5 טיפים לבחירת תוכנה להנהלת חשבונות

עסקים רבים מוצאים עצמם מעט מבולבלים ברגע בו הם צריכים לבחור תוכנה להנהלת חשבונות לעצמאים.

הרקע של כל עסק ושל כל עצמאי שונה, ישנם עוסקים פטורים, מורשים, חברות בע"מ, עמותות, עסקים חדשים, עסקים ותיקים, כאלה שעוברים מתוכנה אחרת וכאלה שלראשונה עוזבים את הפנקסים.

ריכזנו עבורכם את כל מה שכדאי לקחת בחשבון כך שתבחרו עבור העסק שלכם את הטוב ביותר.

איך לבחור תוכנה להנהלת חשבונות

בעבר, המושג ניהול ספרים היה פשוטו כמשמעו, החזקת ניירת, קלסרים, מחברות ורישומים, אך לא עוד.

כיום, עסקים בכל הגדלים משתמשים בתוכנות אינטרנטיות להנהלת חשבונות כדי לעקוב אחר ההכנסות וההוצאות, יצירת דוחות, הפקת חשבוניות, ניהול מלאי ואפילו סליקת אשראי ישירות מתוך התוכנה.

תוכנה לניהול העסק ממזערת במידה רבה את פוטנציאל טעויות האנוש אשר יכולות לקרות מניהול חשבונות על ידי פנקסים וניירת ובלחיצת כפתור מאפשרת להגיע לכל המידע הקריטי של העסק.

אך ישנן לא מעט תוכנות להנהלת חשבונות בשוק ולמצוא את האחת שתתאים לעסק שלכם יכול להיות מאתגר.

להלן חמישה טיפים שיעזרו לכם לבחור את התוכנה שתשרת את העסק שלכם בצורה הטובה ביותר.

1. בדקו מה הצרכים שלכם

ראשית, בדקו כיצד פועל העסק ביום יום ומה הצרכים שלכם.

כמה מסמכים אתם מפיקים בחודש? האם אתם מנהלים מלאי? האם יש לכם סוכנים שמסתובבים בשטח ומוציאים הצעות מחיר וחשבוניות מס? 

כמה משתמשים צריכים גישה למערכת? האם אתם מעדיפים מערכת שיושבת על ענן שניתן לגשת אליה בכל מקום או תוכנת שולחן עבודה? האם אתם צריכים אפליקציה לנייד? האם אתם צריכים תוכנת הנהלת חשבונות כפולה? ועוד.

לאחר שביצעתם זאת, קחו את הרשימה שבידכם ועשו סינון ראשוני של התוכנות הקיימות בשוק והשארו רק עם אלה שיכולות לספק לכם את צרככם.

כעת, כאשר עומדות בפניכם מגוון אפשרויות מצומצמות, בדקו האם ישנה תוכנה ייעודית לנישה שלכם שיכולה לעזור לכם להתמקד בענף שלכם.

לדוגמא, תוכנת הנהלת חשבונות לעורכי דין או עסקים קטנים ובינוניים שלא תמיד זקוקים לתוכנה להנהלת חשבונות דו צידית, מסעדות שהמערכת משמשת עבורם כקופה רושמת עם הזמנות וכו'.

2. בדקו מהם הכישורים שלכם

לאחר שבדקתם את צרכי העסק שלכם, בדקו את הכישורים שלכם בתחום הנהלת החשבונות.

חשוב לקחת בחשבון כי למרות שתוכנות להנהלת חשבונות מקלות באופן משמעותי על ניהול הספרים שלכם ושמירה על הסדר, הן עדיין דורשות מידה מסוימת של אוריינות פיננסית.

עליכם (או על העובד האחראי על הנושא) יהיה לתפעל את המערכת, להפיק דוחות ומסמכים, להזין הוצאות ופריטים ולנהל את מאגר הלקוחות.

לכן חשוב לוודא שהמערכת אותה אתם בוחרים תהיה ידידותית עבורכם, עם ממשק ניהול נוח ואינטואיטיבי ועם שירות לקוחות ותמיכה טכנית.

עם רוב התוכנות ניתן ליצור קשר באמצעות המייל אך ישנן תוכנות כמו EasyCount אשר נותנות גם מענה טלפוני במידה ותצטרכו תמיכה טכנית או שאלות על המערכת.

3. השוו מחירים

טווח המחירים של מערכת הנהלת חשבונות דיגיטלית משתנה בין חברה לחברה ונע בין תוכנות חינמיות לתוכנות במאות שקלים בשנה.

רבות מחברות התוכנה החשבונאיות הטובות ביותר מציעות תוכנת הנהלת חשבונות בענן כשירות ולא כרישיונות תוכנה ולכן גובים דמי מנוי חודשיים.

במידה ותשלמו מראש לשנה ולא על בסיס חודשי, לעתים קרובות תשלמו פחות. כמובן שעם פער המחירים מגיעים גם פערים ביכולות המערכת ובמה שהיא מאפשרת.

לרוב, תוכנה להנהלת חשבונות חינם מגבילה את המשתמשים בה בכמות הפקת המסמכים, במספר האנשים שיכולים לתפעל אותה או בשימוש בשאר הפיצ'רים שלה.

תכניות יקרות יותר כוללות לרוב תכונות מתקדמות כמו מעקב אחר הוצאות ומכירות, סליקת אשראי, חיבור API, מעקב וביצוע פרויקטים, תזכורות אוטומטיות, יכולות דיווח מתקדמות, מעקב אחר מלאי והזמנת רכש ועוד.

חברות תוכנה חשבונאיות רבות מציעות אינטגרציות כדי להגדיל את יכולות התוכנה או לחבר אותה לתוכניות עסקיות אחרות, לעיתים בתשלום נוסף.

לאחר שבחנתם את הצרכים שלכם ואת היכולות והכישורים שלכם שימו לב שמערכות רבות מציעות מגוון מסלולים המתאימים לכל סוג עסק.

בחרו בתוכנה שניתן לגדול איתה, שהעלויות משתנות בהתאם למסלול אותו בחרתם ותמיד ניתן לשדרג בקלות למסלול הבא.

ראו דוגמא במחירון EasyCount.

תכונות של מערכת הנהלת חשבונות

4. גלו תכונות נוספות

אומנם הסיבה שאתם מחפשים תוכנת הנהלת חשבונות היא כדי לנהל את החשבונות שלכם כמובן, לבצע רישום תשלומים, להפיק חשבוניות וקבלות, לעקוב אחר ההוצאות ולייצר דוחות.

אך היא יכולה להיות הרבה מעבר לכך, תוכנות להנהלת חשבונות יכולות לשדרג את העסק ולתת ערך מוסף שאולי לא חשבתם עליו.

ישנן תוכנות המאפשרות לעצב את המסמכים החשבונאיים, להוסיף לוגו ובכך לתת דגש נוסף על מיתוג העסק.

בחלקן ניתן להקים דפי מכירה ובכך להגדיל את המכירות אונליין, לסלוק אשראי, להעביר דרישות תשלום בווטצאפ ועוד.

הנה מספר פיצ'רים שכדאי לבחון האם קיימים בתוכנה שבחרתם:

ניהול משתמשים

בעזרת ניהול משתמשים תוכלו לאפשר גישה למשתמשים נוספים לשלוט בערכת כאשר באפשרותכם להגביל את הנתונים שהם יכולים לראות ואת הפעולות שבאפשרותם לבצע.

לדוגמא, ייתכן שתרצו להעניק לשותף העסקי או לרואה החשבון שלכם גישה מלאה, אך לעובדים רק גישה להשתמש במערכת כדי להפיק חשבוניות וקבלות ולא לראות דוחות. 

ניהול חשבונות מרובים

אם בבעלותכם מספר עסקים, ייתכן שתרצו שתוכנת הנהלת החשבונות תתמוך בכולם או בחלקם תחת חשבון אחד.

כך לא תצטרכו סיסמאות וכניסות נפרדות ותוכל להפיק מסמכים מאותו חשבון לכל העסקים (כל אחד עם שם אחר ומיתוג אחר כמובן).

גישה לנייד

מרבית המערכות המובילות יושבות על ענן במטרה לאפשר לכם לגשת לחשבונכם בכל עת מכל מכשיר עם גישה לאינטרנט ובכך עוזרות לכם לנהל את העסק שלכם מרחוק, בין אם אתם בבית או בחופשה.

לחלקן יש אפליקציות סלולריות שיעזרו לכם לפקח על המידע ולבצע משימות תוך כדי תנועה.

יכולות האפליקציה לנייד משתנות, כך שאם ניידות ושליטה מרחוק זו תכונה חשובה עבורכם, תרצו להבטיח שיש לה את הפונקציונליות שאתם צריכים ושהממשק פשוט ונוח.

אוטומציות חוסכות זמן

מערכות שיש בהן אוטומציות יחסכו לכם זמן רב על פעולות שנעשות באופן קבוע.

לדוגמא, כאשר יש לכם לקוחות שמשלמים בכל חודש את אותו הסכום, תוכנות מסויימות יאפשרו לכם לבצע חיוב אוטומטי קבוע.

הצעות מחיר או חשבונית עסקה שבלחיצת כפתור ניתן להמיר לחשבונית מס קבלה או לבצע זיכוי מתוך מסמך שכבר נוצר.

שליחת מסמכים באופן אוטומטי ללקוחות ובתוכנת איזיקאונט אף ניתן לשלוח ללקוח דרישת תשלום עם לינק אשר באפשרותו לשלם דרכו ולאחר מכן באופן אוטומטי תופק חשבונית מס קבלה ותשלח ללקוח.

דוגמא נוספת היא שליחת דו"ח אוטומטי לרו"ח. ישנן תוכנות שניתן להגדיר שליחה אוטומטית לרואה חשבון אחת לחודש או דו חודשי לבחירתכם.

כל פעולה אשר תעשה באופן אוטומטי תחסוך לכם זמן וכידוע, זמן זה כסף.

התממשקויות 

תוכנת חשבונאות טובה יכולה להקל על ניהול העסק שלכם על ידי התממשקות עם תוכניות ושירותים בהם אתם כבר משתמשים ושיתוף נתונים באופן אוטומטי בין מערכות בזמן אמת. 

שילובים פופולריים כוללים מערכות קופה, סליקת אשראי, פייפאל, ניהול מלאי מתקדם, חנויות אונליין, שיווק בדואר אלקטרוני, אתר אינטרנט ועוד.

אייקונים לב של אינסטגרם - דימוי להמלצות ברשת

5. עשו ניסיון וחפשו המלצות

אין ספק שהדרך הטובה ביותר היא לקבל המלצה על תוכנת הנהלת חשבונות ממישהו שאתם סומכים עליו.

לאחר שצמצמתם את האפשרויות שלכם לשתיים או שלוש אופציות מובילות בהתאם לצרכים והתקציב שלכם, זה הזמן לבדוק ולקרוא על כל אחת מהן, שאלו קולגות, קראו תגובות וביקורות ברשתות החברתיות והתייעצו עם רואה החשבון שלכם.

לאחר מכן, הירשמו לניסיון חינם שהתוכנה מאפשרת כדי שתוכלו לראות בעצמכם אם יש לה את התכונות הדרושות לכם.

האם היא קלה לשימוש וחוסכת לכם זמן, האם השירות לקוחות שלה והתמיכה הטכנית מאפשרת לכם להרגיש בטוחים אם וכאשר תתקלו בבעיה והאם היא מספקת את הצרכים שלכם כפי שחשבתם.

לסיכום

בשוק הישראלי ישנו היצע גדול יחסית של תוכנות להנהלת חשבונות, אין ספק שהבחירה צריכה להעשות בסבלנות ועם מחשבה לטווח הרחוק.

ראינו כי ישנם כמה פרמטרים שעליכם לבדוק לפני שתבחרו את התוכנה איתה תעבדו, הפרמטר הראשון הוא כמובן הצרכים שלכם. בדקו מה הציפיות שלכם מהמערכת ואיזו מהמערכות יכולה לעמוד בהן.

תדאגו שהמערכת תשלב בין היכולות המתקדמות שלה לבין היכולות הטכנולוגיים שלכם והכי חשוב שיהיה שירות לקוחות ותמיכה טכנית ברמה גבוהה.

קראו המלצות וביקורת על תוכנה להנהלת חשבונות באינטרנט ובעיקר ברשתות החברתיות.

בחרו במסלול המתאים לעסק שלכם במצב שהוא נמצא בו כעת אך עם אפשרות לגדול ולעבור בקלות למסלול הבא כאשר העסק שלכם יצמח.

בהצלחה 😁