסודרת יותר, שבתורה כמובן תשפיע לחיוב על כלל ההתנהלות העסקית.

לבסוף, אם אתם רוצים לשדרג עוד יותר את ההתנהלות החשבונאית של העסק שלכם, עברו להנפקת חשבוניות עסקה באינטרנט ותחסכו מעצמכם את כל ההליך המסורבל של הנפקת חשבונית עסקה המבוסס על נייר ושליחתו בדואר ללקוח.

בהצלחה