כל מה שרציתם לדעת על חשבונית עסקה ולא היה לכם את מי לשאול

התחלתם את דרככם העצמאית? בשעה טובה! כעת, ממש ברגע שאתם עוברים מחיים כשכירים לחיים כעצמאיים, זהו הזמן הטוב ביותר להשיב את הסדר על כנו. אם עדיין לא ברור לכם, כמו, אגב, לעצמאיים וותיקים רבים, מהי חשבונית עסקה, האם חובה להנפיק אותה, מתי עושים את זה וכיצד, המאמר שלפניכם ייתן מענה לכל השאלות הבוערות, ובכך יסייע לכם להתנהל נכון יותר מבחינת עסקית.  

 

הוצאת חשבונית עסקה כמוהה כדרישת תשלום

חשבונית עסקה היא מסמך שבאמצעותו מתבצעת דרישת תשלום על מכירה או מתן שירות. חשבונית זו, הידועה גם בשמה הנוסף "חשבונית פרופורמה" היא דרישת תשלום שכל בעל עסק נדרש להוציא ללקוח, לקונה או למקבל שירות על כל מכירה, עסקה או מתן שירות. בניגוד לחשבונית המס, חשבונית עסקה אינה משמשת לרישום של פעולות חשבונאיות, היות שהיא מייצגת כסף שעדיין לא התקבל, אך מהווה את יריית הפתיחה לתהליך קבלת התשלום.

חשבונית עסקה צריכה לכלול פרטים כמו: שם העסק, מספר ת.ז או מספר ח.פ, תאריך הנפקת המסמך, שם הלקוח וכתובתו, הסכום לתשלום ופרטים חשובים נוספים על העסקה שבוצעה בין מקבל ונותן השירות. למעשה, הפרטים שאמורים להופיע על חשבונית עסקה דומים לפרטים שצריכים להיות מצויינים על גבי חשבונית המס, אם כי חשוב להבחין בין שתיהן, היות שמדובר בשני מסמכים נפרדים ושונים זה מזה, כאשר בגין הראשון לא מחשבים תשלומי מס, ואילו האחרון מחייב מבחינת מע"מ. 

בשנתיים האחרונות, מאז יצא תיקון לחוק האוסר על דרישת חשבונית או קבלה לפני שהתקבל התשלום מהלקוח או הספק, עלתה חשיבותה של חשבונית העסקה, שהפכה למעשה לדרך היחידה, הנכונה והחוקית לדרוש תשלום, כך שהעוסק לא יצטרך לשלם מס לפני שקיבל את הכסף.

על אף כי הדרישה להנפיק חשבונית עסקה מעוגנת בחוק, מס הכנסה אינו מנהל מעקב אחר הוצאתה, בעיקר מכיוון שאין למסמך כזה השלכות מבחינת מיסוי. יחד עם זאת, ולמרות שהוא אינו מהווה מסמך למטרות של ניהול פנקסי חשבונות, רצוי להקפיד על הוצאת חשבונית עסקה כנדרש כדי לשמור על סדר וארגון, ועל מנת לעקוב אחר ההתנהלות הכספית בארגון או בבית העסק.

 

האם גם עוסק פטור וגם עוסק מורשה מחוייבים להנפיק חשבונית עסקה?

גם מי שמוגדר כעוסק פטור וגם מי שמוגדר כעוסק מורשה מחוייב להוציא חשבונית עסקה, מאחר שהנפקתה היא חלק בלתי נפרד מתהליך התיעוד של הפעילות העסקית, המחייב רישום של כל הפעולות הכלכליות שבוצעו במסגרת התנהלותו השוטפת של העסק, יהיו סך הכנסותיו השנתיות ככל שיהיו. עוסק פטור ועוסק מורשה כאחד, אם כן, מחוייבים להנפיק חשבונית עסקה בזמן ביצוע העסקה, אך בעוד הראשון צריך בעת התשלום להוציא קבלה, האחרון נדרש להנפיק חשבונית מס (תוך שבעה ימים ממתן השירות או 14 יום מיום ביצוע המכירה).

 

כיצד מוציאים חשבונית עסקה?

חשבונית עסקה היא מסמך שניתן להפיק באופן עצמאי. כמובן, שרצוי להשתמש בנייר עליו מוטבע הלוגו של בית העסק, וכדאי לבדוק היטב שצויינו על גביה כל הפרטים הרלוונטיים לעסקה. חשוב לציין, כי בעשור האחרון, ומאז הותרו לשימוש החשבוניות המקוונות, עוד ועוד עצמאיים מאמצים את חשבוניות העסקה האלקטרוניות, המונפקות באמצעות תוכנה ממוחשבת, זאת בשל היתרונות הרבים הטמונים בהן, בראשן הקלות שבה ניתן לשמור על סדר בתיעוד הפעילות העסקית ולנהל מעקב בצורה פשוטה וידידותית.

 

אז מה היה לנו?

הנפקת חשבונית עסקה מחייבת עוסקים פטורים ועוסקים מורשים כאחד. באמצעות הוצאתה אנו דורשים תשלום עבור כל עסקה המתבצעת במסגרת הפעילות של העסק. הקפדה על הנפקה של מסמך כזה באופן שוטף תתרום להתנהלות פיננסית נכונה ומסודרת יותר, שבתורה כמובן תשפיע לחיוב על כלל ההתנהלות העסקית. לבסוף, אם אתם רוצים לשדרג עוד יותר את ההתנהלות החשבונאית של העסק שלכם, עברו להנפקת חשבוניות עסקה באינטרנט, ותחסכו מעצמכם את כל ההליך המסורבל של הנפקת חשבונית עסקה המבוסס על נייר.