בין אם אתם בעלים של עסק קטן ובין אם אתם עומדים בראש חברה גדולה, תמיד יהיו מספר פעולות הקשורות לעסק אותם תצטרכו לעשות במקביל.
זה יכול להיות אתגר רציני להתמודד עם יותר מדי משימות בבת אחת, לנהל עובדים, להתעסק בבירוקרטיה, לדאוג לפן הכלכלי, ללקוחות, לעשות שיווק ועוד.
זו הסיבה העיקרית שעסקים רבים התחילו להשתמש בתוכנה לניהול העסק, כדי לשמור על סדר וארגון, לתפעל את הכל ממקום אחד ולהקל על ההתנהלות היומיומית.
בימים אלה יותר ויותר ארגונים או חברות משקיעים בתוכנת עסקים בכדי לבצע פעולות שוטפות, לחזות סיכונים ולשפר את היעילות.
זו גם הסיבה כי תוכנות לניהול עסק משתנות ומשתפרות כל הזמן בכדי לתת מענה לעולם העסקים שנמצא בכל עת בהתקדמות ושינוי.
במאמר נלמד מהי בכלל תוכנה לניהול עסק, מהי נותנת לעצמאים ובעלי עסקים וכיצד בוחרים את התוכנה הטובה ביותר עבור העסק שלכם.
מהי תוכנה לניהול עסקים?
בעולם העסקים של שנת 2021 הפתרון ההגיוני ביותר לניהול עסק הוא להשתמש בתוכנות ממוחשבות ייעודיות לניהול העסק.
מדובר בממשקים שעוצבו במיוחד כדי להקל על בעלי עסקים, לארגן את כל המידע במקום אחד ולתרום להתנהלות יעילה יותר.
אלו תוכנות ידידותיות שמחירן לא גבוה, אבל התרומה שלהן לשגרה היא מכרעת.
בעזרת תוכנה לניהול עסק, יכול בעל העסק לעקוב אחר פרמטרים רבים, הקשורים לעסק עצמו, בין אם אלה פרמטרים פיננסיים כמו הוצאות והכנסות ובין אם אלה פרמטרים אדמיניסטרטיביים, כמו לקוחות העסק, הספקים שלו, המלאי ועוד.
ניהול זה מאפשר לבעל העסק לקבל תמונת מצב מקיפה באשר לעסק ואפשרות לשלוט בכל אחד מהפרמטרים הקשורים אליו.
מהם היתרונות של תוכנה לניהול עסק
תוכנה לניהול עסק בענן
שלא כמו פתרונות ישנים ויקרים, מערכת ניהול עסקים הינה מבוססת ענן ולכן ניתן להשתמש בה בזמן אמת בכל מקום ומכל מכשיר (נייד, טאבלט, מחשב).
בעזרת מידע בזמן אמת תוכלו להקדיש זמן רב יותר להתמקדות בפעילויות בעלות ערך גבוה יותר ובאזורים הולכים וגדלים בעסק שלכם.
תוכנה לניהול עסק חוסכת לכם זמן וכסף
לכאורה, תשלום חודשי עבור תוכנה לניהול עסק נחשב כהוצאה נוספת שאולי עלולה להתפרש כלא הכרחית לכל בית עסק.
באופן מפתיע, תוכנות אלה זולות בהרבה משנוטים לחשוב. לרוב התוכנות ישנם מסלולים שונים אשר ניתן לבחור מתוכם את המתאים ביותר עבור העסק שלכם ולחלקן אף יש תקופת התנסות בחינם.
בנוסף, אם מעמידים מול תשלום חודשי זה את כל הזמן המושקע בניהול לוגיסטי של בית העסק, לדוגמא, רישום ידני של מלאי ולקוחות, הוצאת חשבוניות ידנית (שגם בזה ישנה הוצאה כמובן), תיוקים, ניהול מעקב שוטף המתבסס על זיכרון, שימוש במספר תוכנות שונות לתפעול העסק, הרי שעדיף להשקיע תשלום חודשי תמורת הזמן היקר והשקט הנפשי.
תוכנה לניהול עסק תורמת לסדר וארגון בבית העסק
בהמשך לסעיף הקודם, עסק המתנהל בצורה מסודרת ומאורגנת, אשר מאפשרת איתור כל נתון בזמן קצר וביצוע פעולות שוטפות בצורה אינטואיטיבית ואף אוטומטית, מתנהל באופן בריא וממושך יותר ובעליו מתפנים לעסוק בסיבה האמיתית שלשמה הוקם בית העסק.
סדר וארגון בעסק יאפשר לכם ולעובדים שלכם להתמקד בצמיחה והצלחה.
תוכנה לניהול עסק משפרת את מיתוג העסק
עסק המתנהל באופן ממוחשב ומסודר ע"י תוכנת הנהלת חשבונות נתפס כאמין ורציני יותר מול הלקוח, מאשר עסק המתנהל באופן ידני ולא מאורגן.
יתרה מזאת, בעידן שבו כולם משתמשים בטכנולוגיה ובכלים דיגיטליים, עסק אשר פועל באופן ידני נתפס כמיושן.
תוכנה לניהול עסק משפרת את השליטה על הנעשה בבית העסק
בנוסף לשליטה בסדר, בארגון ובהוצאות הלוגיסטיות של בית העסק, בעזרת תוכנה לניהול עסק ניתן לשלוט באופן מלא על כל מה שנעשה בחברה, החל מרמת העובד וכלה ברמת הלקוח, המכירה והגבייה.
מה כוללת תוכנה לניהול עסק
תוכנה חכמה מציעה לבעל העסק כלים שונים, ההופכים את השימוש בה לפתרון האידיאלי לניהול העסק.
הפקת מסמכים חשבונאיים ואחרים
בעזרת התוכנה יכול בעל העסק להפיק מסמכים חשבונאיים שונים, לדוגמא חשבונית מס/קבלה, חשבונית זיכוי, חשבונית עסקה, הזמנת עבודה, תעודת משלוח/החזרה, הצעת מחיר, אישור פיקדון, הזמנת רכש ועוד.
המסמכים מאושרים על ידי רשות המיסים, חתומים דיגיטלית ונשלחים באופן אוטומטי למייל הלקוח או לווטצאפ מה שמונע טעויות וחוסך זמן.
בנוסף, ניתן להוסיף לוגו ולעצב את החשבונית בצבעים לפי בחירתכם האישית, כך תגרמו למסמך להיות חלק בלתי נפרד ממיתוג החברה.
בעזרת העיצוב תשדרו מקצועיות ותשדרגו את נראות העסק, כך שתסיימו את ההתקשרות האחרונה עם הלקוח עם טעם של עוד.
ניהול הוצאות והכנסות
בעזרת התוכנה יכול בעל העסק לעקוב אחר ההוצאות וההכנסות השונות שלו באופן מסודר ונוח, בין אם ההוצאות חד פעמיות או הוצאות קבועות שונות.
שומרים את כל ההוצאות במערכת בצורה מסודרת וללא כל הבלאגן והניירת ושולחים את כל ההוצאות מהמערכת ישירות לרואה החשבון בצורה אוטומטית.
ישנן תוכונות שדרכן אף ניתן לשלם את המע״מ ומס ההכנסה ישירות מהמערכת ע״י חישוב אוטומטי של המע״מ התקופתי ומקדמות מס הכנסה.
כך קל יותר להבין את מצב העסק ולעקוב בצורה פשוטה אחרי ההכנסות וההוצאות, להישאר מאורגנים ובעיקר חסרי דאגות.
ניהול לקוחות וספקים
מערכת המכילה בתוכה תוכנה לניהול לקוחות מאפשרת לשמור את פרטי הלקוחות כולל מעקב אחר מוצרים שרכשו, שמירת פריטים לחשבוניות עתידיות, הוספת אנשי קשר למשלוח המסמכים, אפשרויות הגדרה שונות, ניהול רשימת פריטים לכל לקוח ועוד.
ניהול פריטים ומלאי
במערכת ניהול העסק ניתן לשמור את כל הפריטים, מוצרים ושירותים שאתם מוכרים לניהול קל ונוח, ייעול העבודה ע״י יצירת מסמכים בקליק מתוך רשימת הפריטים ומעקב אחר המלאי שנותר לכם.
הפקת דוחות ומעקב
בתוכנה לניהול עסקים תוכלו לצפות בלחיצת כפתור בכל הלקוחות שחייבים לכם כסף ותשלומים העתידיים.
תוכלו להשתמש בדוחות פירוט לפי תקבולים וסוגי תשלום למעקב ואימות תזרים בפועל.
כך תהיו בשליטה על ההפקדות וניהול הצ׳קים העתידיים וכמובן תמונת מצב של העסק באמצעות דוח רווח והפסד.
סליקת אשראי ודפי מכירה
גביית כספים זו נקודה חשובה ביותר לכל עסק. בעזרת מערכת ניהול עסק, תוכלו לסלוק אשראי מכל מכשיר, בכל זמן ומכל מקום.
מרגע ההתחברות כל פתרונות הסליקה לעסק שלכם אצלכם בנייד, במחשב או בטאבלט.
מערכת ניהול טובה תאפשר לכם לשלוח ללקוחותיכם דרישת תשלום בווטסאפ. כך תאפשרו ללקוח לשלם בעצמו בלי לתת את פרטי האשראי ומיד לאחר ששילם תופק אוטומטית קבלה ותשלח אליו במייל.
במערכת איזיקאונט אף תוכלו ליצור בקלות דף תשלום שיעבוד עבורכם באופן אוטומטי סביב השעון.
תוכלו להוסיף סרטון או תמונה, אופציות שונות למשלוחים וקופונים, לבחור שהדף ייעצר אוטומטית בסיום המלאי, לבצע חיבור לגוגל תג מנג'ר למעקב ואפילו להעביר בסיום הרכישה לדף אחר לבחירתכם.
במידה ויש לכם לקוחות שמשלמים סכום חודשי קבוע, בעזרת חיוב אוטומטי תוכלו לגבות כסף מהלקוח ללא מאמץ, ללא שיחות לא נעימות ובלי לבזבז זמן.
החיוב מתבצע באופן אוטומטי וחשבונית מס נשלחת ישירות למייל הלקוח.
בנוסף, תוכלו לשמור את פרטי האשראי של הלקוחות במערכת בצורה מוצפנת, לחיוב חוזר בעסקאות עתידיות.
התממשקות לאתרי מסחר
במידה ויש לכם אתר ב WordPress, Woocommerce, פייפאל, שופיפיי או wix, בעזרת תוכנה לניהול העסק באפשרותכם לחבר את החנות שלכם לסליקה והוצאת חשבונית אוטומטית ממקום אחד בקלות וביעילות.
מערכת ניהול העסק של איזיקאונט
EasyCount הינה מערכת לניהול העסק אשר מכילה בתוכה את כל התכונות והיכולות שהזכרנו מעלה.
בזכות ממשק ידידותי ואינטואטיבי כל עצמאי ובעל עסק יכולים בפשטות ובקלות להשתמש בה ולהנות מכל מה שהיא מציעה בכל הנוגע לניהול העסק, מהפקת מסמכים חשבונאיים, התנהלות מול רואה החשבון מרחוק, גבייה באשראי, ניהול דוחות, מעקב, הוצאות ועוד.
ניתן להתשמש במערכת מכל מכשיר ואף דרך אפליקציה ייעודית.
לתוכנת איזיקאונט מסלולים מגוונים המתאימים לכל סוג עסק ויתרונה הבולט מול המתחרים זהו שירות הלקוחות ותמיכה טכנית אשר ניתן לקבל גם בטלפון.
מוזמנים להירשם לחודש התנסות בחינם 😊
לסיכום
לפי נתוני Dun and Bradstreet, בשנת 2015 נסגרו 44,500 עסקים, 99% מתוכם עסקים קטנים:
- 50% מהעסקים נסגרו בשל חוסר כדאיות כלכלית.
- 30% מהעסקים נסגרו בשל קבלת החלטות עסקיות שגויות.
- 20% מהעסקים הקטנים נסגרו בשל קשיים בתזרים המזומנים.
את מרבית הבעיות האלו ניתן היה למנוע לו השתמשו בעלי העסקים שנסגרו בכלי חכם לניהול עסק.
כפי שראינו במאמר, תוכנה לניהול עסק מומלצת לכל סוגי העסקים, אמנם ניתן למצוא בשוק תוכנות ייעודיות כמו תוכנה לניהול עסק קבלנים, עורכי דין, מטפלים וכדומה אך ישנן תוכנות המתאימות לכל סוגי העסקים.
המערכת מאגדת בתוכה מכלול שלם של לוגיסטיקה משרדית הכולל ניהול מלאי ומערך לקוחות, תוכנה לניהול חשבונות, רכש, אפשרויות גביה ועוד, המקלים על העבודה השוטפת וחוסכים המון זמן וכסף.
למדנו מהם היתרונות של מערכת כזו, מה התכונות שיש בה ולמה הן כל כך חשובות לכל עצמאי אשר רוצה לגדול ולצמוח בעולם העסקים.
תוכנה לניהול עסק חינם להורדה או בענן ניתן למצוא ברשת אך כמו בכל דבר שקשור לעסק שלכם ואתם רואים בו השקעה לטווח רחוק כדאי להעמיק ולשמוע על המלצות תוכנה לניהול עסק מהקולגות שלכם ובעלי עסק שאתם סומכים עליהם.
בהצלחה 😊
