בעידן בו העולם מתקדם טכנולוגית במהירות ושליחת מייל מקצה אחד שלו לקצה השני אינו מרגש כבר אף אחד מאיתנו, השימוש בחשבוניות מנייר נראה אנכרוניסטי ומיושן, אפילו אם אתם עסק קטן.

החל משנת 2004 רשות המיסים מאשרת לבעלי עסקים שליחת חשבונית במייל.

החשבוניות ממוחשבות וחתומות דיגיטלית ואכן, בישראל של שנת 2021 חלה התפתחות משמעותית בתחום וכיום יש היצע גדול של תוכנות לשליחת חשבונית ירוקה דיגיטלית ברשת האינטרנט, כמעט כל התוכנות ידידותיות וקלות להפעלה, את חלקן אפשר לקבל גם בחינם (לפחות לתקופת התנסות)!

נתוני הסטטיסטיקה מלמדים כי בישראל יותר ויותר בעלי עסקים משתמשים בחשבוניות ממוחשבות. 

בכל שנה אחוז המשתמשים בחשבוניות הדיגיטליות עולה ואחוז המתנגדים יורד באופן משמעותי.

אם עדיין לא התקדמתם לחשבונית דיגיטלית, אחרי שתכירו את יתרונותיה לא תבינו איך הסתדרתם עד היום.

*****

מעוניינים להירשם ל- 30 ימי התנסות חינם ובלי התחייבות?

לחצו על הקישור הבא: כן, גם אני רוצה לשדרג את העסק! – מלאו פרטים, ותוך דקות אחדות תתקדמו אלף שנות אור.

***** 

מושגי בסיס בחשבוניות ממוחשבות

חשבונית – החוק מחייב כל עצמאי, מלבד עוסק פטור, להוציא חשבונית, הנקראת בשפה המקצועית חשבונית מס, בביצוע כל עסקה. 

החשבונית היא מסמך המתעד את פרטי העסקה, את המוצר או השירות שמכר בעל העסק ללקוח, את הכמות, את המחיר ועוד.

על החשבונית צריכים להופיע הפרטים הבאים: מספר סידורי, תאריך העסקה, פרטי העסק (כמו כתובת, מספר טלפון ומספר התיק במע"מ), תיאור המוצר, פרטי הלקוח ומחיר.

החשבונית גם משמשת כמסמך מוכר המשמש כהוכחה לביצוע העסקה בפני רשויות המיסים. המעקב אחרי החשבוניות שמנפיק בעל העסק מאפשר לרשויות המיסים לעקוב אחרי מחזור העסקאות של בית העסק והן מהוות בסיס לחישוב גובה שיעור המס שעל בעל העסק לשלם בהתאם למספר העסקאות שבוצעו בכל חודש. 

חשבונית דיגיטלית (או באנגלית Digital invoice) היא חשבונית חוקית לכל דבר ועניין, במקום לקבל חשבונית מודפסת על דף נייר מקבל הלקוח מסמך במייל או בוואטסאפ הנקרא גם חשבונית ממוחשבת, חשבונית אלקטרונית או חשבונית אונליין.

על החשבונית הדיגיטלית חלים כל ההוראות של ניהול ספרים בהתאם לתקנות שנקבעו בחשבוניות דיגיטליות ומסמכים חשובים – סעיף 18 להוראות ניהול ספרים. 

על החשבונית הממוחשבת לכלול את כל הפרטים המחייבים כמו בחשבונית מנייר, תאריך העסקה, פרטי הלקוח, פרטי העסק, מחיר העסקה, שיעור המע"מ ועוד.

ההבדל המהותי שבין חשבונית מנייר הנשלחת באמצעות הדואר לבין חשבונית במייל הוא החתימה האלקטרונית. 

בניגוד לחשבונית מנייר שבה יכול בעל העסק לחתום באופן פיזי עם עט, בחשבונית דיגיטלית מס הכנסה דורשים חתימה אלקטרונית.

חתימה אלקטרונית, או בשמה הנוסף חתימה דיגיטלית, היא קוד דיגיטלי ייחודי ומוצפן המזהה את בעל הקוד. 

את החתימה מצרפים לקבצים ממוחשבים כדי לאמת אותם ולשייך אותם לבעל החתימה הדיגיטלית וזהו גם העיקרון שעליו מבוססת החשבונית הממוחשבת. 

לחשבונית מצרפים את החתימה הדיגיטלית והיא יוצרת זיקה בין בעל העסק לבין החשבונית. 

חתימה דיגיטלית PDF נועלת את הקובץ הממוחשב ומבטיחה שלא יבוצעו בו שינויים או זיופים.

חתימה אלקטרונית מאושרת – החוק מבדיל בין שני סוגים של חתימות, חתימה אלקטרונית מאובטחת וחתימה אלקטרונית מאושרת. 

החתימה המאובטחת היא חתימה העומדת בתנאים המבטיחים קשר בין החתימה הספציפית לבין אדם מסוים. 

החתימה האלקטרונית המאושרת היא חתימה מאובטחת שגורם שלישי, הנקרא בשפה המקצועית "גורם מאשר", זיהה את מי שחתם על המסמך, הנפיק תעודה המעידה על הזיהוי וצירף אותה למסמך. 

גורם מאשר הוא הגורם הבא לתת מענה לבעיית ההתחזות. על הגורם המאשר לאמת את זהות האדם המעוניין בחתימה דיגיטלית ולהנפיק עבורו "תעודה אלקטרונית" הכוללת את פרטי בעל התעודה. 

כדי לקבל מעמד של "גורם מאשר", על המבקש לעמוד בתקנים המחמירים של החתימה האלקטרונית, להקפיד על עמידה בנהלים קפדניים ובקיום התקנות הרלוונטיות בהתאם להוראות של רשם הגורמים המאשרים במשרד המשפטים. (אל דאגה, אין צורך שתעמדו בתנאים אלו, אנחנו באיזיקאונט עושים זאת בשבילכם!)

מסמך מאושר – בהתאם לפקודת מס ההכנסה מסמך מאושר הוא מסמך שנוצר, נקלט ונשמר באמצעים ממוחשבים והוא חתום בחתימה אלקטרונית מאובטחת היוצרת שייכות בין בעל המסמך לבין בעל החתימה. 

החתימה האלקטרונית המאושרת והמאובטחת היא הגורם ההופך את המסמך למסמך בעל תוקף משפטי.

חשבונית דיגיטלית השוואה – מה אומר החוק?

בתי עסק רבים וביניהם גם כאלו המודעים ליתרונות של הפקת חשבוניות דיגיטליות, מהססים לעבור לשימוש בהן בשל החשש כי רשויות המס אינן מכירות בחשבוניות אלו כחשבונית לגיטימית וחוקית.

חשש זה מובן ומקובל, אך כדאי לכם להפנים כי כבר בשנת 2003 ערכו רשויות המס תיקונים בנושא חשבונית אלקטרונית מס הכנסה. 

מאז ועד היום, מבחינת החוק חשבוניות דיגיטליות נחשבות לחשבוניות חוקיות הקבילות (אפילו מועדפות) על רשויות המס.

החוק הישראלי מאפשר שליחה של חשבונית וקבלות באמצעות המייל כמסמך מאושר. הגדרת החשבונית כמסמך מאושר מבטיחה את אימות הזהות של מנפיק החשבונית ואת העובדה כי המסמך לא עבר שינויים לאחר שנחתם.

את החשבונית הדיגיטלית אפשר לשלוח רק ללקוחות שאישרו בכתב או באמצעים דיגיטליים כי הם מאשרים את קבלת המסמכים הממוחשבים. מומלץ לשמור על האישור, אך חשוב לדעת כי מקבל החשבונית רשאי לבטל את הסכמתו לקבלת מסמכים ממוחשבים.

כל המסמכים הממוחשבים, ובכלל זה גם החשבונית, צריכים להיות חתומים דיגיטלית ועליהם יש לציין את המילים: "מסמך ממוחשב". על המסמך צריך להיות מצוין שם החותם ואם מדובר בחברה, יש לציין את שם החברה.

כאשר המסמך הממוחשב הוא מסוג מסמך מאובטח, מסמך הנמוך במעמדו החוקי ממסמך מאושר, התקבול עבור העסקה יכול להתקבל רק באמצעי תשלום שאפשר לעקוב אחריהם כמו כרטיס אשראי, שיק למוטב בלבד או העברה בנקאית מחשבון הבנק של הלקוח לחשבון הבנק של בעל העסק. רק כאשר המסמך יהיה מסמך מסוג מסמך מאושר אפשר יהיה לשלם עבור העסקה במזומן. 

לעשות סדר ולשפר את המכירות 

כשמדברים על שנת כספים, באופן טבעי חושבים על הכנסות בעסק.

תחילת השנה העסקית היא גם הזדמנות לבדוק את החלק שמסייע בסגירת העסקאות ויצירת ההכנסות בעסק, הידוע בפרהסיה בכינויו… "מכירות".

וכשאנחנו אומרים מכירות אנחנו מדברים על הפעולות הנעשות בעסק מהרגע שלקוח פוטנציאלי פונה אלינו ועד סגירת (או אי-סגירת) העסקה הרצויה.  

בתחילת כל שנה יהיו בידינו הנתונים על השנה שחלפה בעסק ונדע מה היו התוצאות ביחס לציפיות והתכנונים שלנו. 

יכול להיות שהמכירות היו טובות מהצפוי, פחות טובות מהצפוי או בדומה למה שציפינו.

במידה והמכירות היו טובות מהצפוי, יש לכם הזדמנות לקבוע רף חדש למכירות השנתיות הבאות. כדאי כמובן בהזדמנות זו לנתח מה עבד טוב והוביל לגידול במכירות כדי לדעת לעשות אותו יותר.

במידה והמכירות היו פחות טובות מהצפוי, זה הזמן לבדוק מה בעצם לא עבד טוב בתהליך המכירה.

יכול להיות שלא היו מספיק פניות (לידים) ואז יש אולי צורך לשפר את תהליך השיווק (שנדבר עליו עוד מעט) כדי לייצר יותר פניות.

סיבה אחרת יכולה להיות שתהליך המכירה עצמו לא עובד נכון, למשל ההצעה שאתם נותנים ללקוח לא מספיק אטרקטיבית או ברורה.  

אפשרות אחרת היא לבדוק האם צריך לדייק את תהליך המכירה. לדוגמה, לבדוק האם חוזרים מספיק מהר ללקוחות ומבצעים מעקב על השיחות איתם.

זיהוי והערכות לתנודתיות במכירות

יש סיכוי טוב שבזמן שתבחנו את התפלגות המכירות בצורה שנתית תשימו לב גם לתנודתיות – בחודשים מסוימים היו לכם שיאים במכירות בעוד חודשים אחרים תזהו שהמכירות היו משמעותית נמוכות יותר (למשל בקיץ).

זה אומר שני דברים, קודם כל שאתם יודעים למה לצפות, וכך להכין את עצמכם מבחינת תזרים המזומנים לחודשים שההכנסות נמוכות יותר.

דבר שני, זה עוזר לכם להיערך אקטיבית לתקופות מקבילות בשנת העסקים החדשה, בה תוכלו להתכונן מראש לחודשים חלשים יותר ולהתאים את מאמצי השיווק והמכירות כך שתוכלו לשפר את כמות סגירת העסקאות באותן תקופות, למשל על-ידי מבצעים מיוחדים.

לדוגמא: "כל החולצות הסגלגלות עם הכפתורים הירוקים ב-30% הנחה רק ביולי הזה!" 

אופציה אחרת, שנשמעת מעט עצלנית אך בהחלט נפוצה בחלק מהעסקים, היא להתאים את החופשה בעסק לתקופות שהן גם ככה חלשות.

תחשבו על זה כך, אם הלקוחות שלכם נופשים להם במלונות הכל כלול ביוון, למה אתם צריכים לשבת במשרד ולקבל בעיקר טלפונים מיותרים עם הצעות לביטוח תאונות אישיות?

תכנון וטיפול בשיווק

אם במכירות אנחנו עוסקים בתהליך הסופי של הסגירה מול הלקוח, בשיווק אנחנו מתייחסים לכל הפעולות שאנחנו עושים בדרך על מנת להביא את הלקוח למעמד שבו אנחנו יכולים למכור לו.

שנה חדשה בעסק מאוד חשובה לבחינה של השיווק מכמה סיבות:

קודם כל, בדומה למכירות זה זמן טוב להבין מה עבד יותר או פחות במהלך השנה.   

למשל האם הפרסום בפייסבוק הביא תוצאות טובות או דווקא הקידום האורגני של האתר הביא לתנועה משמעותית יותר?

אם ערוץ שיווקי מסוים עובד בצורה טובה, חשוב כמובן לשמר ואפילו לחזק אותו. מצד שני זה לאו דווקא אומר שצריך לדבוק רק בו, אלא גם לבדוק דרכים אחרות לשפר את התוצאות בערוצים אחרים.

למעט פעולות מעשיות שנרצה לתכנן (ונדבר עליהן עוד רגע), חשוב לוודא שאנחנו ממוקדים בקהל שלנו ואנחנו יודעים באופן עדכני: מי הם הלקוחות, איך מגיעים אליהם, וכמה כל לקוח כזה שווה לנו.

בנוסף, בגלל שאנחנו לא פועלים בחלל ריק (אלא אם העסק שלכם הוא תחנת החלל הבינלאומית), חשוב להבין מי המתחרים שלנו בשוק, על מנת שנדע להבין מה היתרונות שלנו ואיזה מענה אנחנו נותנים למה שהם מציעים. 

תוכנית שיווק שנתית

אם יש משהו שממש מתאים לתחילת השנה בעסק, זה בניית תוכנית שיווק שנתית.

למי מאיתנו שלא רגיל לעשות תוכניות שנתיות, הביטוי "תוכנית שיווק שנתית" עצמו עלול להישמע ביטוי לא ברור עד מאיים קלות.

אז בואו ננשום לרגע… ועכשיו נפשט את זה. מה שאנחנו רוצים להשיג בתוכנית שיווקית זה בעצם את האופציה להסתכל בצורה חודשית (או רבעונית) על הפעולות שאנחנו מתכננים לעשות על מנת לקדם את השיווק בעסק. 

זה הזמן לקבוע יעדים, כגון כמה פניות מלקוחות (לידים) נרצה לקבל ולכמה עסקאות נרצה שהן יובילו.

התוכנית מתייחסת גם לפעולות שאנחנו רוצים לעשות כדי להגיע ליעדים שלנו: כמה מאמרים אנחנו רוצים שיעלו במהלך השנה לאתר? כמה פוסטים אנחנו מתכננים להעלות בכל חודש?

נרצה כמובן גם להתייחס לתקציבים, זה הזמן לחשוב מה המשאבים שאנחנו רוצים להקדיש לשיווק בעסק. 

נשאל את עצמנו:  מה התקציב שלנו? איך אנחנו רוצים לחלק אותו? כמה להקציב לכל ערוץ שיווקי?

פיתוח והתאמה של מוצרים ושירותים לקהל הלקוחות

דיברנו קודם על בחינת השיווק והמכירה בעסק ותכנון לשנה החדשה.

אבל למעשה שיווק טוב ויכולת מכירה טובה לא מספיקים כאשר המוצר או השירות שאתם משווקים לא תואם את מה שהלקוחות שלכם מעוניינים בו.

מצב שכזה יכול מראש להקשות על השיווק והמכירה גם אם המוצר שלכם בפני עצמו טוב וגם אם אתם יודעים להגיע למספיק לקוחות פוטנציאלים.

כדי להבין את זה טוב יותר, ניתן לזה דוגמה: נניח שאתם עוסקים בגינון, ובין השאר יש לכם שירות של שתילת צמחים טרופיים והתאמה שלהם לאדמה והאקלים הישראלי, שמתבסס על הידע הייחודי שלכם בתחום.

רק מה, יש עניין קטן – הלקוחות העיקריים שלכם כרגע הם בכלל ועדים של בנייני מגורים שלא מעוניינים בצמחים שידרשו השקעה וטיפול מיוחד, אלא רוצים בעיקר שיחים, דשא וקצת פרחים עמידים.

לא משנה כמה תנסו לשווק ולמכור את השתילים הייחודים, הם עדיין לא יהיו רלוונטים להם ולכן יהיה קשה למכור אותם ("עזוב אותך טרופי שמטרופי, שים לנו שיח פשוט ליד האינטרקום").

לכן תצטרכו להחליט האם אתם עושים שינוי במוצר שאתם מציעים ללקוחות העיקריים שלכם או לחלופין מוצאים קהל נישה שאותם שתילים יכולים להתאים לו.

הדוגמה הזאת רלוונטית לכל סוג עסק, שלמעשה, צריך לעשות עם עצמו חושבים בכל שנה בדבר ההתאמה בין המוצרים שלו לקהל שהוא משרת. 

בנוסף אפשר גם לעשות התאמות ופיתוח מוצרים חדשים כדי להגדיל את ההכנסה בעסק.

אם נחזור לדוגמת הגינון, יכול להיות שפיתוח גינות חסכוניות במים עם צמחים עמידים יכול לעניין את אותם קהל בנייני מגורים שהזכרנו מקודם.

ועכשיו במקום רק לתחזק גינות קיימות תוכלו להציע הקמה או שדרוג של גינות קיימות, והנה לכם שירות חדש שיכול להוסיף הכנסה בעסק.

להקשיב ללקוחות

אם יש משהו שכל עסק יכול להרוויח ממנו בכל זמן במהלך השנה, ובמיוחד בהתכוננות לשנה החדשה הוא משובים מלקוחות.

הסיבה לכך נובעת מעצם העבודה שכבעלי עסק קשה לנו לראות את התמונה כולה כיוון שאנו מעורבים ונקודת המבט שלנו לא באמת אובייקטיבית.

לכן אין תחליף לנקודת המבט של הלקוחות כדי להבין טוב יותר מה מהדברים שאנחנו עושים הם אוהבים, ומה מהם פחות, במידה כמובן ויש כאלו.

כדי להבין את זה אפשר לדבר ישירות עם כמה וכמה לקוחות, כדי לקבל מגוון דעות ולראות האם יש נושאים חיוביים או שליליים שחוזרים על עצמם.

משובים מלקוחות הם חשובים מאוד מהמשימות שהצגנו בסעיף הקודם, בהבנה של הצרכים של הלקוחות שלכם לפני שאתם מוכרים להם.

תחילת שנת העסקים היא זמן מצוין לדבר עם הלקוחות שלנו, במיוחד עם אלה שהיו איתנו במהלך השנה הקודמת. 

איך עושים את זה? אפשר לקבל משובים בכמה דרכים. 

הדרך הכי פשוטה היא לדבר ישירות עם הלקוחות שלכם בדרך הרגילה שאתם מתקשרים איתם. למשל אם יש לכם חנות אתם יכולים לדבר איתם לאחר סיום הקנייה.

אם יש לכם לקוחות קבועים מרחוק, אתם יכולים לקבוע איתם שיחה טלפונית.

ואם יש לכם דווקא חנות אינטרנטית שבה קונים גולשים, אתם יכולים ליצור טופס משוב קצר ולצרף אותו במייל או בסוף תהליך הקנייה.

לפטר ולשמר לקוחות 

אם קודם דיברנו על איך אנחנו יכולים להיעזר בעסק על-ידי כך שאנחנו מבינים טוב יותר את הלקוחות והקהל שלנו, יש עוד צד לעבודה עם לקוחות והוא נוגע לאיך אנחנו מרגישים איתם (ולא הם איתנו).

לכל עסק יש הרי לקוחות טובים יותר וטובים פחות. בחלוקה גסה אפשר למיין אותם לשלושה סוגי לקוחות:

לקוחות אידיאליים – כאלו שנהנים לקנות שירותים וסומכים עלינו בעיניים עצומות. תהליך העבודה איתם הוא קל ונעים. גם התשלום מגיע בזמן. 
לקוחות ממוצעים – לקוחות שבסה"כ רוב העבודה איתם עוברת בקלות ואם יש בעיות בעבודה איתם הן פחות תכופות.
לקוחות בעייתים – לקוחות שדורשים הרבה תשומת לב וגוזלים מאיתנו הרבה אנרגיות. אם משום בעיות תשלום, צורך במתן שירות נרחב וכו'.

תחילת כל שנה היא עוד הזדמנות לבדוק את הלקוחות שלנו. אילו מהם הגדילו לנו הכי הרבה את הכנסות? איזה מהם גזלו מאיתנו הכי הרבה משאבים פנימיים?

אחרי שמזהים אותם, כדאי לשקול להיפרד מהלקוחות (מה שנקרא "לפטר אותם") שגוזלים הרבה מהזמן והאנרגיה שלנו ביחס להכנסות שאנחנו מקבלים מהם, או במילים אחרות – העבודה איתם לא ממש משתלמת (וכתבנו על זה אפילו מאמר).

במקביל כדאי לזהות את המאפיינים של הלקוחות הטובים ביותר שלנו, ככה שנדע לזהות אותם כדי לגייס לקוחות נוספים דומים.

את אותם לקוחות טובים שזיהינו נרצה להמשיך לשמר ולטפח, כדי שימשיכו להישאר איתנו בשנה הקרובה ואף מעבר לכך.

לעבור להנהלת חשבונות דיגיטלית

כן תנו לנו לגלות לכם, גם בתחילת 2021 רוב העסקים בישראל עדיין מפיקים מסמכים חשבונאיים בצורה הישנה.

זוכרים את דוד משה שהיתה לו פרה? אז היה לו גם פנקס חשבוניות מנייר. רק שהדוד משה כבר יצא לפנסיה אבל עדיין הרבה עסקים תקועים אי שם בעבר.

בתור חברה שמציעה שירותי חשבונית וסליקת אשראי, אתם לא תתפלאו שיש לנו הרבה מאמרים בנושא, המתארים את יתרונות החשבוניות הדיגיטליות.

אז לא נעבור על כל היתרונות, אבל כן נרצה להזכיר כמה דברים חשובים בקצרה גם אם טרם הצטרפתם עדיין למערכת שלנו (כאן אגב רק כי אתם סקרנים):

• די לאקסלים – תוכלו בכמה לחיצות כפתור לראות כמה הכנסות יש לכם בעסק בתקופה שתבחרו. תוכלו ליצור דיווחים בקלות לרואה החשבון שלכם. 
• נפרדים מדואר ישראל – תוכלו לשלוח קבלות מרחוק ולחסוך הרבה זמן על שליחת קבלות בדואר ללקוחות מרוחקים. 
• לגבות כסף בקלות – תוכלו לגבות כספים במהירות בעזרת סליקת אשראי כבר מתוך ממשק יצירת החשבונית. 
• תנו ללקוחות לשלם בעצמם – בעזרת דפי תשלום תקבלו תשלום באינטרנט מלקוחות שישלמו על המוצרים שלכם, אפילו ללא צורך באתר אינטרנט.

אנחנו מעריכים שבסופו של דבר בתוך מספר שנים כמעט כל העסקים יעשו שימוש במערכות חשבוניות וסליקה דיגיטליות, אז למה לחכות? הגיע הזמן לעשות את השינוי כבר השנה.. 

תחילת השנה החשבונאית היא הזמן האידיאלי לעשות את המעבר הזה, כדי שתוכלו לרכז את כל המסמכים החשבונאיים הקשורים לשנה הנוכחית כבר במערכת אחת.

אז ממה תתחילו?

במאמר ראינו את ההזדמנות שתחילת שנה עסקית יכולה להוות עבור העסק שלכם. היא מאפשרת לכם לעשות שינויים והתאמות בעסק כדי לשפר את ההתנהלות בעסק בשנה שמתחילה.

במאמר הזכרנו מגוון צדדים בעסק שיכולים לקבל התייחסות בתחילת השנה, דיברנו על שיווק, מכירות, פיתוח מוצרים, פיטור ושימור לקוחות והתנהלות חשבונאית.

בחינה של כל הנושאים האלו יכולה לכאורה לקחת הרבה זמן, אבל למעשה יש מצב שהיא תיקח הרבה פחות ממה שאתם מדמיינים.

זה נכון במיוחד אם יש לכם עסק קטן, סביר להניח שאת רוב הפרטים הקשורים להתנהלות העסקית אתם כבר מכירים או לפחות הם נגישים לכם די בקלות.

שיהיה הרבה בהצלחה מאיתנו 

הוצאת חשבונית עסקה כדרישת תשלום

חשבונית עסקה היא מסמך שבאמצעותו מתבצעת דרישת תשלום על מכירה או מתן שירות. חשבונית זו, הידועה גם בשמה הנוסף "חשבונית פרופורמה" היא דרישת תשלום שכל בעל עסק נדרש להוציא ללקוחותיו על כל מכירה, עסקה או מתן שירות.

בשנתיים האחרונות, מאז יצא תיקון לחוק האוסר על דרישת חשבונית או קבלה לפני שהתקבל התשלום מהלקוח או הספק, עלתה חשיבותה של חשבונית העסקה, שהפכה למעשה לדרך היחידה, הנכונה והחוקית לדרוש תשלום, כך שהעוסק לא יצטרך לשלם מס לפני שקיבל את הכסף.

על אף כי הדרישה להנפיק חשבונית עסקה מעוגנת בחוק, מס הכנסה אינו מנהל מעקב אחר הוצאתה, בעיקר מכיוון שאין למסמך כזה השלכות מבחינת מיסוי.

יחד עם זאת ולמרות שהוא אינו מהווה מסמך למטרות של ניהול פנקסי חשבונות, רצוי להקפיד על הוצאת חשבונית עסקה כנדרש כדי לשמור על סדר וארגון ועל מנת לעקוב אחר ההתנהלות הכספית בבית העסק.

חשבונית עסקה צריכה לכלול פרטים כמו: שם העסק, מספר ת.ז או מספר ח.פ, תאריך הנפקת המסמך, שם הלקוח וכתובתו, הסכום לתשלום ופרטים חשובים נוספים על העסקה שבוצעה בין מקבל ונותן השירות.

למעשה, הפרטים שאמורים להופיע על חשבונית עסקה דומים לפרטים שצריכים להיות מצויינים על גבי חשבונית המס, אם כי חשוב להבחין בין שתיהן, היות שמדובר בשני מסמכים נפרדים ושונים זה מזה, כאשר בגין הראשון לא מחשבים תשלומי מס ואילו האחרון מחייב מבחינת מע"מ. 

מה ההבדל בין חשבון עסקה לחשבונית מס?

בניגוד לחשבונית המס, חשבונית עסקה אינה משמשת לרישום של פעולות חשבונאיות, היות והיא מייצגת כסף שעדיין לא התקבל, אך מהווה את יריית הפתיחה לתהליך קבלת התשלום.

מסמך זה אינו מחייב תשלום מיסים עבורו ואינו מאפשר לצד המקבל להזדכות מול מס הכנסה בגינו.

חשבון עסקה זהו תיעוד בין הלקוח לבין בעל העסק שמהווה אסמכתא לאישור העסקה שבוצעה.

ישנם מצבים בהם הלקוחות דורשים מסמך המהווה אסמכתא לאישור העסקה לפני ביצוע התשלום. חשבונית עסקה מהווה אלטרנטיבה לעסק להפקת חשבונית מס ללא ביצוע תשלום לפני קיום העסקה.

את חשבונית המס או הקבלה העסק יפיק במועד מאוחר יותר בהתאם לחובת העסק מול הרשויות.

לעומת זאת, חשבונית מס משמשת גם היא לתיעוד עסקה בין שני צדדים אך בשונה מחשבון עסקה נחשבת למסמך לצורך ניהול פנקסי חשבונות, מחייבת את העסק להעביר למדינה כחוק מע"מ ומקדמות על חשבון מס הכנסה ומאפשרת למקבל חשבונית המס להזדכות מול מס הכנסה.

האם גם עוסק פטור וגם עוסק מורשה מחוייבים להנפיק חשבונית עסקה?

גם מי שמוגדר כעוסק פטור וגם מי שמוגדר כעוסק מורשה מחוייב להוציא חשבונית עסקה, מאחר שהנפקתה היא חלק בלתי נפרד מתהליך התיעוד של הפעילות העסקית, המחייב רישום של כל הפעולות הכלכליות שבוצעו במסגרת התנהלותו השוטפת של העסק, יהיו סך הכנסותיו השנתיות ככל שיהיו.

עוסק פטור ועוסק מורשה כאחד, מחוייבים להנפיק חשבונית עסקה בזמן ביצוע העסקה, אך בעוד הראשון צריך בעת התשלום להוציא קבלה, האחרון נדרש להנפיק חשבונית מס קבלה (תוך שבעה ימים ממתן השירות או 14 יום מיום ביצוע המכירה).

מהו המועד שבו מוציאים חשבוניות עסקה?

המועד להנפקתן של חשבוניות עסקה בגין עסקה שהתבצעה משתנה בהתאם לסוג העסק, לסוג העסקה (אספקת שירותים או מכירת מוצרים) וההיקף הכולל של העסקאות של העסק. 

באופן עקרוני המועד האחרון זהה למועד האחרון של הנפקת חשבונית מס וכאמור ניתן לשלב את שני המסמכים לכדי מסמך אחד ולהנפיק חשבונית מס שמעידה גם על קיום העסקה וגם על קבלת התמורה עבור הסחורה.

בעסקאות שבהן ניתנה תמורה עבור מתן שירות מסוים, המועד האחרון להפקתן של חשבוניות עסקה הוא 14 ימים מהמועד שבו התקבל התשלום מהלקוח, בלי קשר למועד מתן השירות.

גם בעסקים הקטנים, כלומר אלה שמחזור העסקאות הכולל שלהם אינו גדול, ניתן להפיק חשבוניות עסקה עד 14 ימים מיום קבלת התשלום מהלקוח.

בעסקאות שבהן מעורבת סחורה וכאשר מדובר בעסקים גדולים, המועד האחרון להפקתה של חשבונית העסקה הוא 14 יום מהמועד שבו נמסרה הסחורה, וזאת בלי קשר למועד התשלום עצמו. 

כאמור ניתן להפריד ולספק חשבונית עסקה לאחר מסירת הסחורה ואת הפקת חשבונית המס לדחות לאחר קבלת התשלום.

מי רשאי להוציא חשבונית עסקה באנגלית?

עסקים שיש להם לקוחות בחו"ל רשאים להוציא את חשבונית העסקה באנגלית, בין אם בעזרת פנקס חשבוניות ובין אם בעזרת תוכנת הפקת חשבוניות אונליין. 

יחד עם זאת הוראות מס הכנסה מחייבות ניהול ספרים בעברית או בערבית בלבד ועל כן יש לוודא שהמקור של חשבונית המס או הקבלה הוא באחת מהשפות האלה. 

הסכום לתשלום יופיע הן במטבע שבו בוצעה העסקה והן בשקלים, בהתאם לשער החליפין במועד הרלוונטי.

כיצד מוציאים חשבונית עסקה?

חשבונית עסקה היא מסמך שניתן להפיק באופן עצמאי. כמובן, שרצוי להשתמש במסמך עליו מוטבע הלוגו של בית העסק וכדאי לבדוק היטב שצויינו על גביו כל הפרטים הרלוונטיים לעסקה.

חשוב לציין כי בעשור האחרון ומאז הותרו לשימוש החשבוניות המקוונות, עוד ועוד עצמאים מאמצים את חשבוניות העסקה האלקטרוניות, המונפקות באמצעות תוכנה ממוחשבת, זאת בשל היתרונות הרבים הטמונים בהן, בראשן הקלות שבה ניתן לשמור על סדר בתיעוד הפעילות העסקית ולנהל מעקב בצורה פשוטה וידידותית.

אז מה היה לנו?

הנפקת חשבונית עסקה מחייבת עוסקים פטורים ועוסקים מורשים כאחד. 

באמצעות הוצאתה אנו דורשים תשלום עבור כל עסקה המתבצעת במסגרת הפעילות של העסק. 

הקפדה על הנפקה של מסמך כזה באופן שוטף תתרום להתנהלות פיננסית נכונה ומסודרת יותר, שבתורה כמובן תשפיע לחיוב על כלל ההתנהלות העסקית.

לבסוף, אם אתם רוצים לשדרג עוד יותר את ההתנהלות החשבונאית של העסק שלכם, עברו להנפקת חשבוניות עסקה באינטרנט ותחסכו מעצמכם את כל ההליך המסורבל של הנפקת חשבונית עסקה המבוסס על נייר ושליחתו בדואר ללקוח.

בהצלחה

לאיסוף החשבוניות חשיבות כפולה. זיהוי של הוצאות מוכרות מקטין את גובה מס ההכנסה שבית העסק צריך לשלם. 

מס הכנסה, בניגוד לשמו, לא חל על כל ההכנסה אלא רק על רווחי העסק (הכנסות פחות הוצאות). ככל שהעסק "מעמיס" יותר הוצאות מוכרות, כך הוא מקטין את שורת הרווח שלו ובהתאמה גם את חבות המס שלו. 

מהצד השני, עבור כל מוצר או שירות שנגבה עבורם מע"מ, רשאי בית העסק לדרוש את המע"מ ששולם חזרה מהמדינה (כל עוד הוא אינו "עוסק פטור"). בשני המקרים מדובר ב"כסף על הרצפה" שיכול בית העסק לאסוף, ואשר עשוי להגיע לאלפי שקלים בשנה ויותר.

אז מה אפשר בכל זאת לעשות? הרשו לנו להציג לכם 10 טיפים שונים כדי להקל על המלאכה ולמקסם את הוצאות המס המוכרות שלכם:

1. תייקו הוצאות בזמן אמת

אל תחכו עם המסמכים לרגע האחרון – תייקו את המסמכים לאורך כל החודש. לא רק שתחסכו לחץ של הרגע האחרון, גם תמנעו מלשכוח הוצאות לאחר שעבר זמן רב ממועד ההוצאה.

2. בקשו לקבל חשבוניות במייל

רוכשים שירות או מוצר? בקשו לקבל את החשבוניות במייל ולא בדואר – יש לכך יתרונות רבים:

1. קל יותר לארגן ולחפש תוכן דיגיטלי.
2. חשבונית דיגיטלית נחשבת חשבונית "מקור" ואין חשש לאבד אותה.

בעידן הענן של גיבויים הנשמרים לאורך שנים, תחסכו לעצמכם שמירת דפים מקומטים בקלסרים מאובקים (וגם תוכלו להימנע מסכסוכים משפחתיים על מקום במדפים).

שימו לב, עם זאת, עסקים קטנים עדיין חייבים לשמור חשבוניות נייר מקוריות במידה והתקבלו מהספק כחשבוניות נייר.

מהו דו"ח שנתי

דו"ח שנתי הינו מסמך המשקף למס הכנסה את פירוט כלל ההכנסות וההוצאות של נישום (עסק או אדם) לרבות רווחים מנכסים, הפקדות לקרנות ומיסים ששולמו בשנת המס הנתונה.

באמצעות הדו"ח, מס הכנסה מבצע מעקב אחר הפעילות הפיננסית של הנישום ומחשב את המס הסופי בו הוא חייב בגין אותה שנה.

את הדו"ח יש להגיש עד ל-30 באפריל בשנה העוקבת לשנת המס באופן מקוון או באופן ידני, אלא אם אושרה הארכה נקודתית על ידי פקיד השומה הרלוונטי או במקרים יוצאי דופן כמו בשנת 2020 בה נדחה מועד הגשת דוח שנתי 2019 כאשר קורונה וירוס נכנס לחיינו.

לאחר חישוב הדו"ח השנתי, עסקים ששילמו מס הכנסה באמצעות מקדמות, יקבלו הודעה באם עליהם לשלם סכום נוסף או שמגיע להם החזר מס.

מי חייב להגיש דו"ח שנתי

מי שחייב להגיש דו"ח שנתי הוא כל תושב ישראל מעל גיל 18, בדגש על עוסקים עצמאים, בעלי מניות בחברות פרטיות (כולל בעלי חברה בע"מ) ובעלי הכנסות גבוהות (מעל 640 אלף ₪ בשנה).

עם זאת, ישנו מי שתקנות מס הכנסה מציינות במפורש כי הוא פטור מהגשת דו"ח שנתי, כמו מרבית השכירים ובעלי הכנסות נמוכות במיוחד ועל כן חשוב להתייעץ עם איש מקצוע.

פירוט חייבים בהגשת דו"ח שנתי על פי מס הכנסה:

• בעלי תיק במס הכנסה בשנת המס הרלוונטית.
• יחידים בעלי עסק עצמאי (שאינו חברה).
• מקבלי משכורת החייבים בהגשת דוח מס שנתי מסיבות שונות, כמו בעלי שכר גבוה.
• בעלי הכנסה מאחד מהמקורות הבאים: עבודה, עסק, בעלי שליטה בחברה, משלח יד.
• יחידים המבקשים החזר מס ויש להם תיק במס הכנסה (הגישו בעבר דו"ח) או חייבים בהגשת דו"ח שנתי מסיבות שונות כמפורט בחוברת המידע של מס הכנסה.

אי הגשת דוח שנתי היא עבירה פלילית שעשויה לגרור קנסות ואף מאסר. 

מה כולל דו"ח שנתי

דו"ח שנתי צריך להכיל את כל הנתונים הנדרשים עבור הרשויות לקבלת תמונת מצב מהימנה של היקף הפעילות הפיננסית של העסק שלכם בשנת המס. 

זה כולל:

• פירוט כל ההכנסות שהיו לכם במהלך השנה: שכר (מעבודה או מעסק), רווחים מנכסים (כמו השכרת דירה), תשואות מהשקעות, ניירות ערך, תשלומי קצבאות וכן הלאה.
• פירוט ההוצאות שהיו לכם כפי שמוכרות לצורך מס הכנסה, בעיקר הוצאות הקשורות בייצור ההכנסה, כמו שכר לעובדים, שירותי רואה חשבון, הוצאות שיווק, רכישת ציוד, שכירות משרד, תחזוקת רכב, יעוץ מקצועי, מיתוג ועוד.
• מיסים ששולמו במהלך השנה, כמו מקדמות, ניכוי מס במקור וכו'. חשוב מאוד להקפיד ברישום המס ששולם על מנת שלא תיווצר כפילות בתשלום המס.
• הפקדות שבוצעו לביטוח לאומי ולקרנות שונות, כמו קרן פנסיה, קרן השתלמות, ביטוח מנהלים ועוד.

בנוסף, יש לצרף לדו"ח השנתי טפסים ודוחות נוספים המשלימים את הנתונים שפורטו לעיל, כמו דו"ח רווח והפסד, אישור תיאום מס במידה ובוצע (טופס 116 וטופס 106 מהמעסיק במקרה ועבדתם גם כשכירים), אישורים שנתיים על הפקדות שבוצעו בקרנות או על רווחים שעלו מניירות ערך, תכניות חיסכון וכו'.

אם קיבלתם כסף מביטוח לאומי, מכל סיבה שהיא(דמי לידה, מילואים, אבטלה או כל תשלום אחר), עליכם לדווח על זה כהכנסה.

בעל עסק קטן שהכנסתו היא עד 60,000 ₪ בשנה, רשאי להגיש דוח שנתי מקוצר שאינו כולל חישובי מס (למידע נוסף ראו: שידור דו"ח שנתי מקוצר ליחיד בעל עסק קטן באתר רשות המסים).

שימו לב, במידה ואתם מנהלים את ההכנסות וההוצאות שלכם במערכת הפקת מסמכים דיגיטלית המאושרת ע"י מס הכנסה, ניתן להגיש דו"ח רווח והפסד דרך התוכנה במקום טופס 1320 לבעלי עסק עצמאי.

נספחים שיש להגיש יחד עם הדו"ח (כמובן רק במידה ורלוונטי לכם):

• קבלות מקוריות מתרומות המוכרת לפי סעיף 46.
• אישורי הפקדה לקופות גמל (כולל עבור ילדים).
• אישור מגורים בישוב המוכר להטבות מס.
• תעודת עולה, תעודת חיילים משוחררים.
• אישור תושבות (מגורים באיזור מזכה להנחה במס) (טופס 1312 א).
• אישור רפואי לקבלת זיכויים עקב מוגבלות של ילדים או תשלום לאחזקת קרובי משפחה במוסד (טופס 127).

פירוט נספחים וטפסים רלוונטיים ניתן למצוא באתר של מס הכנסה.