במאמר של היום אנחנו הולכים לדבר על חשבוניות, לא ספציפית על חשבוניות דיגיטליות, אלא ממש מה הן חשבוניות באופן כללי והסוגים הנפוצים שלהן.
רגע רגע, לפני שאתם מכינים את הפרצוף המפהק שלכם, באמת שאין בו צורך, זה דווקא הולך להיות יותר מעניין ונחמד ממה שאולי אתם מצפים.
אנחנו לא רק נדבר על סוגי חשבוניות אלא אפילו קצת על ההיסטוריה שלהן מעידנים עתיקים.
מה זאת חשבונית
באופן כללי ופשוט ביותר אפשר להגדיר חשבונית כמסמך המכיל פרטי עסקה: מי המוכר, מי הקונה, מה הסחורה ומה כמותה.
במובן המודרני והעסקי, חשבונית היא מסמך חשבונאי שמוציא המוכר לקונה בהתאם להוראות רשויות המס באותה המדינה. בחשבונית המוכר מפרט פרטים בנוגע לשירותים או הסחורות שסוכמו כי הקונה אמור לשלם עבורם.
במאמר נדבר על סוגים שונים של חשבוניות, חלקן אינן נקראות 'חשבוניות' אך למעשה הן מכילות את פרטי העסקה שציינו שקיימים בחשבוניות.
קצת על ההיסטוריה של החשבוניות
אומנם חשבוניות דיגיטליות הן התפתחות חדשה יחסית שתפסה תאוצה בעשור האחרון, אך מן הסתם ההיסטוריה של החשבוניות הולכת הרבה אחורה.
אז אולי אתם מדמיינים שההיסטוריה של החשבוניות הולכת כמה עשרות שנים אחורה, מאז התחילו להיווצר הרבה מדינות מודרניות כולל מדינת ישראל? יכול להיות שאתם אפילו הולכים אחורה יותר ומדמיינים חשבוניות כתובות לגמרי בכתב יד, שאולי החליפו ביניהם עסקים גם לפני מאה, מאתיים שנה ויותר?
אז תנו לנו להמשיך להפליג אתכם בדמיון למסופוטמיה. זוכרים את מסופוטמיה? אותו ביטוי ששמעתם בשיעורי התנ"ך ותיאר את אזור המזרח הקדום בין נהרות הפרת לחידקל. באותו אזור התפתחו כמה אימפריות עתיקות (שגם את חלקן אתם מכירים משיעורי התנ"ך).
כדי לנהל אימפריות צריך סדר וכך יצירת הכתב נבעה מפעילות ניהול ומסחר שדרשו תיעוד. אחד משרידי הכתב העתיקים ביותר מגיעים מהאימפריה השומרית הקדומה מאותו איזור.
אותם שרידים הם בעצם לוחות שנכתבו בכתב יתדות וציינו רישום של סחורות כמו צאן, חיטה ואפילו בירה (באמת, לא המצאנו). כלומר מדובר בגרסה קדומה של חשבוניות שגילם מתוארך כ-5000 שנה.
כל זה לפני שדיברנו על שרידים עתיקים יותר טרום המצאת הכתב, של עצמות ואבנים שמראים קווים המונים לכאורה סחורה, שאותם חוקרים משייכים לסוג של חשבונאות קדומה עוד יותר.
אז אחרי שהלכנו אחורה בואו נחזור לימינו אנו ונדבר על סוגי חשבוניות ומסמכים דומים שעסקים עושים בהם שימוש. לא בימים ההם, אלא בזמן הזה. 😎
חשבונית מס
כפי שהבנו, כל חשבונית היא מסמך המתאר פרטי עסקה מסוימת בין מוכר ללקוח.
חשבונית מס היא מסמך המתאר את כל הפרטים האלו בצורה הנדרשת על ידי רשויות המס בתיעוד ודיווח על עסקאות. חשבוניות מס יכולים להנפיק רק עוסקים מורשים (כולל חברות בע"מ) הגובים בעסקאות שלהם מע"מ.
במידה והלקוחות שלנו הם עוסקים ובמיוחד עוסקים מורשים, חשבונית המס הוא מסמך מאוד חשוב עבורם משום שהוא מאפשר להם לדווח על ההוצאות בעסק ולהתקזז על המע"מ.
המועד החוקי להפקת חשבונית המס תלויה בסוג העסקה ובגודל העסק. עסקים קטנים העוסקים במכירת מוצרים פיזיים יכולים להנפיק חשבונית מס עד שבועיים מרגע אספקת המוצרים וכשמדובר בנתינת שירות עד שבועיים מיום התשלום על השירות. עם זאת, יש חריגים ולכן מומלץ שתבדקו את המועד הרלוונטי מול איש המקצוע שלכם.
כדאי לציין שעל פי תיקון 42 לחוק המע"מ מלפני מספר שנים, לקונה למעשה אין זכות לחייב את המוכר לספק לו חשבונית מס לפני קבלת התשלום, אם כי גופים גדולים עדיין מנסים לעיתים ללחוץ על ספקים קטנים לעשות זאת.
כדי לדחות את תשלומי המע"מ, ניתן בעסקת תשלומים להוציא חשבוניות מס על כל תשלום בנפרד.
קבלה
לפני שאנחנו ממשיכים לדבר על עוד סוגי חשבוניות נעצור רגע ונדבר על מסמך חשבונאי דומה לחשבונית מס וזאת קבלה – מסמך שמאשר שקיבלנו משהו ממישהו.
במקרה של עסקים מדובר בקבלת כסף תמורת שירות או מוצר כלשהו שסופקו. עוסקים מכל הסוגים מחויבים להוציא קבלה מרגע קבלת התשלום על המוצר.
בדומה לחשבונית מס, גם על קבלות צריכים להופיע פרטי העסק והעסקה: מספר הקבלה, תאריך התשלום, שם העוסק ומספרו, פרטי הלקוח, המוצרים בעסקה ופרטי התשלום.
למעשה, קבלה היא המסמך החשבונאי העיקרי שעוסקים פטורים, שאינם יכולים להוציא חשבונית מס, מוציאים ולכן קבלות משמשות אותן כאסמכתא על קבלת כספים ודיווח על עסקאות.
חשבונית מס קבלה
אוהבים גם וגם? אז חשבונית מס קבלה כשמה כן היא, מסמך משולב של חשבונית מס וקבלה.
השימוש בחשבונית מס קבלה מאוד נפוץ ונוח כאשר ההזמנה של הלקוח והתשלום נעשים באותו מועד.
לדוגמא, כמעט בכל קנייה שלכם בחנות רגילה או חנות מקוונת תקבלו חשבונית מס קבלה, בין אם מדובר בפתקית מהקופה או מסמך דיגיטלי שנשלח לכם במייל.
חשבונית מס קבלה יכולה להיות שימושית גם כאשר לא מדובר בעסקה מיידית, כלומר עסקה שהמוצרים הוזמנו מראש, אך התשלום נעשה לאחר מכן. נדבר על זה עוד רגע בחלק על חשבונית העסקה.
חשבונית עסקה
חשבונית עסקה, שנקראת לעיתים גם "חשבון עסקה", היא מסמך המתאר את השירותים ועלותם שסיפק העסק שלנו לגורם חיצוני ופרטיו מפורטים בחשבונית, בדומה לחשבונית מס.
אך בשונה מחשבונית מס, על חשבונית עסקה לא נדרש לדווח לרשות המיסים והיא משמשת כמסמך תיעוד ודרישת תשלום בין המוכר לקונה. אין צורך להעביר תשלומי מע"מ ברגע יצירת חשבונית כזאת.
שני השימושים הנפוצים לחשבונית עסקה:
עוסקים פטורים – משום שעוסקים פטורים אינם יכולים להוציא חשבונית מס, חשבונית עסקה היא הדרך עבורם להוציא דרישת תשלום ללקוחות בצורה חשבונאית מסודרת.
עוסקים מורשים – כמו שהזכרנו למעלה, חשבונית מס יוצרת חובה של העברת תשלומי המע"מ לרשויות, אך מצד שני לעיתים טרם הועבר הכסף על ידי הלקוחות.
כדי להימנע מהפער הזה שיכול לגרום לבעיות תזרים מזומנים, גם עוסקים מורשים וחברות בע"מ יכולים להוציא חשבונית עסקה ואת חשבונית המס להוציא במועד קבלת התשלום.
חשבונית עצמית
חשבונית עצמית היא חשבונית מס שאנחנו מוציאים לעצמנו על שירותים שאנחנו צרכנו. זה אומנם יכול להישמע כמו פרקטיקה של חובבי קניות… אבל לא ממש.
למעשה, עוסקים מורשים מוציאים חשבונית עצמית כאשר הגורם ממנו הם קונים את השירות לא יכול להוציא חשבונית מוכרת (ישראלית) בעצמו.
מקרים נפוצים הם הוצאה בעסק עבור שירות שניתן מאדם פרטי כמו במקרה של השכרת נכס מסחרי או לחילופין קניית סחורה, חומרי גלם או מוצרים מספקים בחו"ל.
למרות כי חשבונית עצמית היא נושא פחות מוכר להרבה בעלי עסקים, היא רלוונטית לחלק גדול מהם. לכן כתבנו מאמר שלם על חשבונית עצמית שאנחנו ממליצים לכם לקרוא.
חשבונית זיכוי
לפעמים אנחנו מוציאים חשבונית אך מכל מיני סיבות אנחנו נאלצים לתקן אותה לאחר שהיא כבר נשלחה ללקוח. לפעמים זה עקב טעות בנתונים שהזנו לחשבונית, או עקב צורך לזכות את הלקוח על השירות שנתנו לו.
בשני המצבים חשבונית הזיכוי משמשת כאמצעי לעדכון העסקה בצורה חשבונאית מסודרת, כשהזיכוי יכול להיות על כל הסכום או על חלקו.
במערכת EZcount ניתן לבטל חשבונית באמצעות יצירת תעודת זיכוי בקליק, ככה פשוט (כלומר פשוט טכנית, אל תבטלו סתם בשביל הכיף, זה לא תקין).
תעודת משלוח
בעסקים שמוכרים מוצרים או חומרי גלם, כל משלוח של סחורה ללקוח כלשהו צריך להיות מלווה באחד משני המסמכים החשבונאים: בחשבונית מס או תעודת משלוח.
כמו שראינו למעלה, יש מקרים שאנחנו לא רוצים להוציא חשבונית מס כדי לא לשלם מקדמות לפני קבלת הכסף. תעודת משלוח היא עוד סוג מסמך המאפשר לנו את הגמישות הזאת.
תעודת משלוח מכילה את פרטי המוכר, הקונה וכמובן את פרטי הסחורה וכמותה. אפשר לעשות בתעודת משלוח גם שימוש כמסמך המוודא מסירה, על ידי כך שאנחנו מחתימים את הלקוח על העתק של תעודת המשלוח ומחזירים אותו לרשותינו.
במערכת EZcount אפשר לקשר ולסגור תעודות משלוח עם החשבוניות והקבלות המתאימות להן וכך לשמור על יעילות העבודה וסדר המסמכים. כך המשלוח הופך ליותר נוח (או לפחות זה מתחרז טוב).
סוגי מסמכים אחרים
בנוסף לכל סוגי החשבוניות והמסמכים אשר ציינו למעלה ישנם סוגי מסמכים נוספים שעסקים מסוימים מחויבים לעשות בהם שימוש, הכל בהתאם לסוג העיסוק ולעיתים גם לגודל ההכנסות בעסק.
במאמר התמקדנו במסמכים הנפוצים יותר שעסקים יכולים להוציא, אבל כן כדאי לציין שאנחנו מאפשרים מסמכים חשבונאיים נוספים כמו: תעודת הזמנה, תעודת החזרה, הצעת מחיר, הזמנת רכש, אישור פיקדון ושימוש בפיקדון.
או בקיצור אנחנו מסבירי פנים לכל סוגי העסקים. 👍
סיכום
במאמר דיברנו הפעם על מהי חשבונית וקצת על ההסטוריה העתיקה שלה שהולכת אחורה כמה אלפי שנים עם התפתחות המסחר והאדמינסטרציה באימפריות העתיקות.
ראינו שבהגדרה הרחבה חשבונית היא רישום של עסקה שנעשתה ומכילה את פרטי המוכרים, הקונים, השירותים או המוצרים הכלולים בעסקה ומחירם.
דיברנו על חשבוניות מוכרות במס בכמה גרסאות: חשבונית מס, חשבונית מס קבלה וחשבונית עצמית. כמו כן הזכרנו מסמכים נוספים שאינם חשבוניות אבל גם הם מכילים את פרטי העסקאות וחשובים להתנהלות חשבונאית תקינה בעסק כמו קבלות ותעודות משלוח.
אנחנו מקווים שהמאמר עזר לכם להכיר את סוגי החשבוניות והמסמכים השונים, במיוחד את אלו שאתם מחויבים להנפיק בעסק שלכם.
אם אתם חדשים פה, אז נספר לכם שמערכת EZcount מאפשרת לכם לנהל מגוון גדול של סוגי מסמכים חשבונאים בהתאם לסוג העסק שלכם, בצורה דיגיטלית ומאובטחת ובנוסף מגבה את כל המסמכים החשבונאים בעסק.
