חתימה דיגיטלית, או בשמה המגניב והאקטואלי יותר, חתימה ירוקה, אמנם נתפסת כמושג די פשוט או אפילו משעמם, אבל בפועל, החתימה החדשנית הזאת משפיעה עליכם ועל העסק שלכם יותר משאתם נוטים לשער.
מהתוקף המשפטי, דרך ההשפעה על הסביבה ועד לתרומה שלה לניהול יעיל של עסקים וחברות – הנה כל מה שאולי לא ידעתם שאתם רוצים לדעת על המושג הפשוט והמורכב הזה:
1. הבייסיק של הבייסיק: מה זו חתימה דיגיטלית ולמה היא ירוקה?
חתימה דיגיטלית או אלקטרונית, המכונה גם חתימה ירוקה, היא לא סתם קשקוש על מסמך אלקטרוני במחשב או בטלפון החכם.
זהו סמל בעל משמעות חוקית, שמיוצר באמצעות תהליך אלקטרוני שיש לו תיקוף משפטי במטרה לאמת את זהותו של החותם בדרך מדויקת ככל שניתן.
חתימות אלקטרוניות אומצו בשנים האחרונות על ידי גורמים רבים בכל רחבי העולם כחלופה נוחה, מתקדמת ויעילה יותר לחתימות המסורתיות שמוטבעות, כידוע, בדיו על דפי נייר.
המונח "חתימה ירוקה" הוטבע, כפי שבטח ניחשתם, הודות לעובדה שצורת האימות הזאת בעצם חוסכת שימוש בנייר ובכך תורמת לאיכות הסביבה.
העבודה עם חתימה ירוקה ומסמכים "ירוקים" גם מפנה המון מקום במשרד ובבית בכך שהיא חוסכת את הצורך לאחסן מסמכים מיותרים ופשוט מאפשרת לשמור אותם בתיקייה במחשב או בענן.
בנוסף, צורת החתימה הזאת מאפשרת לנו חופש לסגור עסקאות, לערוך חוזים ולהגיע להסכמים מכל מקום בארץ ובעולם, בלי להניע את האוטו, לנסוע רחוק, לבזבז זמן ולזהם עוד יותר את הסביבה.
2. מהם הסוגים השונים של חתימות ירוקות?
אם גם אתם, כמו רוב האנשים בעולם, מעולם לא הקדשתם יותר מדי זמן להרהורים על הנושא הזה, אתם בטח יוצאים מתוך נקודת הנחה שכל חתימה על מסמך שאינה באמצעות עט ונייר היא למעשה חתימה דיגיטלית.
בפועל, יש כמה סוגים שונים מאוד של חתימות "ירוקות", שלכל אחד יש מטרה ומשמעות משפטית אחרת:
חתימה אלקטרונית מאובטחת
זוהי חתימה שמבוצעת באמצעות הליך זיהוי מסוים ומוגדר של שולח ההודעה.
זה יכול להיות באמצעות שימוש בתוכנת זיהוי, סריקה של חתימה ידנית, חיתום על משטח דיגיטלי, אימות דו שלבי באמצעות הטלפון או המייל, או כל אמצעי אחר שמוכיח שהאדם שחותם הוא באמת מי שהוא טוען שהוא.
שימוש בטכנולוגיה הזאת גם מאפשר לאשר שהמסמך החתום לא עבר שינויים או התאמות לאחר ביצוע החתימה.
חתימה אלקטרונית מאושרת
זו אותה החתימה המאובטחת שהסברנו עליה בסעיף הראשון – אבל עם תוספת אחת ומשמעותית.
לחתימה הזאת מצרפים תעודה אלקטרונית שמונפקת על ידי גורם מוסמך ומאמתת את זהות החותם בדרכים דיגיטליות, על מנת שמי שביצע את החתימה, לא יוכל להתכחש לכך שחתם, אם הנושא יעלה לדיון בערכאות משפטיות.
חתימה דיגיטלית
על אף שנוטים לקרוא לכל שיטת חיתום וירטואלית דווקא בשם הזה, זוהי למעשה שיטת החתימה הפשוטה ביותר וזו שנחשבת הכי פחות מאובטחת מבין אלו שהצגנו כאן.
חתימה דיגיטלית יכולה להתבצע באמצעות כתיבת שם על המסמך, "קשקוש" עם העכבר או האצבע ואפילו באמצעות סימון וי בתיבה, כמו לדוגמה כשקוראים הסכמי שימוש באתרים ואפליקציות.
חתימות אלו משולבות גם יותר ויותר בביצוע עסקאות בבתי עסק, אשר מציגים טאבלטים או מסכי מגע ליד הקופות ומאפשרים ללקוחות לחתום כדי לאשר את פרטי העסקה.
3. מהו התוקף המשפטי של חתימה ירוקה בישראל?
חתימות דיגיטליות ואלקטרוניות נמצאות איתנו כבר הרבה זמן. כמה זמן? עוד בשנת 2001 הסדירה הכנסת את השימוש בהן וחוקקה את "חוק החתימה האלקטרונית".
בגדול, כיום חתימות אלקטרוניות הן בעלות תוקף משפטי ממש כמו חתימה "רגילה" ומסורתית, אולם מטבע הדברים, ככל שהליך האימות מוקפד ומאובטח יותר, כך גם התוקף המשפטי של החתימה מתחזק וקשה יותר לערער עליו.
ואם נקביל את זה לחתימות "מהדור הישן" – זה כמו שילד יכול לזייף את החתימה של ההורים שלו על מכתב מהמורה, אבל כמובן שזיוף מסמך של מנכ"ל בחברה גדולה יהיה עבירה גדולה ומשמעותית יותר על החוק.
4. איך מייצרים חתימה דיגיטלית בחינם?
אם אתם מחפשים דרך לחתום בצורה דיגיטלית ומאובטחת על חשבונית ירוקה, קבלה, דרישת תשלום, דוחות לרשויות או כל מסמכים אחרים הקשורים בניהול העסק, תוכלו להיעזר במערכות דיגיטליות כמו איזיקאונט מבית Hyp.
מערכות אלו מציעות גם מסלולים חינמיים וגם מסלולים בתשלום שמתאימים לסוגים שונים של עסקים וחברות – ודרכם הן חוסכות לכם את ההתעסקות עם המסמכים, החתימות והניירת שכל כך העיקה על כולנו בעבר, אבל כבר לא חייבת להיות חלק בלתי נפרד מהעבודה.
דרך מערכות כאלו תוכלו לדוגמה לייצר בקלות חשבונית דיגיטלית עם חתימה ירוקה ובכך לחסוך את הצורך להוציא חשבוניות, לשמור אותן בקלסרים גדולים ולמלא את המשרד או הבית בכל כך הרבה מסמכים מיותרים.
5. איך מבצעים חתימה על מסמך PDF?
מסמך PDF, בהגדרה, הוא מסמך שלא אמורים לעשות בו שינויים, אבל אם אתם מקבלים חוזה, דו"ח או כל מסמך אחר ב-PDF שמצריך את החתימה שלכם, אתם ממש לא חייבים להדפיס, לחתום עם עט, לסרוק ולשלוח בחזרה.
בחלק מהמסמכים האלו, בייחוד אם מדובר בהסכמים ובחוזים של חברות גדולות, ישנן כבר תיבות טקסט שבהן תוכלו פשוט לכתוב את שמכם. זוהי בעצם החתימה שלכם על המסמך ויש לה תוקף משפטי בדיוק כמו חתימה "רגילה".
במקרים אחרים, המסמך יהיה "נעול" לעריכה ותידרשו להיות קצת יותר יצירתיים כדי להוסיף את החתימה שלכם באופן דיגיטלי.
כיום, חלק מהתוכנות שמציגות מסמכי PDF, מאפשרות להוסיף בעצמכם חתימה באזור הרצוי. פשוט חפשו את ההגדרה בסרגל הכלים העליון של התוכנה שאתם עובדים איתה.
לאחר מכן, תוכלו "לקשקש" חתימה עם העכבר, לכתוב עם האצבע במכשירים עם מסך מגע או פשוט להקליד את שמכם המלא. לא משנה במה תבחרו, לכל אחת מהבחירות האלו יהיה את אותו התוקף כמו חתימה ידנית.
6. איך מייצרים מסמך דיגיטלי עם אזור לחתימה דיגיטלית?
אם אתם עצמאים או בעלי עסק, תוכלו להירשם למערכת הפקת מסמכים מאושרת ע"י מס הכנסה כמו המערכת של Easy Count המאפשרת כאמור להפיק את כל סוגי המסמכים הדיגיטליים שתוכנו בקפידה כדי להקל על חייהם של בעלי עסקים וחברות.
חותמים חוזה שכירות על דירה או משרד? מתחילים להעסיק עובד חדש? רוצים לערוך הסכם עם ספק שתעבדו איתו לאורך זמן? בשביל כל המשימות האלו, אתם יכולים כמובן לטרטר את כל הצדדים המעורבים כדי להגיע ולחתום, או שאתם יכולים לייצר מסמך PDF שיאפשר חתימה דיגיטלית בקלות, תוך תיעוד נוח של התהליך ואפשרות נוחה לאתר את המסמך תוך כמה שניות בהמשך, כשתצטרכו.
טוב, אתם לא צריכים להיות בלשים מחוננים כדי להבין לאן אנחנו חותרים כאן. ההמלצה שלנו, כמובן, היא לנהל את התהליך הזה בצורה דיגיטלית כדי לחסוך זמן, כסף וזיהום של הסביבה.
אבל איך מייצרים בפועל מסמך שמאפשר חתימה דיגיטלית וקלה?
ובכן, אחת הדרכים היא פשוט לנסח חוזה בקובץ וורד פשוט, לשמור אותו כ-PDF ולשלוח לשאר הצדדים, כדי שיחתמו באחת מהדרכים שהסברנו עליהן בסעיף הקודם.
סיכום קצרצר של כל מה שחשוב לקחת מכאן
אם נסכם הכול ונארוז יפה: חתימות ירוקות – בין אם דיגיטליות, או אלקטרוניות, הופכות פופולריות יותר ויותר, כאשר כיום הן מהוות חלופה מצוינת לחתימות עם דיו על נייר.
ולמה אנחנו טוענים שזו חלופה מצוינת? כי היא נוחה, מהירה וידידותית יותר לסביבה. זה חוסך התעסקות בניירת, זה מאפשר לחתום על כל מסמך, מכל מקום בעולם. זה גם מקל על התיעוד, השמירה והתיוק של המסמכים הדיגיטליים שחותמים עליהם.
בנוסף, מערכות כמו איזיקאונט מאפשרות לייצר חשבוניות ירוקות עם חתימה דיגיטלית בלחיצת כפתור – ובכך להפחית משמעותית את הטופסיאדה המייגעת שכל כך מכבידה על בעלי עסקים, לקוחות וספקים.
