חתימה דיגיטלית - חתימה אלקטרונית למסמכים חשבונאיים
מה זו חתימה דיגיטלית
חתימה דיגיטלית נקראת גם חתימה אלקטרונית.
מדובר על אותה גברת עם שינוי אדרת. הבלבול נובע מהסיבה שהחוק מכנה את החתימה "חתימה אלקטרונית" בעוד המונח הרווח בשוק הוא "חתימה דיגיטלית" ממש כמו שמה הלועזי "Digital Signature".
החתימה היא קובץ מוצפן המצרפים למסמך אותו רוצים לחתום דיגיטלית, המאפשרת למי שרוצה ומצוייד בכלים המתאימים, לוודא שהתוכן של המסמך נשאר ללא שינוי מרגע חתימתו.
בנוסף, החתימה מאפשרת לזהות את חותם המסמך. החתימה הדיגיטלית היא כלי הצפנה שקוף שאנחנו מוסיפים למסמכים ולא ניתן לראות אותה כך סתם.
מאות אלפי עצמאים ובעלי עסקים משתמשים מידי יום בחתימה דיגיטלית מאושרת: רופאים, עו"ד, יועצי מס, רואי חשבון, מנהלי חשבונות, מטפלים, בעלי חברות, עובדי מדינה ועוסקים גדולים וקטנים.
מסמכים רבים נשלחים ללקוחות וספקים שאת רובם אין צורך לפגוש על מנת לספק את המוצר או השירות שלכם, חלקם אפילו לקוחות מחו"ל.
השינוי הדיגיטלי המתרחש כעת בעולם כולו מחייב את השינויים גם בעולם העסקי. כאשר המסמכים נשלחים במייל והמגמה הירוקה בולטת מתמיד, היה זה רק עניין של זמן עד שהצורך להדפיס מסמך יעלם לחלוטין.
כאשר אנחנו חותמים מסמך יש לזה שתי משמעויות מרכזיות:
- חתימה על המסמך – כמו החתימה שחותם אדם על חוזה / צ'ק / קבלה, כאן המטרה היא לזהות את החותם של המסמך כדי לדעת שהוא אכן מאשר את תוכנו. החתימה האלקטרונית נותנת לנו את פרטי האדם וכך ניתן לשייך אותו אל המסמך.
- חיתום של המסמך – החיתום מונע שינויים במסמך ומוודא כי לאחר החתימה הדיגיטלית עליו לא ניתן יהיה לשנות אותו. תכונה זו מועילה מאוד במסמכים דיגיטליים בהם בצורה רגילה לא ניתן לעקוב אחרי שינויים במסמך המקור. דוגמא קלאסית לחיתום היא החשבונית הממוחשבת שלאחר שאנחנו יוצרים אותה איננו רוצים שניתן יהיה לשנות אותה עוד ולזייף אותה או חתימה אלקטרונית על חוזה.
חוק חתימה דיגיטלית
בשנת 2001 חוקקה כנסת ישראל את חוק החתימה האלקטרונית. להלן דברי הסבר לחוק זה:
בעולם המשפט, מושג ה"חתימה" הוא מושג בעל משמעות מתחום דיני החוזים והראיות, אשר זכה לפרשנויות שונות. בעידן הטכנולוגי המתפתח, ניתן לבצע את החתימה בדרכים שונות מאשר בעבר, ולכן מתעורר צורך לעגן את האפשרויות הטכנולוגיות בחקיקה. החתימה על מסמך נועדה להשיג כמה מטרות, אותן יש להבטיח גם כאשר החתימה מתבצעת באמצעים אלקטרוניים. מטרה אחת היא מתן ביטוי לכוונתו של החותם ולגמירות דעתו, וזאת על ידי גילוי אובייקטיבי לכך שאכן התכוון לחתום על המסמך הנדון ולאשר את תוכנו. מטרה נוספת היא זיהוי החותם עצמו, על ידי שיוך חתימה מסוימת לאדם מסוים.
בהתאם להוראות החוק, ביצירת מסמך חדש, מערכת EZcount חותמת את המסמך אלקטרונית בחתימה מאובטחת. משמעות החתימה היא כי לא ניתן יהיה לשנות את המסמך לאחר יצירתו וכל שינוי יראה מייד ויבטל את החתימה.
חתימה מאובטחת הינה חתימה ייחודית לבעל החתימה, המאפשרת את זיהויו. החתימה הופקה באמצעיי חתימה הניתנים לשליטתו הבלעדית של בעל החתימה ומאפשרת לזהות שינוי שבוצע במסר לאחר מועד החתימה.
חתימה דיגיטלית נחשבת לחתימה רגילה לכל דבר ועניין בבתי המשפט בישראל ואף יותר מכך. שכן חתימה בכתב יד אפשר לזייף בקלות יחסית, בעוד חתימה דיגיטלית קשה הרבה יותר.
למה צריך חתימה דיגיטלית
לפי חוקי מדינת ישראל כדי שמסמך דיגיטלי ייחשב כמסמך, עליו להיות חתום דיגיטלית. אם הוא איננו חתום לא ניתן יהיה להתייחס אליו כמסמך חוקי ולשלוח אותו במייל. לכן, כדי לאפשר את שליחת המסמך במייל אנחנו חותמים אותו דיגיטלית.
חתימה דיגיטלית נועדה להחליף את החתימה הרגילה בכתב יד. חתימה זו היא ייחודית לחותם ואינה ניתנת לזיוף או להעברה. חתימה דיגיטלית על מסמכים נועדה להבטיח את מקוריות המסמך והימצאותה מאשרת שלא בוצעו שינויים במסמך מהרגע שנוצר.
המטרה של החתימה הדיגיטלית היא לאפשר בדיקה מהירה ולראות אם המסמך שונה מגרסתו המקורית.
כך למשל אם שלחנו ללקוח חשבונית מס על סך 500 שקלים והלקוח ביצע שינויים בלתי חוקיים בחשבונית והפך אותה לחשבונית מס על סך 5000 שקלים – ניתן לראות על פי החתימה הדיגיטלית כי שינוי כלשהו בוצע במסמך.
חתימה דיגיטלית אונליין מאפשרת לבעלי עסקים לחתום ולשלוח אלפי מסמכים בחודש, בעזרתה ניתן להעניק חווית שירות לקוחות דיגיטלית מתקדמת ובטוחה שהלקוחות שלכם מצפים לה, היא מאפשרת להפוך את תהליכי העבודה לזריזים ונתונים לבקרה ופיקוח.
הפתרון מאפשר לכם לחתום על החשבוניות הדיגיטליות של העסק שלכם, בין אם אתם עוסק פטור, מורשה או חברה בע"מ, מכל מכשיר, בכל מקום ובכל שעה.
במקרה של שליחת מסמכים ממוחשבים עם חתימה דיגיטלית כגון חשבוניות או קבלות ללקוחות נחסכות לכם עלויות של נייר, בולים, מעטפות וזמן תפעול.
החיסכון יכול להגיע גם עד ל-4 שקלים לחשבונית, כך שחברות השולחות מספר רב של חשבוניות יכולות להגיע לחיסכון של אלפי שקלים.
איך עובדת חתימה דיגיטלית
חתימה דיגיטלית הינה מפתח אלקטרוני מוצפן המוטבע בתוך מסמך החשבונית או כל מסמך חשבונאי אחר.
החתימה הדיגיטלית היא שקופה, הדרך היחידה לראות אותה היא באמצעות כלים מתאימים, לדוגמא, במידה והחתימה בוצעה על קובץ PDF ניתן לראות אותה בעזרת ה viewer של Adobe.
אם תפתחו מסמך שנחתם דיגיטלית תוכלו לראות את הפרטים שלכם, יוצרי המסמך, את תאריך יצירת המסמך ופרטי החתימה שמוודאים שהמסמך לא שונה מאז שהוא נוצר.
החתימה הדיגיטלית היא מה שהופך את המסמך למסמך חוקי והPDF שאתם מייצרים הוא קובץ המקור שניתן להביא למס הכנסה, כך שאין צורך להדפיס אותו.
במידה ומישהו מצליח לערוך את החתימה, החתימה תוסר מיד עם השינוי ולא תופיע יותר על המסמך ולא יהיה ניתן לשחזרה.
ניתן לראות בחלק מהעיצובים של החשבוניות הדיגיטליות "אייקון" של חתימה דיגיטלית שעליו רשום 'נחתם דיגיטלית' או גרסה דומה, אך אין דרישה בחוק להציג את האייקון הזה.
בשורה שכתוב בה חתימה, בתוך המסמך, ישנה אפשרות להוסיף תמונה של החתימה הידנית שלכם או של חותמת בית העסק אך כאשר המסמך חתום דיגיטלית החוק אינו מחייב חתימה ידנית על מסמך כמו חשבונית מס ולכן אין משמעות גדולה לשדה החתימה שיש על החשבונית זה אך ורק למיתוג העסק ונראות המסמכים.
באיזיקאונט אנו נותנים תוכנה לחתימה דיגיטלית חינם, כך שכל מסמך המופק על ידינו חתום באופן אוטומטי ונשלח ישירות למייל הלקוח בכל מסלול אותו תבחרו וגם כמובן בתקופת ההתנסות החינמית.
לאחר ההרשמה למערכת ומילוי פרטי העסק שלכם, יחתם כל מסמך באופן אוטומטי ללא צורך בפעולה נוספת.
שירות חתימה דיגיטלית מתאים לכל עצמאי ולכל בעל עסק, בין אם אתם מפיקים מסמכים בודדים בחודש דרך הנייד (האפליקציה) או המחשב באופן ידני ובין אם אתם מפיקים אלפי מסמכים דרך אתר או חנות אינטרנט באופן אוטומטי.