אם הגעתם למאמר הזה סיכוי גדול שאתם בעלים של עסק קטן או בינוני.

כמו כל בעל עסק אתם יודעים כשיש לכם עסק יש לכם גם הרבה התעסקויות בירוקרטיות ומשרדיות שלא קשורות ישירות לשירות או המוצר שאתם מוכרים.

זה טבעי, אבל זה גם גוזל הרבה זמן.

למזלנו העידן שלנו לא רק מספק מורכבות ומשימות אלא גם עוזר לנו למצוא דרכים לייעל את הצרכים המשרדיים שלנו ע"י מערכות דיגיטליות כגון יומנים מקוונים, מערכות לניהול לקוחות מערכות לניהול שכר ועוד.
 

למה אתם צריכים חשבונית ירוקה


אחד הכלים הכי היעילים שיכולים לעזור לכל בעל עסק להתעסק פחות בעניינים בירוקרטים ויותר בעסק, הן מערכות להפקת חשבוניות ירוקות. ואם כבר מערכות ממוחשבות להוצאת חשבוניות ירוקות, המערכות הגמישות ביותר הן מקוונות שיושבות בענן ונגישות לך מכל מקום. זה בשונה מחשבוניות ממוחשבות שהן בעצם תוכנה שיושבת ומוגבלת למחשב ספציפי (נשווה בהמשך).

המערכות האלו רלוונטיות לכל בעל עסק בכל גודל, שהרי כל עסק מחויב בדיווח תקין על היקף הפעילות וההכנסות שלו לרשויות המס השונות.
 

רס"ר סדר ומשמעת לחשבוניות מס

אחד הדברים הראשונים שכל בעל עסק שמתחיל להשתמש בשירות להוצאת חשבוניות שם לב אליו הוא השינוי בסדר המסמכים החשבונאיים ובמעקב אחריהם.

אם לפני זה בעל העסק השתמש בפנקס חשבוניות רגיל, ורצה לדעת מה גובה ההכנסות בעסק בתקופה מסוימת, הוא היה צריך להכין טבלת אקסל או לכתוב על נייר ולהזין ידנית את כל הנתונים על מנת לחשב את ההכנסה באותו הזמן. 

במקרה היותר טוב יש לו מישהו שעושה לו את זה, אבל מצד שני למישהו הזה צריך לרוב לשלם.
שימוש במערכת חשבונית ממחושבת טובה, כזאת שיודעת לייצר דוחות, פותרת את העניין הזה משום שהיא מאפשרת לעשות סדר ומעקב אחרי העסקאות שלך, בלי צורך ליצור טבלאות בצורה ידנית כמו שתיארתי למעלה.


למעשה מערכת שכזו תאפשר לכם לדעת כמה הכנסות היו לך בתקופה מסוימת בלי לנחש ובלי לחכות לסוף השנה לדו"ח ממנהל החשבונות שלך ואז לגלות הפתעות...
בלחיצת כפתור תוכלו לראות כמה חשבוניות הוצאתם החודש. מערכות משוכללות יותר גם יאפשרו לך לייצר דוחות לפי סוג תשלום, לקוח וסוג עסקה.

ניתן אף לערוך השוואה בין זמנים שונים, ניתן לבדוק למשל תקופות ספציפיות בהן היו שוני בכמות ההכנסות (מישהו אמר חגים?). כך, היכולת לעקוב אחרי ההכנסות בעסק מאפשר לדעת מה תזרים המזומנים שלך, וכך לאפשר לך יותר שקט נפשי ולהרגיש כמו מנהל בכיר שמקבל דין וחשבון מסמנכ"ל הכספים שלו.

רק שהיתרון במקרה הזה שמערכות לחשבונית ירוקה הן הרבה יותר זולות מלהחזיק סמנכ"ל כספים (והן אפילו לא מבקשות תנאים סוציאליים!) ועלות החודשית שלהם נמוכה למדי. 

חלק מהמערכות יאפשרו לך אפילו לעקוב אחרי תשלומים שטרם שולמו לך עדיין על חשבוניות שהנפקת, וכך לעזור לך בגביית כספים חשובה לעסק.
אז אפשר לסכם שחשבונית ירוקה לא רק נותנת לך יתרון של סדר במובן של חוסר בבלגן וניירת, אלא ממש מאפשרת לך מעקב טוב יותר על מצב הכספים בעסק שלך.
 

להתראות תיבת דואר, שלום דואר אלקטרוני

הסיבה הבאה לא תהיה משכנעת ואולי אפילו קצת מעצבנת לחברי מועדון המעריצים של דואר ישראל (המצאתי הרגע אין צורך לחפש בגוגל).
אם אתם עדיין מוצאים את עצמכם כותבים מידי פעם חשבונית או קבלה ושולחים בדואר ברכותי!
ברוכים הבאים למאה ה-20. עם זאת צר לנו לבשר שהמאה ה-20 עברה כבר :-)


לרוב אורך המאה ה-20 אכן האופציה היחידה לעסקים היתה להוציא חשבוניות כתובות או מודפסות ולשלוח אותם בדואר ללקוחות רחוקים שלא נמצאו ברגע העסקה בבית העסק.


לפרקטיקה הזאת יש חסרונות:
היא גוררת עלות כספית של מעטפות ובולים וכמובן צורך בקנייה של כאלו. יש לה עלות של עובדים שצריכים לבזבז זמן כתיבה / הדפסה והכנת המכתבים, וכמובן החיסרון של הצורך במישהו שילך לתיבת הדואר הקרובה לעסק.

אני נוטה להאמין שמעט מאוד אנשים הקימו עסק כי הם חשבו שזה יהיה מאוד נחמד לשלוח הרבה מכתבים עם מסמכים לא מרתקים ללקוחות (אלא אם אתם עסק לגלויות), והעדפה שלהם היא למכור את המוצרים והשירותים של העסק.

נכון בטח אתם כל הזמן שומעים על דברים ש"חוסכים לכם זמן וכסף"? אז זה כבר משפט די לעוס, אבל עם זאת במקרה של חשבונית ממוחשבת קל להבין שהוא נכון.

שימוש בחשבונית ממוחשבת יאפשר לכם לשים משקפי שמש שחורות, לעשות פרצוף קשוח תוך כדי שאתם מתקרבים לתיבת הדואר הקרובה לעסק לומר לה "אסטה לה-ויסטה בייבי", כאילו הייתם מינימום ארנולד שוורצנגר בתפקיד "המחסל" (של חשבוניות הנייר).


נראות העסק ויעילות

אז אחרי שעיכלנו את העובדה שאנחנו כבר לא במאה ה-20 (והיא גם לא תחזור בקרוב) אז כדאי שנחשוב על המאה ה-21 ונראה איך נוכל ליהנות מהיתרונות בכלים מהמאה ה-21.

למעשה סביר להניח שמתחרים רבים של העסק שלך כבר התאימו את עצמם להווה וכבר משתמשים במערכת להוצאת חשבונית ירוקה. אם מסתכלים על זה מהצד של הלקוחות, למעשה למעט עסקאות של קניית מוצר עם אחריות, לרוב הלקוחות הפרטיים אין מה לעשות עם החשבוניות הנייר שאתה מנפיק להם. מה שקורה בפועל שהחשבונית פוגשת את האור הלבן הגדול (כלומר פח הזבל) מהר מאוד מרגע ההנפקה.


למעשה גם לקוחות שקונים מוצר כלשהו ממך ורוצים לשמור את הקבלה מסיבות של אחריות, כנראה יעדיפו לקבל את החשבונית בדוא"ל במקום להתחיל לחפש היכן לתייק (ואז עדיין לא למצוא אותן במקרים מסוימים).


הדבר שונה מעט עם לקוחות עסקיים, שרובם שומרים כל חשבונית על הוצאה כאילו היתה בבת עינם (כי הם שווים כמובן כסף בהחזרי מס). עם זאת עדיין רובם גם יעדיפו לקבל קובץ חשבונית ישירות למייל במקום חשבונית מנייר.

לרוב העסקים קל יותר לשמור קבצים של חשבוניות ממוחשבות בתיקיית ההוצאות שלהם, ובעת הצורך ביום פקודה לשלוח אותן בבת אחת לרו"ח או יועץ המס שלהם.

חשבונית ירוקה מגיעה אליהם גם מהר יותר ללא תלות בדואר ישראל, ולעתים זה גם יאפשר להם להזדכות מהר יותר על הוצאות בעסק לעומת חשבוניות נייר שצריכות לעבור משלוח בדואר ממך אליהם או מהם למנהל החשבונות שלהם או הכי גרוע – גם וגם.

בנוסף לעניינים המרתקים של שמירת הקבצים, כדאי לציין ששליחת חשבונית ממוחשבת מוסיפה עוד נדבך חשוב של נראות משופרת לעסק. איך שלא נהפוך את זה, כשלקוח מקבל מייל מסודר עם אימייל להורדת חשבונית ממוחשבת, זה נראה יותר טוב מאשר שהוא פותח מכתב או מקבל לידו חשבונית מנייר.

חשבונית ירוקה היא הרבה יותר אלגנטית ומשדרת חדשנות (או לפחות חוסר עתיקות) מאשר עוד חשבונית מפנקס חשבוניות שגם הבבא של בבא שלך היה מקבל לפני 40 שנה מאיזה זבן (כן לפני 40 אמרו זבן) בחנות כלשהי.


חשבוניות ממוחשבות נראות אפילו טוב יותר במערכת שמאפשרת לך להוסיף את הלוגו והכתוב הייחודי שלך, ומסייעת למיתוג העסק שלך.

ומה אם יש לכם לקוחות שעדיין ירצו חשבונית מנייר? תמיד אפשר להדפיס להם.
 

*****

ההרשמה למערכת אינה מצריכה פרטי אשראי ואינה מחייבת smiley
לחצו כאן והירשמו ל- 30 ימי נסיון חינם! 

*****

 

חשבונית ממוחשבת במייל

 

חיבור לשירותים נוספים

אמרנו כבר שפתרון של חשבונית ירוקה הוא פתרון חדשני, וזה אכן כך לא רק בנראות.
שימוש בשירותים של חשבונית שכזו יאפשר לכם לחבר עוד מערכות ממוחשבות שאתם כבר עובדים אתן בעסק, ובכך לייעל עוד יותר את תהליך העבודה שלכם.

אפשרות נפוצה היא לחבר שירות סליקה אשראי כך שתוכלו להנפיק חשבונית באופן מידי בעת חיוב האשראי של הלקוחות (אגב שירות שמספק לכם גם סליקה וגם הנפקת חשבונית יכול לקצץ לך בעלויות הכוללות של שני השירותים).

שימוש נפוץ נוסף הוא חיבור למערכות של חנויות מקוונות (אתרי ecommerce), שמאפשרים מכירת מוצרים ללקוחות באופן אוטומטי. למשל מצב בו לקוח נכנס לאתר שלכם ומכניס לסל את המוצר המטריף שלכם, מבצע תשלום ומסיים את הקנייה.

כאשר יש חיבור טוב הוא יקבל בתוך זמן קצר אימייל אוטומטי עם חשבונית ממוחשבת עם כל פרטי העסקה, כל זה בלי שאתם פעלתם באופן אקטיבי או נאלצתם לבצע איזושהי פעולה. למעשה יכול להיות שתשימו לב לקנייה בכלל אחרי כמה שעות.

בצורה דומה אפשר לחבר גם את מערכת החשבוניות למערכת שמנהלת מלאי כדי ליצר סנכרון בין מה שאתם מוכרים לבין רישום המלאי שלכם.
אילו היו רק כמה דוגמאות למערכות דיגיטליות אחרות שאפשר לחבר למערכת החשבוניות הממוחשבות שלכם כדי לשפר תהליכים בעסק.

עכשיו, בואו נחזור למאה ה-20 ונניח שאתם עדיין משתמשים בפנקסי נייר. בואו נחשוב לאיזה שירות אפשר לחבר את פנקסי הנייר... שירות שהוא לא רואה החשבון שלכם או דואר ישראל שהזכרנו קודם. אין ממש נכון?

אם אתם כבר משתמשים בשירות חשבונית ממוחשבת, כדאי לכם לבדוק ולראות כמה קל לחבר את המערכת הזאת למערכות דיגיטליות אחרות שאתם עושים בהם שימוש בעסק או כאלו שאתם חושבים להוסיף.
מערכת טובה היא מערכת שתאפשר לכם לבצע חיבוריות בצורה קלה ומהירה למערכות נוספות.


חשבונית ממוחשבת היא חשבונית ירוקה

אם אתם מחבקי עצים ידועים, שוחרים סביבתיים או סתם אנשים שרוצים לחסוך בזבל, יש לחשבוניות ממוחשבות יתרון נוסף מבחינתכם, יתרון בצבע ירוק.

חשבונית ממוחשבת היא למעשה פתרון ירוק כשזה מגיע להוצאת חשבונית משום שהיא חוסכת לכם בנייר - מסמכים חשבונאיים ומוצרי נייר נלווים לניהול הכספים. בהתאם למשוואה של פחות נייר = יותר עצים יפים וירוקים באיזה יער גשם שלעולם לא תהיו בו (אך הוא מאוד חשוב לסביבה).

כשמדברים על נייר, לא מדובר רק בנייר של החשבונית עצמה, אלא גם של המוצרים הנלווים כמו הבול והמעטפה שהזכרנו קודם כאשר שולחים את החשבוניות והקבלות ללקוחות, או את העתקים וההוצאות למנהל החשבונות שלכם.

המהדרין הירוקים אפילו יציינו שככל שאנחנו חוסכים באמצעי תובלה (של חבילות ומכתבים), נחסכים פליטות מזהמים לאוויר עקב צמצום הסך הכולל של דברי הדואר שמובלים - פחות משקל, פחות כלי רחב, ופחות דלק.

נו שוין, מכתב אחד לא באמת שוקל הרבה או משנה השפעה כלשהי, אבל אם לוקחים בחשבון שיש מאות אלפי עסקים בישראל שחלק גדול מהם שולח קבלות בדואר מידי שנה, זה כבר הופך להיות יותר משמעותי.

אז כן נכון שאולי תחברו להוציא חשבוניות מסיבות אחרות של חסכון, יעילות ומעקב ועוד סיבות טובות נוספות שהזכרנו למעלה, אבל עדיין תוכלו בטיול הבא שלכם להסתובב בגאווה, להסתכל לכמה עצים בלבן בעיניים ולהרגיש כמו אנשים טובים.


נגישות מכל מקום

עוד יתרון מרכזי וגדול של מערכת ממוחשבת להנפקת חשבוניות היא הנגישות. רוב המערכות האלו יושבות בענן על שרת החברה, שזה אומר שהן נגישות לכם בכל זמן ומקום, כל מה שאתם צריכים זה גישה לאינטרנט.

הפתרונות האחרים פחות טובים:

אם מדברים על פנקסי חשבוניות, ניתן לסחוב אותם אתכם ממקום למקום, אבל אז אתם עלולים לאבד אותן או הם עלולים להיפגע עקב משהו שקורה להם (אופס קפה...) מה שמאלץ אתכם לחשוב איך לשחזר את הנתונים שהיו שם.

הפתרון השני של הוצאת חשבונית דרך תוכנה שיושבת על המחשב שלכם (ולא בענן) היא גם פחות טובה מאשר מערכת מקוונות לחשבוניות, משום שהיא היא פחות ניידת. תוכנה לרוב תהיה מקושרת למחשב ספציפי, אתם נמצאים במקום אחר בלי המחשב? לא תוכלו להוציא חשבונית.

חסרון נוסף של תוכנה לעומת מערכת אונליין הוא בכך שכמו כל תוכנה היא מתעדכנת לאט יותר מאשר מערכות בענן, אם יש בעיה זה יכול לקחת שבועות ולעתים יותר כדי לקבל תיקון. כמו כן, אם לעיתים כדי לקבל גרסאות חדישות יותר שמשתפרות יש גם צורך לשלם שוב פעם על רשיון לגרסה חדשה יותר.
 
אז מבחינת נגישות האופציה של חשבוניות ממוחשבות מקוונות היא אידאלית בכך שאתם יכולים להוציא קבלה מכל מקום בלי להיות כבולים למכשיר ספציפי, אתם יכולים להוציא חשבונית גם כשאתם נמצאים מחוץ למשרד ואפילו שאתם עובדים מהלפטופ והכפכפים בחוף הים (לא ברור מי באמת עובד בים, אבל שיהיה לשם הקלישאה).

כמו כן, משום שמערכות חשבונית כאלו אינן תוכנה שמותקנת במחשב ספציפי, הן גם כל הזמן מתעדכנות בתכונות חדשות, כאשר אין צורך לשלם על כך כסף בנוסף למעבר לתשלום החודשי שמשלמים כבר על המערכת (לרוב לא - גדול ואם הוא גדול שווה לשקול לעבור שירות).
 

*****

התחילו להפיק חשבוניות ירוקות עוד היום ללא התחייבות
לחצו כאן והירשמו ל- 30 ימי נסיון חינם! 

*****

 

גיבוי נתונים במערכת הנהלת חשבונות


גיבוי הנתונים

עוד נושא שחשוב לדבר עליו כשמדברים על חשבוניות ומסמכים חשבונאיים הוא נושא הגיבוי. גיבוי הוא נושא חשוב בכלל ובפרט כאשר מדברים על מסמכים חשבונאיים של העסק.

אחד היתרונות המרכזיים של מערכות להנפקת חשבוניות ממוחשבות בענן, הוא אפשרויות הגיבוי הטובות לעומת אפשרויות אחרות להוצאת חשבוניות, דבר שמתאפשר בזכות מגוון אפשרויות גישה וגיבוי.

קודם כל, המערכות מאפשרות להוריד בכל זמן עותקים של המסמכים למכשירים שונים, כמעט בכל מקום וזמן שתרצו לעשות זאת.

בנוסף אם אתם עובדים עם חברה רצינית להנפקת חשבוניות ירוקות, היא תדאג לגיבוי ואבטחה נאותים בשרתים שלה, מה שנותן עוד שכבת הגנה וגיבוי למסמכים שלכם. אבטחה שכנראה טובה יותר מאשר המחשב הביתי שלכם.

עוד שכבת גיבוי היא הדוא"ל - שירותים טובים לחשבוניות ממוחשבות יאפשרו לכם לקבל באופן אוטומטי עותק במייל לכל מסמך שאתם שולחים ללקוח, וזה בפועל מייצר אצלכם שכבת גיבוי נוספת למסמכים שאתם מנפיקים.

חלק מהמערכות מאפשרות סנכרון למערכות ענן צד ג' כמו דרופבוקס, שגם מאפשרות גיבוי נוסף לקבצים שאתם יוצרים.

כל אפשרויות הגיבוי הללו מאפשרות גיבוי טוב בהרבה מפנקסי קבלות שכמו שהזכרנו למעלה, שיכולים להאבד או להינזק. מצב כזה שעלול להקשות מאוד מאוד את שחזור הנתונים והדיווח התקין שעליו אתם מחויבים על פי חוק ויכול להיות כאב ראש לא קטן באם מתרחש.

זה גם שונה מתוכנות מחשב להוצאת חשבונית שיושבות על מחשב ספציפי, ומושפעות מהבעיות שיש במחשב אם מדובר בתקלות טכניות של המחשב עצמו או וירוסים, פריצות ובעיות תוכנה אחרות. זאת בניגוד לשירותים לחשבוניות שיושבים בענן ולא מושפעים מהבעיות במחשב האישי שלכם.
 

אז עוברים לחשבונית ממוחשבת?

כמו שראינו במאמר, יש הרבה יתרונות להוצאת חשבונית ממוחשבת בעזרת מערכות הנהלת חשבונות בענן. מערכות שכאלו מוסיפות לנו קודם כל סדר שמאפשר לעקוב אחרי ההכנסות שלנו בעסק בצורה קלה ומהירה, מה שמאפשר לנו תכנון כספי טוב יותר.

כמו כן שהבנו שאנחנו כבר לא במאה ה-20 אלא במאה ה-21, מה שאומר שכבר שליחת מסמכים בדואר או הדפסה של חשבוניות היא דבר מיותר ברוב המקרים, שרק גוזל מאיתנו זמן ועולה לנו גם יותר כסף.

לעומת זאת חשבונית ממוחשבת היא לא רק יותר יעילה להנפקה ושליחה לעומת החשבונית הקלסית, אלא גם משדרת מיתוג מודרני לעסק, ולעיתים מותאם אישית (כגון לוגו). זה גם פתרון שהוא הרבה יותר ירוק משום שהוא חוסך בנייר ובשליחת מסמכים שלשניהם יש השפעה סביבתית.

דיברנו על כך ששירותים איכותיים של חשבונית ממוחשבת בענן, מאפשרים גם חיבוריות טובה לשירותים נוספים, מה שמאפשר לך לייעל את התהליכים בעסק שלך, כמו למשל ייצור חשבונית אוטומטית בעת קניית מוצר באתר. דבר שכדאי לקחת בחשבון כאשר באים לבחור שירות להנפקת חשבוניות ממוחשבות.

בהמשך ראינו שאחד היתרונות החשובים בחשבוניות ירוקות שהן נגישות מכל מקום (כל עוד יש לך אינטרנט) וכך מאפשרות לך להנפיק חשבוניות גם כשאתה לא נמצא במשרד או בחנות שלך בלי צורך לסחוב איתך את פנקס החשבוניות שעלולים להינזק או סתם להיעלם.

כדי להתכונן ולמנוע נזקים ומרעין בישין שיכולים לקרות לפנקסי החשבוניות שלך, דיברנו בסיום על נושא הגיבוי. שימוש בחשבוניות ממוחשבות אונליין נותן מענה טוב לנושא הגיבוי בעזרת כמה שכבות גיבוי: אתר החברה, המחשב שלך, דוא"ל ושירותי גיבוי בענן.  

אז במידה ואתם אם אתם עדיין עושים שימוש בפנקסי חשבוניות אני מקווה שמאמר הזה יעזור לכם לעשות את הצעד לקראת המאה ה-21 ולהתקדם לחשבוניות ממוחשבות.

אם אתם כבר משתמשים בשירות חשבוניות ממוחשבות אני מקווה שעזרתי לכם להבין טוב יותר את יתרונות השירות ועכשיו תוכלו לוודא שהשירות שאתם משתמשים בו מספק את כולם.