כחלק מהטרנד הירוק שעוטף את העולם, גם לישראל הגיע הטרנד של חשבונית במייל. כאשר אנחנו שולחים את החשבונית באמצעות הדואר האלקטרוני אנחנו חוסכים בנייר ומגנים על הסביבה.

מה היא חשבונית במייל?

חשבונית במייל הנקראת גם חשבונית ירוקה, זו חשבונית שדומה לחשבונית הנייר שאנחנו מכירים מפנקס החשבוניות שלנו, ההבדל המרכזי הוא שכאשר שולחים חשבונית במייל אנחנו מייצרים קובץ PDF, וחותמים אותו דיגיטלית, אתם מוזמנים לקרוא על חתימה דיגיטלית בלינק הבא.
כאשר אנחנו חותמים את המסמך דיגיטלית לא ניתן יותר לשנות אותו ומבחינת מס הכנסה זהו איננו סתם קובץ PDF אלא מסמך מקור לכל דבר ועניין.
כאשר יוצרים חשבונית או כל מסמך מס אחר באמצעות מערכת EZcount אנחנו מייצרים עבורכם את הPDF ושולחים אותו ללקוח.
אחד היתרונות החשובים ביותר כאשר שולחים חשבונית במייל הוא העובדה שניתן תמיד לראות שמסמך הגיע אל הלקוח, כיוון שהמערכת מאפשרת לראות את מספר הפעמים שהמסמך הורד ומאיזה מחשב הורידו אותו.
כאשר תשתמשו בתכונת המערכת של שליחת חשבוניות במייל הרי שהלקוחות שלכם לא יוכלו יותר להגיד שהחשבונית לא הגיע כיוון שאתם תוכלו לראות שהמסמך הגיע ליעד והלקוח קיבל אותו.

יתרונות חשבונית במייל

  • הטרנד הירוק - חשבונית במייל היא חשבונית ירוקה, שלא מזהמת את הסביבה ושומרת על יערות הגשם
  • מהירות - קל מאוד לייצר את החשבוניות, את רוב המידע ניתן למלא אוטומטית ללא מאמץ, החשבונית נשלחת במייל ומגיעה מייד ללקוח.
    חסכנו את זמן הכתיבה המעטפה הבול ההמתנה והטלפונים של "האם זה כבר הגיע".
  • תזרים מזומנים - כאשר שולחים את החשבונית במייל הרי שהיא מגיעה מייד מה שמאפשר ללקוח שלכם להוציא לכם תשלום מיידית.
  • מעקב - ניתן לראות האם החשבונית הגיע ליעדה באמצעות מסך יעודי במערכת.
  • דו"חות - ניתן לראות כל המסמכים שהוצאתם אי פעם במקום אחד מה שמקל עליכם את העבודה השוטפת.

טעויות נפוצות בשליחת חשבונית באימייל

מס הכנסה מאשר שליחת חשבונית כמסמך דיגיטלי (קובץ) רק אם הוא חתום ואיננו ניתן לשינוי, הקבצים של מערכת EZcount נחתמים דיגיטלית כך שאין לאף אחד את היכולת לפתוח אותם ולשנות אותם.

אחת הטעויות הנפוצות שעושים אנשים היא לסרוק חשבונית ולשלוח עותק סרוק אל הלקוח שלהם.
מבחינת מס הכנסה עותק סרוק איננו נחשב כהעתק נאמן למקור ובוודאי שלא מסמך מקור ולכן לא ניתן להשתמש בו או לשלוח אותו ללקוח.
 

לסיכום:
שליחת חשבונית במייל היא שיטה זולה יעילה ומהירה לנהל את העסק שלכם, אנחנו בEZcount מאפשרים לכם לשלוח חשבוניות במהירות ובקלות.