לכל עסק יש את הכלים התומכים שעוזרים לו להתנהל בצורה מסודרת ונוחה, כשאנחנו אומרים "כלים" הכוונה היא לא למקדחות ומערבלי בטון... אלא לכלים דיגיטליים שמסייעים בניהול העסק. 
 

באיזה כלים אתם משתמשים בעסק?

לנו יוצא לשמוע כל הזמן מלקוחות כמה המערכת שלנו עוזרת להם ליעל את העסק. באופן דומה אנחנו יודעים שיש כלים אינטרנטיים אחרים שעוזרים גם לנו לשדרג את העבודה, אז היום החלטנו לשתף אתכם בכמה מהם.

למעשה, אנחנו מניחים שאת חלק מהכלים אתם מכירים וכבר שמעתם עליהם, אבל יכול להיות שנחדש לכם במספר יכולות שיעזרו לכם להפיק מהם את המירב. 
 

כלים דיגיטליים לעסקים


יומן גוגל (Google Calendar) - יותר מלוח שנה

אם היו אומרים לכם לפני 20 שנה שתוכלו לנהל את כל התזכורות והפגישות שלכם בעזרת שירות שמסתנכרן בין המחשבים שלכם, כולל מכשירים ניידים הייתם מתפעלים ואולי גם תוהים כמה כסף יעלה כזה דבר.

קופצים שני עשורים קדימה ואנחנו מגלים שיש כמה שירותים שכאלו שאחד הנפוצים ביותר הוא יומן גוגל, שהושק ב-2006 (בגרסת ביטא) ואפילו עבר לאחרונה מתיחת פנים שמציגה עיצוב עדכני יותר וממשק נוח משופר.


יומן גוגל משמש לרוב לשני דברים עיקריים:

הראשון הוא יצירת אירוע (event) והשני הוא יצירת פגישות.
הכוונה במילה "אירוע" היא לא לחגיגת בת-מצווש (למרות שבהחלט יכול להיות אירוע כזה ביומן) אלא לדברים שאנחנו רוצה לתזכר את עצמנו לעשות בתאריך ושעה מסוימת ומסומנים כחלון זמן ביום.

לכל אירוע אפשר להוסיף פרטים נוספים שרלוונטיים אודות הנושא, לסמן בצבע מסוים את חלון הזמן שהוקצע ולהוסיף התראה שתקפוץ לנו ביומן בזמן או לקראת מועד האירוע.

השימוש השני, שנפוץ במיוחד בסביבה עסקית, הוא יצירת פגישות. בניגוד לאירוע, מדובר בפעילות שכוללת אינטראקציה עם אחרים בנוגע לנושא מסוים. בממשק יצירת הפגישה אפשר לקבוע את המשתמשים ולשלוח להם במייל את הפגישה כך שהיא תתווסף גם להם ביומן.

מעבר לשימושים הנפוצים באירועים ופגישות, יש עוד שני סוגים של אפשרויות לקביעת פעילויות פחות מוכרות - "תזכורת" ו"משימות":

1. שימוש ב"תזכורות" מאפשר ליצור רשימה של דברים שאנחנו רוצים, כולל האפשרות לתת התראה בשעה מסוימת, שדומה ליצירת "אירוע". 

בשונה מאירוע שהוא ברירת המחדל בתוך היומן, תזכורות נשמרות תחת רשימת מטלות גם אם עבר תאריך הביצוע שלהן, עד שנסמן שהן בוצעו או נמחק אותן. למעשה אין אף חובה להצמיד לתזכורות מועד.

2. האפשרות השניה היא "משימות". מדובר ביצירת רשימה בסגנון רשימת תיוג (צ'קליסט), שמופיעה בקצה השמאלי (בממשק בעברית) לאחר תצוגת היומן. בדומה לתזכורות גם למשימות ניתן לתת תאריך יעד לביצוע.

ניתן לבחור לעשות שימוש בתזכורות או משימות אך לא בשתיהן. כך שפשוט כדאי לבחור באפשרות הנוחה שתעזור לכם בניהול הזמן שלכם.
 

איך עובדים עם יומן גוגל

 

בממשק העברי הגישה והבחירה בין תזכורות למשימות היא תחת "היומנים שלי" בצד הימני של המסך, שם החץ ליד תזכורת / משימות יאפשר להחליף בניהן.

אומנם דיברנו בעיקר על גרסת הדפדפן של היומן, אבל כמובן שיש ליומן גוגל גם אפליקציות טובות לטלפונים ניידים, כדי שתוכלו לדעת מה הלו"ז והמשימות שלכם בכל מקום.

עלות: יומן גוגל הוא לגמרי בחינם וכל מה שהוא דורש הוא חשבון גוגל, שזה בפועל לרוב המשתמשים אומר חשבון הג'ימייל שלהם.
 

סלאק (Slack) – צ'ט עסקי

יש סיכוי טוב שאם אתם לא סטרטאפיסטים או חברה עם עובדים מרוחקים לא שמעתם על סלאק.

למעשה מדובר בתוכנת צ'ט בדומה לווטסאפ, רק שהיא יותר משוכללת ומותאמת לסביבה עסקית, כזו שדורשת דיונים ממוקדים לפי נושאים ועובדים.

התוכנה באה לפתור בעיה שהרבה עסקים נתקלים בה, ונועדה ליצור תקשורת פנים ארגונית יעילה יותר לעומת שימוש בהתכתבויות אימיילים ארוכות הגוזלות זמן מהעובדים.

גם דרך התקשורת השניה, תקשורת בטלפון אינה אידאלית כי היא למעשה דורשת מהעובדים תשומת לב מידית גם הם באמצע משימה.


איך משתמשים בסלאק?

הלב של השימוש בסלאק נבנה על שיחות בערוצים. ערוצים אילו הם למעשה קבוצות מותאמות לפי נושא או לחלופין מחלקות בחברה שם ניתן לנהל שיח בנושאים הרלוונטיים.  

יכול להיות ערוץ למחלקת שיווק או מחלקת הפיתוח שכל אחד מהם יכיל את אנשי הצוות הרלוונטים והערוץ יהיה סגור לשאר העובדים בחברה.

לחלופין ניתן לפתוח ערוץ לפרויקט מסוים בו מעורבים אנשים מצוותים שונים וכך ניתן לנהל שיח שכולל את כל האנשים שמעורבים בפרויקט.

המערכת מאפשרת ניהול שיחות מרובות משתתפים, כולל העלאת קישורים, קבצים ויצירת שרשורים (תגובה לתגובה), זאת בנוסף לשיחות פרטיות ישירות בין אנשי הצוות, אחד על אחד.

אפשרות חשובה בסלאק שנעדרת מתוכנות צ'ט לא-עסקיות, היא אפשרות ליצירת אינטגרציות עם תוכנות צד שלישי שעושים בהן שימוש בעסק. לדוגמה חיבור ל- Trello (שנזכיר בהמשך) מאפשר לקבל התראה בסלאק בכל פעם שמישהו שינה משהו באחד מכרטיסי המשימות בטרלו.

מעבר לאופציות הצ'ט שבהן סלאק מצטיינת, ניתן באמצעות סלאק לקיים גם שיחות קוליות ושיחות וידאו עם כל אחד מהאנשים בחברה.

לסלאק יש גרסה אינטרנטית, אפליקציה למכשירים ניידים וגם תוכנה למחשבי נייחים, כך שתוכלו לבחור בגרסה המתאימה לכם ביותר. בנוסף, תוכלו לקבל עדכונים דחופים גם כאשר אתם לא מול המחשב.

התוכנה תומכת בעברית, אך לא בצורה מושלמת, המלל שתכתבו יוצמד לשמאל, מה שלעיתים יצריך קצת יצירתיות בהבנה של הכתוב במיוחד כשמשלבים עברית ואנגלית באותה שורה.

עלות: לסלאק יש גרסה חינמית המאפשרת את כל התכונות החשובות לניהול תקשורת בין עובדי החברה שונים.
עם זאת המגבלה העיקרית בגרסת החינם היא שמירת ההודעות המוגבלת, כך שבשלב מסוים חלק מהיסטורית השיחות לא תהיה נגישה.

גרסאות התשלום יוסיפו מעבר להיסטורית שיחות מלאה תכונות כמו: הזמנת גורמים מחוץ לחברה לדיון, אפשרויות חיפוש משופרות, שיתוף מסך בשיחות וידאו ועוד. העלות היא החל מ-8 דולרים בחודש.
 

טרלו – ניהול פרויקטים ומשימות

טרלו (Trello) הוא כלי נהדר לניהול המשימות, במיוחד אילו המורכבות והגדולות יותר, כך שהוא יכול לעזור לכם לנהל את העסק בצורה טובה יותר.

היתרון של טרלו היא קלות ונוחות השימוש. בניגוד לכל מיני תכנות של ניהול משימות היוצרות רשימות ארוכות של משימות, טרלו עובדת בצורה ויזואלית וגמישה יותר.

הבסיס הוא בעבודה על לוח, שהוא למעשה מסך שמכיל עמודות כשבכל עמודה יש כרטיסים (Cards). כל כרטיס מכיל את המשימה וכל המידע הרלוונטי לה, כמו קישורים ואנשים שקשורים אליה.

ניתן בקלות להעביר כרטיס ע"י גרירה שלו עם העכבר בין עמודות שונות וכך לסמן איזה משימות פעילות ואילו הסתיימו כבר.
 

איך עובדים עם טרלו


אחד היתרונות הגדולים של טרלו הוא התמיכה בעבודת צוות.
אפשר ליצור לוחות עבודה ספציפיים למשתמשים מסוימים (למשל מחלקה מסוימת חברה) שרק להם יש הרשאה לגשת ללוח.

כך ניתן לרכז את כל המשימות של הצוות במקום אחד, ולראות התקדמות או תקיעות במשימות מסוימות ולתת להם טיפול מתאים.

אנשי הצוות יכולים לרשום הערות ולתייג אחד את השני בתוך הכרטיס עצמו, כך יש נשמר רצף תיעוד מידע רלוונטי על המשימה ותהליך הביצוע שלה. שיתוף המידע הרלוונטי בין אנשי הצוות, הופכים משפטים כמו "לא ידעתי איפה זה עומד" להרבה פחות שכיחים.

עלות: הגרסה הבסיסית היא בחינם לגמרי. למעשה היא לא ממש בסיסית ותספיק מעבר ומעבר לרוב האנשים.  הגרסה בתשלום מוסיפה תמיכה ביותר אינטגרציות עם שירותים חיצונים, ניהול משתמשים והרשאות משוכלל ועולה החל מ-12.5$ למשתמש בחודש.
 

גוגל דוקס וגוגל דרייב – לעבוד במשותף על מסמכים

עוד שני שירותים מבית גוגל, שרוב האנשים מכירים במידה כזאת או אחרת.
גוגל דוקס (Google Docs) הוא שירות מבוסס ענן כך שניתן לגשת אליו מכל מקום באמצעות הדפדפן. השירות נותן חבילת מוצרים דומה פחות או יותר לאופיס של מיקרוסופט: מעבד תמלילים, גליונות נתונים, יצירת מצגות ועוד כלים מועלים.

אומנם אף אחד מהם לא מכיל את מגוון האפשרויות הגדול שחבילת אופיס של מיקרוסופט מכילה, אבל הם מכילים את כל התכונות החשובות שרוב המשתמשים באמת צריכים.

גוגל דרייב (Google Drive) הוא שירות אחסון קבצים בענן בדומה ל-Dropbox, שבוא נשמרים גם קבצי גוגל דוקס. כך ששני המוצרים למעשה משלמים זה את זה.

יש גם גרסת אחסון וכלים לעסקים שנקראת G suite שמוסיפה עוד מקום אחסון ומספר תכונות נוספות כגון מייל עם כתובת הדומיין (כתובת האתר) של החברה.
 

בין אם אתם עושים שימוש בגרסה הרגילה או העסקית,
יש כמה יתרונות חשובים לגוגל דוקס וגוגל דרייב:

זמינות בכל מקום
כל מה שצריך זה דפדפן וחיבור לאינטרנט ותוכלו לגשת למסמכים והקבצים שלכם, ללא תלות במחשב ספציפי. כן בדיוק כמו היתרון של חשבונית דיגיטלית שזמינה מכל מקום לעומת חשבונית רגילה.

זה גם אומר שהנתונים שלכם שמורים בענן, כך שאם המחשב שלכם קורס עדיין יש לכם גישה לכל המסמכים החשובים. ובואו נודה, הסיכוי שהשרתים של גוגל יקרסו נמוך בכמה סדרי גודל לעומת המחשב שלכם. smiley
 
יכולת השיתוף
מכירים את המצב שכתבתם מסמך ביחד עם מישהו ומצאתם את עצמכם בחילופי מיילים כגון: "תסתכלי על הגירסה הזאת ותשלחי לי הערות", "רגע זאת הגירסה האחרונה?", "שלחתי לך מייל עם התיקון תציץ".

אנחנו מניחים שבסוף סיימתם לעבוד על הקובץ, אבל כנראה היה תהליך לא יעיל במיוחד שכלל מעבר על סדרת מיילים וערימה של גרסאות מסמכים.

השימוש במסמכי גוגל פותר את העניין - השירות מאפשר להסתכל ביחד על מסמכים בצורה חיה ולעשות שינויים ששני הצדדים רואים בזמן אמת. לחלופין ניתן להשאיר הערות על אזורים מסוימים במסמך כדי שמשתמש אחר יראה בזמנו הפנוי.

בנוסף, השירות מאפשר לתת רמות הרשאה שונות למשתמשים שונים למשל לאנשי צוות או לקוחות, כך שיוכלו לערוך מסמך או רק לצפות בו.

זה מועיל מאוד לאנשי צוות שעובדים יחד מרחוק, אבל גם רלוונטי לצוותים באותו משרד שרוצים לערוך שינויים יחד בלי לקיים כל פעם פגישות בנושא.

עלות: הגרסה הרגילה בחינם לגמרי, רק צריך חשבון בגוגל / ג'מייל.
הגירסה בתשלום (G suite) מיועדת לחברות שרוצות עוד כמה אפשרויות כמו שטח אחסון מוגדל, אפשרויות שיתוף משופרות ומיילים עם דומיין החברה בעלות של כמה דולרים בחודש למשתמש.
 

אוורנוט (Evernote) - שמירת מידע דיגיטלי

אוורנוט הוא כלי קצת פחות מוכר בארץ יחסית לשאר הכלים שהזכרנו, ואולי דווקא בגלל זה יהיה מעניין לדבר עליו.

בבסיסו אוורנוט הוא כלי לכתיבת פתקים. טוב, פתקים? בטח לא נשמע לכם כזה מרגש, ואתם מנסים להבין מה בכלל יכול להיות מעניין בכלי כזה..

אז אוורנוט הוא לא סתם כלי לכתיבת פתקים, כאלו לא קשה למצוא כולל אפילו פתקים צהובים שאפשר להדביק על המסך.  אוורנוט לעומת זאת, הוא כלי עצמתי שיכול לעזור לכם לנהל כמעט את כל המידע והתוכן הדיגיטלי שלכם.

תחשבו על זה אנחנו חיים בעידן בו נמצאים ברצף תמידי של מידע כמו סרטונים, כתבות וקורסים. אנחנו גם ברצף מאוד מהיר של משימות ודברים שצריך לעשות, כאשר בחלק מהפעמים המשימות קשורות למידע שנתקלנו בו.

הבעיה?

ברצף החיים המהיר, לפעמים יש מידע חשוב שנתקלנו בו, אבל אין לנו זמן לעבד אותו באותו הזמן. לדוגמה, מאמר מעניין שנתקלנו בו ברשת. מצד שני אם לא נעבד אותו יש סיכוי שנאבד אותו ונשכח בכלל שראינו אותו.

בנושא הזה אוורנוט יכולה לסייע לנו, היא מאפשרת דרכים מתקדמות ללכידה, ארגון וחיפוש של מידע.

לכידה - התוכנה מאפשרת לנו להוסיף פתקים משלנו על כל נושא שנרצה, כאשר יצירת הפתק דומה ליצירת מייל ומאפשרת בנוסף לטקסט להוסיף תמונות או קבצים אחרים שרלוונטיים לפתק.

הפתק גם יכול להיות בנושא או פרויקט מסוים וניתן להוסיף לו רשימת תיוג (צ'קליסט) של משימות לביצוע ואף מועד לתזכורת.

כמו כן יש לאוורנוט תוסף לדפדפן כרום המאפשר ללכוד את התוכן של העמוד שרציתם לתוך התכנה. כך שתוכלו לקרוא תוכן שעניין אתכם, בזמן שמתאים לכם עם מינימום הסחות דעת של פרסומות באתר. אם הורדתם למחשב את התוכנה, היא תאפשר לכם גם לבצע צילומי מסך לדברים שלא נמצאים בדפדפן.

ארגון - את הפתקים (Note) אפשר לארגן במחברת (Notebook) כך שאפשר לחלק את הפתקים לפי נושאים או פרויקטים.

כמו כן ניתן לתייג (tag) כל פתק לפני הקשר מסוים, וכך להגיע לפתקים שונים שיכולים להיות מאחוסנים תחת מחברות שונות אך קשורים זה לזה בהקשר מסוים כמו: אדם, תהליך או נושא שמשותף להם.

חיפוש - אחת הנקודות החזקות של אוורנורט היא יכולת החיפוש, בנוסף למציאת פתקים לפי נושאים (מחברות) שארגנו או לפי תגיות שהוספנו, ניתן גם לחפש בצורה חופשית ביטוי מסוים.

אפשרויות החיפוש מאפשרות להגיע למידע שאנחנו רוצים במהירות במיוחד כאשר לאורך הזמן צברנו כמות גדולה מאוד של פתקים.

הכלי מגיע בכמה צורות: גרסת Web, תוכנה למחשב ואפליקציה למכשירים ניידים כך שהוא יכול להיות נגיש לכם מכל מקום.
 

איך עובדים עם אוורנוט

 

לגבי תמיכה בעברית, מעניין לציין שגרסת הרשת תומכת טוב יותר מגרסת התכנה בכתיבה מימין לשמאל.

עלות: הגרסה הבסיסית חינמית לגמרי ומאפשרת את כל האופציות החשובות וסביר להניח שתספיק לרוב הגדול של המשתמשים.

יש שתי גרסאות בתשלום המתחילות מכמה דולרים בודדים בחודש למשתמש ומאפשרות תכונות נוספות כגון העלאת כמות קבצים גדולה יותר מידי חודש, גישה להיסטוריה מסמכים ועוד.
 

סיכום

בשנים האחרונות ראינו התפתחות גדולה שיצרה מגוון כלים דיגיטליים העוזרים לנהל תקשורת, מידע ועבודה משותפת בתוך העסק, בין אם אתם מנהלים משרד רגיל או עובדים ביחד מרחוק.

למעשה המערכת שלנו באיזיקאונט היא בעצמה כלי דיגיטלי שעוזר לעסקים ליעל את הצד הפיננסי בעסק. אז בסקירה הזאת רצינו להזכיר עוד כלים ומערכות דיגיטליות שאנחנו מוצאים מאוד יעילים בעבודה וניהול המידע האישי והעסקי שלנו.

אנחנו מניחים שאת חלק מהכלים שהזכרנו הכרתם פחות ואולי עכשיו יהיה לכם נעים להכיר, ומקווים שהצלחנו לחדש תכונות מעניינות בכלים שכבר היכרתם לפני כן.