חשבונית עסקה דיגיטלית (דרישת תשלום)

כל מה שרציתם לדעת על חשבונית עסקה ולא היה לכם את מי לשאול

התחלתם את דרככם העצמאית? בשעה טובה! כעת, ממש ברגע שאתם מתחילים את חייכם כעצמאים, זהו הזמן הטוב ביותר להשיב את הסדר על כנו.

אם עדיין לא ברור לכם, כמו אגב לעצמאים ותיקים רבים, מהי חשבונית עסקה, האם חובה להנפיק אותה, מתי עושים את זה וכיצד, המאמר שלפניכם ייתן מענה לכל השאלות הבוערות ובכך יסייע לכם להתנהל נכון יותר מבחינה עסקית.

הוצאת חשבונית עסקה כדרישת תשלום

חשבונית עסקה היא מסמך שבאמצעותו מתבצעת דרישת תשלום על מכירה או מתן שירות. חשבונית זו, הידועה גם בשמה הנוסף "חשבונית פרופורמה" היא דרישת תשלום שכל בעל עסק נדרש להוציא ללקוחותיו על כל מכירה, עסקה או מתן שירות.

בשנתיים האחרונות, מאז יצא תיקון לחוק האוסר על דרישת חשבונית או קבלה לפני שהתקבל התשלום מהלקוח או הספק, עלתה חשיבותה של חשבונית העסקה, שהפכה למעשה לדרך היחידה, הנכונה והחוקית לדרוש תשלום, כך שהעוסק לא יצטרך לשלם מס לפני שקיבל את הכסף.

על אף כי הדרישה להנפיק חשבונית עסקה מעוגנת בחוק, מס הכנסה אינו מנהל מעקב אחר הוצאתה, בעיקר מכיוון שאין למסמך כזה השלכות מבחינת מיסוי.

יחד עם זאת ולמרות שהוא אינו מהווה מסמך למטרות של ניהול פנקסי חשבונות, רצוי להקפיד על הוצאת חשבונית עסקה כנדרש כדי לשמור על סדר וארגון ועל מנת לעקוב אחר ההתנהלות הכספית בבית העסק.

חשבונית עסקה צריכה לכלול פרטים כמו: שם העסק, מספר ת.ז או מספר ח.פ, תאריך הנפקת המסמך, שם הלקוח וכתובתו, הסכום לתשלום ופרטים חשובים נוספים על העסקה שבוצעה בין מקבל ונותן השירות.

למעשה, הפרטים שאמורים להופיע על חשבונית עסקה דומים לפרטים שצריכים להיות מצויינים על גבי חשבונית המס, אם כי חשוב להבחין בין שתיהן, היות שמדובר בשני מסמכים נפרדים ושונים זה מזה, כאשר בגין הראשון לא מחשבים תשלומי מס ואילו האחרון מחייב מבחינת מע"מ. 

מה ההבדל בין חשבון עסקה לחשבונית מס?

בניגוד לחשבונית המס, חשבונית עסקה אינה משמשת לרישום של פעולות חשבונאיות, היות והיא מייצגת כסף שעדיין לא התקבל, אך מהווה את יריית הפתיחה לתהליך קבלת התשלום.

מסמך זה אינו מחייב תשלום מיסים עבורו ואינו מאפשר לצד המקבל להזדכות מול מס הכנסה בגינו.

חשבון עסקה זהו תיעוד בין הלקוח לבין בעל העסק שמהווה אסמכתא לאישור העסקה שבוצעה.

ישנם מצבים בהם הלקוחות דורשים מסמך המהווה אסמכתא לאישור העסקה לפני ביצוע התשלום. חשבונית עסקה מהווה אלטרנטיבה לעסק להפקת חשבונית מס ללא ביצוע תשלום לפני קיום העסקה.

את חשבונית המס או הקבלה העסק יפיק במועד מאוחר יותר בהתאם לחובת העסק מול הרשויות.

לעומת זאת, חשבונית מס משמשת גם היא לתיעוד עסקה בין שני צדדים אך בשונה מחשבון עסקה נחשבת למסמך לצורך ניהול פנקסי חשבונות, מחייבת את העסק להעביר למדינה כחוק מע"מ ומקדמות על חשבון מס הכנסה ומאפשרת למקבל חשבונית המס להזדכות מול מס הכנסה.

האם גם עוסק פטור וגם עוסק מורשה מחוייבים להנפיק חשבונית עסקה?

גם מי שמוגדר כעוסק פטור וגם מי שמוגדר כעוסק מורשה מחוייב להוציא חשבונית עסקה, מאחר שהנפקתה היא חלק בלתי נפרד מתהליך התיעוד של הפעילות העסקית, המחייב רישום של כל הפעולות הכלכליות שבוצעו במסגרת התנהלותו השוטפת של העסק, יהיו סך הכנסותיו השנתיות ככל שיהיו.

עוסק פטור ועוסק מורשה כאחד, מחוייבים להנפיק חשבונית עסקה בזמן ביצוע העסקה, אך בעוד הראשון צריך בעת התשלום להוציא קבלה, האחרון נדרש להנפיק חשבונית מס קבלה (תוך שבעה ימים ממתן השירות או 14 יום מיום ביצוע המכירה).

מהו המועד שבו מוציאים חשבוניות עסקה?

המועד להנפקתן של חשבוניות עסקה בגין עסקה שהתבצעה משתנה בהתאם לסוג העסק, לסוג העסקה (אספקת שירותים או מכירת מוצרים) וההיקף הכולל של העסקאות של העסק. 

באופן עקרוני המועד האחרון זהה למועד האחרון של הנפקת חשבונית מס וכאמור ניתן לשלב את שני המסמכים לכדי מסמך אחד ולהנפיק חשבונית מס שמעידה גם על קיום העסקה וגם על קבלת התמורה עבור הסחורה.

בעסקאות שבהן ניתנה תמורה עבור מתן שירות מסוים, המועד האחרון להפקתן של חשבוניות עסקה הוא 14 ימים מהמועד שבו התקבל התשלום מהלקוח, בלי קשר למועד מתן השירות.

גם בעסקים הקטנים, כלומר אלה שמחזור העסקאות הכולל שלהם אינו גדול, ניתן להפיק חשבוניות עסקה עד 14 ימים מיום קבלת התשלום מהלקוח.

בעסקאות שבהן מעורבת סחורה וכאשר מדובר בעסקים גדולים, המועד האחרון להפקתה של חשבונית העסקה הוא 14 יום מהמועד שבו נמסרה הסחורה, וזאת בלי קשר למועד התשלום עצמו. 

כאמור ניתן להפריד ולספק חשבונית עסקה לאחר מסירת הסחורה ואת הפקת חשבונית המס לדחות לאחר קבלת התשלום.

מי רשאי להוציא חשבונית עסקה באנגלית?

עסקים שיש להם לקוחות בחו"ל רשאים להוציא את חשבונית העסקה באנגלית, בין אם בעזרת פנקס חשבוניות ובין אם בעזרת תוכנת הפקת חשבוניות אונליין. 

יחד עם זאת הוראות מס הכנסה מחייבות ניהול ספרים בעברית או בערבית בלבד ועל כן יש לוודא שהמקור של חשבונית המס או הקבלה הוא באחת מהשפות האלה. 

הסכום לתשלום יופיע הן במטבע שבו בוצעה העסקה והן בשקלים, בהתאם לשער החליפין במועד הרלוונטי.

כיצד מוציאים חשבונית עסקה?

חשבונית עסקה היא מסמך שניתן להפיק באופן עצמאי. כמובן, שרצוי להשתמש במסמך עליו מוטבע הלוגו של בית העסק וכדאי לבדוק היטב שצויינו על גביו כל הפרטים הרלוונטיים לעסקה.

חשוב לציין כי בעשור האחרון ומאז הותרו לשימוש החשבוניות המקוונות, עוד ועוד עצמאים מאמצים את חשבוניות העסקה האלקטרוניות, המונפקות באמצעות תוכנה ממוחשבת, זאת בשל היתרונות הרבים הטמונים בהן, בראשן הקלות שבה ניתן לשמור על סדר בתיעוד הפעילות העסקית ולנהל מעקב בצורה פשוטה וידידותית.

אז מה היה לנו?

הנפקת חשבונית עסקה מחייבת עוסקים פטורים ועוסקים מורשים כאחד. 

באמצעות הוצאתה אנו דורשים תשלום עבור כל עסקה המתבצעת במסגרת הפעילות של העסק. 

הקפדה על הנפקה של מסמך כזה באופן שוטף תתרום להתנהלות פיננסית נכונה ומסודרת יותר, שבתורה כמובן תשפיע לחיוב על כלל ההתנהלות העסקית.

לבסוף, אם אתם רוצים לשדרג עוד יותר את ההתנהלות החשבונאית של העסק שלכם, עברו להנפקת חשבוניות עסקה באינטרנט ותחסכו מעצמכם את כל ההליך המסורבל של הנפקת חשבונית עסקה המבוסס על נייר ושליחתו בדואר ללקוח.

בהצלחה 😃