כל עסק, בין אם הוא עוסק פטור, עוסק מורשה או חברה בע"מ, מצריך התעסקות בדוחות והנהלת חשבונות ומגוון של פעולות שיש לבצע לבד או מול הרואה חשבון של העסק.
הפקת דוחות והתנהלות מול רשויות המס כמו מע"מ ומס הכנסה כדאי מאוד לבצע באופן מסודר, זה ישאיר את בעל העסק עם היד על הדופק ויאפשר לו לקבל החלטות עסקיות חשובות בהתאם למצב העסק.
אחד מהדוחות שעסק נדרש להפיק הוא דוח מאזן בוחן ועליו נדבר במאמר הנ"ל.
במאמר נלמד מהו דוח מאזן בוחן, מי נדרש לבצע אותו ומתי נעשה בו שימוש, בואו נתחיל.
מה זה מאזן בוחן
מאזן בּוֹחַן (באנגלית Trial balance) הוא גיליון שבו מפורטות היתרות של כל כרטיסי החשבון בעמודות של חובה ושל זכות בספר החשבונות של העסק.
סיכום צד החובה במאזן בוחן יהיה שווה תמיד לסיכום צד הזכות.
השימוש במאזן בוחן הוא חלק מהותי מהנהלת החשבונות והוא מבוצע בהתאם לצורך מפעם לפעם.
מטרתו של הדוח היא לאתר בצורה קלה ומהירה טעויות שנעשו בשלב הרישום החשבונאי הבסיסי. אמנם, לא תמיד הדוח ימצא את כל הטעויות, אבל הוא בהחלט יכול לאתר לא מעט מהן וכן להציג חיווי לצורך בבדיקות נוספות.
הרישום החשבונאי כולל פקודות יומן וכרטיסיות שונות כגון כרטסת לקוחות, כרטסת ספקים, כרטסת הוצאות שכר דירה וכן הלאה, על פי הוצאות העסק והכנסותיו.
כאשר מדובר בדוח מאזן בוחן תקין, סך כל הפקודות בצד החובה של היומן יהיה שווה לסך הפקודות אשר בצד הזכות. המשמעות היא שמאזן הבוחן צריך להיות מאוזן.
מאזן לדוגמא:
שם כרטיס החשבון | יתרת חובה | יתרת זכות |
לקוחות חייבים | 148,000 | |
ספקים זכאים | 46,000 | |
הכנסות ממכירות | 88,000 | |
קניות סחורה | 31,000 | |
הוצאות חשמל | 7,000 | |
ציוד | 23,000 | |
קופה | 2,000 | |
שיקים לפירעון | 77,000 | |
סך הכול | 211,000 | 211,000 |
מאזן בוחן כזה יכול להיות גם תלת טורי. מאזן בוחן תנועות או מאזן תנועה.
מאזן בוחן זה נועד לצורכי בקרה ויהיו בו יתרות פתיחה, סך כל התנועות במשך התקופה ויתרות סגירה.
מאזן בוחן תלת טורי משלב את מאזן בוחן יתרות ומאזן בוחן תנועות בגיליון עבודה אחד, בטבלה המרכזת את כל כרטיסי החשבון וסוכמת את יתרותיהן בתחילת התקופה ובסופה, וגם כוללת את תנועות הזכות והחובה במהלך התקופה.
במאזן מסוג זה, על כל זוג טורי חובה וזכות להיות בעל סיכומים שווים.
דוגמא למאזן בוחן תלת טורי:
שם כרטיס החשבון | מאזן בוחן יתרות (יתרות פתיחה) | מאזן בוחן תנועות | מאזן בוחן יתרות למועד סיום התקופה | |||
חובה | זכות | חובה | זכות | חובה | זכות | |
לקוחות חייבים | 67,220 | - | 52,400 | 21,000 | 98,620 | - |
ספקים זכאים | - | 43,400 | 41,300 | 35,715 | - | 37,815 |
הכנסות ממכירות | - | 197,920 | - | 60,000 | - | 257,920 |
הוצאות מקניות | 125,000 | - | 46,700 | - | 171,700 | - |
הוצאות חשמל | 49,100 | - | 4,725 | 28,410 | 25,415 | - |
סך הכול | 241,320 | 241,320 | 145,125 | 145,125 | 295,735 | 295,735 |
מי נדרש לבצע דוח מאזן בוחן
את דוח מאזן הבוחן יפיק לרוב מנהל החשבונות של העסק, זה יכול להיות הרואה חשבון של הארגון או מנהל חשבונות חיצוני.
כאשר מדובר על עסקים גדולים או מורכבים, אין ספק כי מאזני בוחן הם כלי עזר חשוב, המונע השמטות וטעויות.
עם זאת, כאשר מדובר על עסקים קטנים, עוסקים פטורים, או חברות עם פעילות בהיקף קטן, אין הכרח לשלב הפקה של דוח כזה לעיתים קרובות או אפילו בכלל.
הכנה של דוח מאזן בוחן אינו חייב להיערך על פי כללים חשבונאיים מקובלים וזאת משום שהוא אינו מוגש אל רשויות המס השונות.
ניתן להכין מאזן בוחן במספר דרכים:
- דוח יתרות – דוח זה יסכם כל כרטסת של פעילות עסקית מבחינת “שורה תחתונה”, נכון למועד שנקבע.
- דוח תנועות – במאזן בוחן זה ניתן לקבל פירוט רב יותר אודות הייצוג של כל יתרות החובה וכל יתרות הזכות שהתקיימו עד לנקודת עריכת הדוח.
- דוח משולב – הדוח מציג שילוב של דוח היתרות יחד עם דוח התנועות ובאפשרותו להעניק את הפירוט הרב ביותר והמדויק ביותר.
כיצד ניתן להפיק דוח מאזן בוחן
שימוש שוטף בתוכנה להנהלת חשבונות מאפשרת להפיק את כל סוגי הדוחות בפשטות ובצורה המסודרת ביותר.
כאשר הרישום השוטף של ההכנסות וההוצאות מבוצע בצורה מסודרת על ידי תוכנה מקצועית, ניתן להפיק סוגים שונים של דוחות וביניהם דוח מאזן בוחן.
ביצוע המאזן כשלעצמו אינו מבטיח את הניהול החשבונאי התקין, אלא רישום מסודר ושימוש שוטף במערכת להנהלת חשבונות.
באופן זה, המעקב והתיעוד יתבצעו בצורה שוטפת כחלק בלתי נפרד מיתר האלמנטים של ניהול העסק כמו ניהול הוצאות, הפקת חשבוניות ועוד.
לסיכום
כפי שראינו במאמר, דוח מאזן בוחן אינו דוח חובה ואינו מוגש לרשויות המס, אך הדוח חשוב מאוד לעסקים גדולים עם פעילות שוטפת רבה אשר רוצים לשמור על מעקב ותיעוד שוטף של העסק.
הדוח מאפשר לבעלי העסק להיות עם היד על הדופק ולבחון את הסדר והארגון בפעילות החשבונאית של העסק.
למדנו במאמר כיצד נראה דוח מאזן וכי דוח מאזן תקין חייב להיות בעל סיכומים שווים בין החובה לזכות.
ראינו גם כי בעזרת תוכנת אונליין לניהול העסק ניתן לבצע ולהפיק את הדוח בקלות ובפשטות.
בהצלחה 😊
