how to write a bid


את הצעות המחיר הראשונות שכתבתי אני לא אשכח לעולם.
הן היו ארוכות, מסורבלות ולא משכנעות ומה הפלא שלא הצלחתי לסגור אף עסקה?
להצעה של מחיר יש שפה וכללים משלה. רק אם נלמד לכתוב נכון נצליח להפוך את ההצעה לעסקה.

הצעת מחיר היא מסמך מחייב שיש לו השפעה רבה על סגירת עסקה ולפעמים גם על המשך ההתקשרות לתקופה ארוכה. נכון, לשורה האחרונה של ההצעה, לקביעת המחיר, יש השפעה רבה על סגירת העסקה, אך לא רק.

חשוב לדעת לנסח נכון ומקצועי את ההצעה, לשווק את עצמכם כבעלי מקצוע מנוסים ואמינים, להתמקד ולכתוב כמה שפחות. הצעה המנוסחת בקצרה עם כמה שפחות אותיות קטנות ומשפטים ארוכים ומסורבלים תרתיע פחות את הלקוח הפוטנציאלי.

זכרו, כל הצעה של מחיר היא כרטיס הביקור שלכם. כתבו אותה בצורה מכובדת, הימנעו משגיאות כתיב ומשגיאות ניסוח וכתבו בשפה ברורה ואדיבה. 
 

אינפוגרפיקה של כתיבת הצעת מחיר


השלב החשוב ביותר בהצעות מחיר: שלב ההכנה 
 

כאשר אתם שולחים הצעת מחיר, זה ברור שאתם רוצים לקבל את העבודה. אך לפני שתתמקדו במחיר ועוד לפני שתיגשו לכתיבת ההצעה חשוב לקחת קצת זמן ולחשוב מה חשוב עבורכם ומה אתם מעדיפים. 

האם אתם מעדיפים עסקה לטווח רחוק גם במחיר נמוך יותר, האם אתם מוכנים לפשרות ובלבד שתוכלו להוסיף לקוח חדש אל רשימת הלקוחות שלכם, או אולי לא חסרים לכם לקוחות ועבודה ואתם לא מוכנים להתפשר על המחיר. כתבו לפניכם את האפשרויות ודרגו אותם לפי סדר העדיפות. זה יעזור לכם מאוד כאשר תגיעו לשלב שבו תצטרכו לנקוב במחיר.

בהנחה ששלב ההצעה מגיע לאחר פגישה עם הלקוח או לאחר שיחה טלפונית, נסו להיזכר מהם הצרכים של הלקוח, מהן הבעיות שבגללן הוא פנה אליכם ומהם הקווים האדומים שלו. 


**טיפ של מנוסים**

מעכשיו כדאי לכם לעשות מנהג קבוע, בכל פגישה או בכל שיחת טלפון רשמו לפניכם הערות חשובות תוך כדי מהלך השיחה. רשמתם? נהדר. זה הזמן לחזור אל ההערות, לחשוב עליהם ולהתייחס אליהן בכתיבת ההצעה.
 

ערכו מחקר קצר ונסו לבדוק מי הם המתחרים שלכם. עקבו אחריהם באינטרנט. פעמים רבות תצליחו לדלות מידע רב מהאתרים או מפורומים ייעודיים העוסקים בתחום שלכם. תוכלו ללמוד על הניסיון שלהם, על המוצר שלהם. תוכלו להשוות אותו למוצר שלכם ובמקרים רבים תוכלו לקבל גם מידע על המחיר שגובים המתחרים.

נסו לחשוב מה יכולות להיות ההתנגדויות של הלקוח ואיך אתם יכולים למוסס אותם. חשבו על הסיבות שבגללן ירצה הלקוח להעדיף את המוצר שלכם, חשבו על הפתרון ועל התוצאות הנפלאות שהמוצר שלכם יכול להעניק ללקוח והיזכרו בלקוחות מרוצים שישמחו להמליץ על המוצר או על העסק שלכם.

לא בטוח שתידרשו להשתמש בכל העובדות בכתיבת ההצעה, אך עצם המודעות אליהן תעניק לכם ביטחון במוצר שלכם.

בטח כבר שלחתם מספר הצעות בעבר ויש לכם ניסיון. קחו הצעת מחיר לדוגמא, נסו לבחון אותה. האם היא עבדה טוב, אם כן למה. את הדפוס של ההצעות המנצחות, העתיקו גם הפעם, אך בשינויים המתבקשים.


הגיע הזמן לגשת לשלב הכתיבה

 

  • הצעת מחיר חייבת להיות ממוקדת וברורה ולהכיל רק את המידע הרלוונטי. הקפידו על הצעה קצרה וברורה, אך מפורטת מספיק ומכובדת. 
     
  • זה לא המקום לספר על עצמכם. אתם חייבים להתמקד בצורכי הלקוח ולהציג לפניו את התועלות שלכם. הציגו את היתרונות שלכם, אך נסחו זאת ממבטו של הלקוח. אם אתם מגישים, לדוגמה, הצעת מחיר להובלה, אל תציינו באופן סתמי את הוותק ואת הניסיון שלכם. השתמשו בוותק ובניסיון, אך הדגישו איך זה יכול לעזור ללקוח הפוטנציאלי. 
     
  • כתבו בגובה העיניים ונסו ליצור מסמך שידבר אל הלקוח שלכם. אל תשתמשו במונחים מקצועיים שאינם מוכרים לרוב האנשים שאינם עוסקים בתחום שלכם. השימוש בשפה גבוהה, מסורבלת ומקצועית עלול להרחיק מכם לקוחות פוטנציאליים. 
     
  • תמיד רצוי לכתוב הצעה בשפה השגורה בפי הלקוח, אם הוא מדבר אנגלית, למשל, הגישו לו הצעת מחיר באנגלית או בכל שפה אחרת שאתה הוא מדבר ומבין היטב.
     
  • כתבו הצעה ברורה ומפורטת. השתדלו לכלול בה מרכיבים כמותיים ברורים. פרטו את שלבי התהליך, את מספר השעות הנדרשות, את לוח הזמנים לביצוע, פעילויות נלוות ועוד. לוח הזמנים לביצוע הוא אחד הפרמטרים החשובים והוא מופיע בכל טופס הצעת מחיר לדוגמא. 
     
  • אם אפשר נסו לפרט את המחיר לכל סעיף. אם אתם מגישים לדוגמה הצעת מחיר לשיפוץ, נסו לפרט את כל מרכיבי השיפוץ ותנו הצעת מחיר לכל סעיף ולכל סוג של שיפוץ. תארו את החומרים שבהם תשתמשו במהלך השיפוץ, פרטו את הכמויות ואת העלויות שלהם. כך תוכלו להקל על הלקוח להשוות בין ההצעות השונות שהוא יקבל ולהבין טוב יותר ממה מורכב המחיר הסופי שלכם. 
     
  • תנו ללקוח הזדמנויות ליציאה. אנשים רבים פוחדים מהתקשרות ארוכת טווח. אם אתם למשל מגישים הצעת מחיר לביטוח רכב, הדגישו לפני הלקוח הפוטנציאלי כי בתום תקופה מסוימת תוכלו לבחון את המחיר מחדש ואם הוא לא ימצא חן בעיני הלקוח, הוא יוכל לעזוב ללא תנאים.
     
  • הדגישו את התנאים וההגבלות. כמה סבבי תיקונים אתם מוכנים לבצע, מהם אפשרויות ההחלפה, מה לא כלול במחיר, למשל תיקונים לאחר פרק זמן, אילו חומרים צריך הלקוח לספק לכם ומהו שיתוף הפעולה הנדרש ממנו. 
     
  • אל תכתבו את המחיר הסופי לפני שאתם בטוחים שהצלחתם להציג את עצמכם כבעלי עסק מקצועיים ואמינים. זכרו, אנשים רבים מעדיפים מחירים זולים, אבל הרבה יותר אנשים מוכנים לשלם מחיר גבוה יותר, אך בתנאי שהם סומכים על בעל העסק ומתרשמים מהמקצועיות שלו. 
     
  • הציעו מחיר הוגן, אל תשכחו לתת אחריות ובמקרים מסוימים חשוב לפרט מצבים עתידיים אפשריים ודרכי טיפול והתייחסות.
     
  • שלב קביעת המחיר הוא השלב הקובע. אם תצליחו לתת מחיר מנצח, רבים הסיכויים כי תצליחו לסגור את העסקה. בקביעת המחיר התייחסו למידע שאספתם על הלקוח ועל המתחרים זה ייתן לכם אינדיקציה על גובה המחיר שתוכלו לבקש.  
     
  • אם בענף שלכם מקובל לחלק את מועדי התשלום, פרטו כמה אחוזים מהתשלום יש לשלם כמקדמה, פרטו את המועדים ואת הסכומים שיש לשלם בכל מועד והדגישו את המועד האחרון לתשלום הסופי. אם אתם תוחמים את העבודה למספר שעות, הדגישו את המחיר לשעות עבודה נוספות מעבר לשעות שנקבעו בהסכם. 
     
  • כתבו בפירוט את המחיר המסכם, אל תשכחו להתייחס גם למע"מ. אם אתם עוסק פטור ואינכם גובים מע"מ אל תשכחו להדגיש את זה. 
     
  • אל תתפתו לתת מחירים נמוכים, ובטח לא מחירי הפסד בשל התייחסות לעסקאות עתידיות. לקוחות רבים ינסו לפתות אתכם בעסקאות עתידיות כדי להוזיל כעת את מחיר מוצר או השירות.
     
  • העסקאות העתידיות לפעמים הם אכן מגיעות, אך הרבה פעמים לא. חשוב לקחת בחשבון שאם סיכמתם עם הלקוח על מחיר זול, יהיה לכם מאוד קשה, אפילו בלתי אפשרי, להעלות את המחיר בעתיד.
     
  • אחרי שנקבתם במחיר זה הזמן לספר קצת עליכם. אם תצליחו להעביר את המסר שלכם היטב הוא ישאיר את הרושם האחרון, ולפעמים גם הקובע, אצל הלקוח. כדאי לכם לשלב המלצות ושמות של לקוחות משמעותיים וכל מידע רלוונטי ואמיתי שיסייע לכם לזכות העסקה.
     
  • הגבילו את התוקף של ההצעה. בדרך כלל מקובל לתת לכל הצעה תוקף שבין שבועיים ועד לחודש. אתם יכולים לחרוג ולהאריך את התוקף, אך חשוב להגביל אותו. סביר להניח כי אם הלקוח יחליט לחזור אליכם לאחר חצי שנה או שנה מיום הגשת ההצעה לא תרצו לעבוד אתו באותו המחיר.
     
  • אם אתם לא יודעים לכתוב הצעה מנוסחת ומסוגננת היטב, אתם יכולים להיעזר ברשת האינטרנט. באתרים רבים תמצאו טופס הצעת מחיר להורדה, תוכלו להשתמש בו או בחלק ממנו. 
     
  • בסיום ההצעה, אל תשכחו לפרט את כל הדרכים שבהם אפשר ליצור קשר אתכם, כתבו את מספרי הטלפון, הנייחים והניידים, את מספר הפקס את הכתובת ואת כתובת המייל או כל אמצעי קשר אחר.
     

איך כותבים הצעת מחיר שתהפוך להצעת עבודה


שישה טיפים מנצחים שיעזרו לכם לנסח הצעה מושלמת 

 

  1. איסוף המידע הוא שלב שאסור לדלג עליו, הוא יכול לקחת שעה קלה, הוא יכול להימשך מספר ימים, אך בכל מצב אל תעשו קיצורי דרך. איסוף המידע מתחיל כבר בפגישה הראשונה עם הלקוח. הגיעו לפגישה מוכנים. למדו על התחום שבו הלקוח הפוטנציאלי שלכם עוסק ושאלו אותו שאלות ממוקדות שהכנתם עוד לפני הפגישה. אל תשכחו לרשום הערות.
     
  2. בניית התמחור הוא חלק מאיסוף המידע. ערכו לכם רשימה מפורטת של המוצרים שלכם, ציינו את המספר הקטלוגי שלהם, פרטו כמה הם עלו לכם ומהו המחיר המוצע לצרכן.
    ברגע שיהיה לכם פירוט של כל המוצרים, של העלויות שלכם, של התיאור שלהן ושל פירוט התמחור הסופי לצרכן, תוכלו לראות בבירור מהן העלויות, איפה אתם יכולים להתגמש ויהיה לכם קל יותר לקבוע מחיר סופי.
    אם אתם נותנים שירותים, כמו למשל שירותי ייעוץ, בנו תמחיר המבוסס על מספר שעות העבודה הנדרשות להכנת הפגישה ולמספר הפגישות הנדרשות.
     
  3. אם זו הפעם הראשונה שבה אתם מגישים הצעת מחיר כדאי להתייעץ עם קולגות העוסקים בתחום. התייעצו אתם על התועלות של המוצר שיעניקו מענה לצרכים של הלקוח, על רמת המחירים המקובלים בשוק ועוד.
    קחו בחשבון שההצעות הראשונות שלכם יהיו תמיד פחות טובות ותמיד יחסרו בהם סעיפים חשובים ורלוונטיים. עד שהזמן ילמד אתכם לכתוב הצעה מושלמת, כדאי להיעזר בקולגות או באנשי מקצוע המתמחים בכתיבה של מסמכים שיווקיים.
     
  4. אל תמהרו לשלוח את ההצעה. הודיעו ללקוח על התאריך הצפוי שבו תשלחו את ההצעה ועמדו בו. קחו מרווח זמן סביר ועד לשליחת ההצעה תוכלו לחזור ולעיין בה בהפרשי זמן. אם צריך תוכלו להכניס בה שינויים.
     
  5. אם אתם שולחים הצעת מחיר ממוחשבת אל תשלחו אותה במסמך פתוח כמו קובץ וורד למשל. עדיף לשלוח בקובץ פי. די. אף,  קובץ סגור שבו אף אחד, חוץ מכם, לא יוכל לבצע שינויים ולחייב אתכם לפעול לפיהם.
     
  6. גם אם אתם שולחים את ההצעה בפקס או שולחים הצעת מחיר דיגיטלית אתם חייבים לעקוב אחריה. חשוב לוודא עם הנמען כי ההצעה הגיעה ליעדה.

    נסו לקבל השערה מהו הזמן הנדרש לו כדי להחליט בין ההצעות או במילים פשוטות יותר מתי תוכלו להתקשר אליו שוב. אם העסקה חשובה לכם במיוחד, אל תשלחו הצעת מחיר אונליין. נסו להגיע אל הלקוח בעצמכם. תמיד תוכלו לספר כי עברתם כאן במקרה והחלטתם להביא את ההצעה באופן אישי.

אני כבר הצלחתי לכתוב המון הצעות שהניעו לסגירת עסקאות.
אחרי שקראתם את המאמר אני בטוחה שגם אתם תצליחו לכתוב נכון הצעת מחיר ולסגור עסקאות רבות.

בהצלחה!

אהבתם? שתפו עם חברים כדי שגם הם ילמדו.