10 טיפים לניהול הוצאות ותיעוד חשבוניות וקבלות

"הי עודד, זאת תמי, רואת החשבון שלך. כבר כמעט אמצע החודש ועדיין לא קיבלתי ממך את החשבוניות של סלקום, בזק ואופיס דיפו. מתי תוכל לשלוח לי? הדו"ח מחכה רק לזה. אל תשלח ברגע האחרון…"

כך נשמע, פחות או יותר, הסיוט הכי גדול של כל בעל עסק. טוב, קצת הגזמנו – לא הסיוט הכי גדול, אבל בכל זאת, "טקס החשבוניות החודשי" לא זוכה לאהדה רבה בקרב העסקים והעצמאים בישראל.

לאיסוף החשבוניות חשיבות כפולה. זיהוי של הוצאות מוכרות מקטין את גובה מס ההכנסה שבית העסק צריך לשלם. 

מס הכנסה, בניגוד לשמו, לא חל על כל ההכנסה אלא רק על רווחי העסק (הכנסות פחות הוצאות). ככל שהעסק "מעמיס" יותר הוצאות מוכרות, כך הוא מקטין את שורת הרווח שלו ובהתאמה גם את חבות המס שלו. 

מהצד השני, עבור כל מוצר או שירות שנגבה עבורם מע"מ, רשאי בית העסק לדרוש את המע"מ ששולם חזרה מהמדינה (כל עוד הוא אינו "עוסק פטור"). בשני המקרים מדובר ב"כסף על הרצפה" שיכול בית העסק לאסוף, ואשר עשוי להגיע לאלפי שקלים בשנה ויותר.

אז מה אפשר בכל זאת לעשות? הרשו לנו להציג לכם 10 טיפים שונים כדי להקל על המלאכה ולמקסם את הוצאות המס המוכרות שלכם:

1. תייקו הוצאות בזמן אמת

אל תחכו עם המסמכים לרגע האחרון – תייקו את המסמכים לאורך כל החודש. לא רק שתחסכו לחץ של הרגע האחרון, גם תמנעו מלשכוח הוצאות לאחר שעבר זמן רב ממועד ההוצאה.

2. בקשו לקבל חשבוניות במייל

רוכשים שירות או מוצר? בקשו לקבל את החשבוניות במייל ולא בדואר – יש לכך יתרונות רבים:

  1. קל יותר לארגן ולחפש תוכן דיגיטלי.
  2. חשבונית דיגיטלית נחשבת חשבונית "מקור" ואין חשש לאבד אותה.

בעידן הענן של גיבויים הנשמרים לאורך שנים, תחסכו לעצמכם שמירת דפים מקומטים בקלסרים מאובקים (וגם תוכלו להימנע מסכסוכים משפחתיים על מקום במדפים).

שימו לב, עם זאת, עסקים קטנים עדיין חייבים לשמור חשבוניות נייר מקוריות במידה והתקבלו מהספק כחשבוניות נייר.

3. עיינו בפירוט כרטיס האשראי

המכתבים מחברת האשראי ממתינים בערימה כבר חודשים ארוכים? זה הזמן להשוות את פירוט החיובים באשראי לחשבוניות שכבר אספתם. 

חסרה חשבונית? חפשו אותה לפי השם המופיע בפירוט האשראי. כפי שכבר ציינו בסעיף הקודם, מכתבים זה רק לאהובים שלכם מהתיכון – את השאר כדאי לקבל ולשמור בדיגיטל. 

תוכלו למצוא את כל דפי הפירוט באתר חברת האשראי, כשהכניסה היא באמצעות סמס למכשיר הנייד.

4. התייעצו עם בן/בת זוג

לפעמים בן או בת הזוג מבצעים רכישות לעסק שתוכלו לרשום כהוצאות עסקיות – קניות בקרביץ, הום סנטר או בטמבוריה השכונתית. 

בקשו מהם לשמור את החשבוניות, והגישו אותן יחד עם שלכם. 

שימו לב, עם זאת, הגשת חשבוניות שאינן הוצאה מוכרת של העסק עלולה להוות עבירה על החוק.

5. השתמשו באפליקציה שתעזור לכם

אם יש לכם יותר מ 3-4 הוצאות בחודש, השתמשו באפליקציה שתעזור לכם לאגור ולארגן את החומרים. 

נוכל להמליץ לכם על אפליקציית ווליבוקס, שאוספת ושומרת עבורכם את כל ההוצאות המוכרות. 

היא מתחברת לתיבת המייל שלכם, מוצאת אוטומטית את כל ההוצאות המוכרות (כולל כאלה שאולי שכחתם, כמו תרומות) – ומאפשרת לכם לשלוח את ההוצאות לרואה החשבון (או לעצמכם) ישירות מהאפליקציה, בלחיצת כפתור. 

בקיצור, גם חוסכת לכם זמן וגם מחזירה לכם כסף מהמדינה. 

המערכת יודעת להתחבר לכמה תיבות מייל ולשאוב מכולן את כל החשבוניות, לגמרי אוטומטית. 

נשמע טוב? נסו בעצמכם באתר ווליבוקס – מצטרפים דרך אתר איזיקאונט נהנים מהטבה מיוחדת לזמן מוגבל.

6. הפרד ומשול

אם אינכם מתנהלים עם כרטיס אשראי נפרד עבור הוצאות העסק – שקלו לעשות זאת. 

כפי שראינו מקודם, פירוט האשראי עוזר באיתור הוצאות. ככל שפירוט האשראי יהיה "נקי" יותר, כך יהיה לכם קל יותר לאתר הוצאות. 

למעשה, חברות בע"מ נוהגות לבצע התאמות בנקים בדיוק לשם כך. זאת ועוד, כרטיס האשראי הנפרד מהווה עוד נדבך בניהול הוצאות חכם – שינוי בחיובים והוצאות חריגות יבלטו לכם מיד כשהן מנוהלות בכרטיס אשראי או חשבון בנק נפרד.

7. אימצו את שיטת "צנצנת העוגיות"

עוד פעם נסעתם במונית כדי להימנע מאיחור של הרגע האחרון? שוב פעם הזמנתם אוכל ממסעדה כי שכחתם להביא מהבית? מרגישים שההוצאות שלכם יוצאות משליטה דווקא בשל אותן הוצאות קטנות שניתן למנוע עם תכנון זמן נכון ומעט איפוק? 

אמצו את שיטת "צנצנת העוגיות". בשיטה זו, בתחילת כל חודש – הקצו את הסכום שאתם מאמינים שיספיק לכם להוצאות בלתי מתוכננות. 

את אותו סכום – הכניסו לצנצנת עוגיות, ארנק ייעודי או כרטיס אשראי נטען. הכסף נגמר לפני סוף החודש? סימן שהגעתם לתקרת תקציב הבלת"מים שלכם לאותו חודש. את המונית החליפו באוטובוס, ואת הקפה החליפו בטסטרס צ'ויס הישן והטוב.

8. יש לכם שותפים בעסק? הישארו עם יד על הדופק

חברות כרטיסי האשראי השונות מציעות התראות בזמן אמת ב-SMS על פעולות שונות בכרטיס האשראי. 

מומלץ שתדליקו את ההתראות, בעיקר אלה הנוגעות לביצוע הוצאות. הדבר יאפשר לכם להישאר ערים להוצאות בעסק ולוודא שההוצאות מתואמות בין כל השותפים בעסק. 

זוכרים שאמרנו לתייק הוצאות בזמן אמת? ההודעות מחברת האשראי יהוו תזכורת לתעד את ההוצאה בזמן אמת. נכון להיום, השירות ניתן על ידי כל חברות האשראי ללא תשלום.

9. הוצאה מוכרת או לא? כדאי לקבל ייעוץ מס

השאלה העיקרית הקובעת מהי הוצאה מוכרת היא האם ההוצאה שימשה את העסק לייצור הכנסות. 

עם זאת, זו אינה השאלה היחידה. יתכנו הוצאות שאכן שימשו לייצור הכנסה, אך הן אינן הוצאות מוכרות, בחלקן או במלואן. 

כך לדוגמא, הוצאות כיבוד במשרד או הוצאות ביגוד עסקי הן מוכרות אמנם, אבל רק באופן חלקי. לכן, מומלץ לקבל ייעוץ מס בנושא, לפחות בתחילת התהליך – עד שתבינו פחות או יותר מי נגד מי.

10. הוצאות עובדים? היו הוגנים כלפי כל הצדדים

אם יש לכם עובדים המבקשים החזרי הוצאות, כדאי שתדאגו שתהיה לכם מדיניות החזר הוצאות ברורה והוגנת. 

פעמים רבות מדיניות ההחזרים של הארגון אינה ברורה, דבר הגורם לאי-הבנות, בזבוז זמן ותסכול אצל עובדים הנאלצים לספוג הוצאות עסקיות באופן אישי. 

מומלץ שתקבעו מדיניות אחידה ושקופה לכל העובדים ותאפשרו להם להגיש הוצאות בצורה הוגנת ויעילה, כל עוד ההוצאות שלהם אכן מוכרות לצורכי מס והן מוגשות עם כל התיעוד הנדרש. 

עובדת הגישה הוצאה תוך עמידה בהנחיות? שלמו לה מיד, בזמן שאתם ממתינים לזיכוי מס והחזרי מע"מ מטעם החברה.

ועוד אחד לסיום – אם וכאשר נטוס לחו"ל…

עבור הוצאות בחו"ל עליכם להביא עמכם חשבונית או קבלה חזרה ארצה. 

אין חובה להביא דווקא חשבונית מס, שכן לא תזוכו בישראל על מע"מ ששולם בארץ אחרת. 

עם זאת, ייתכן שתוכלו להזדכות על רכיב המע"מ עבור הוצאות בחו"ל על פריטים ברי קיימא, דוגמת מוצרי אלקטרוניקה ומחשוב, בשדה התעופה סמוך למועד הטיסה חזרה.